Die versteckten Kosten von lokal-installierter Software

Verschiedene Anbieter und Lösungen zu Vergleichen ist sehr wichtig, vor allem wenn es um eines der wichtigsten Themen in marketing-orientierten Unternehmen geht: Unternehmensidentität, ihr Schutz und deren gesteuerte Kommunikation.

Eine große Rolle spielen hierbei visuelle Medien, die "Corporate Identity" visuell kommunizieren und Assoziationen übertragen, wie Logos, Bilder, Videos. Diese wichtigen digitalen Medien werden deshalb nicht umsonst "Digitale Assets" genannt (in Deutsch: digitale Wert-Anlagen).

Unternehmen die mit unseren Brand Management Consultants in Kontakt kommen, haben diesen Wert meist bereits erkannt und sehen sich daher aktiv nach Digital Asset Management Software, Brand Management Systemen, oder auch Marketing Resource Management Lösungen um.

Im ersten Kontakt sprechen Interessenten oft von lokal-installierten (Fachwort "On-premise") Alternativen. Dies bedeutet, dass das Brand Management oder Digital Asset Management System lokal auf den eigenen Servern gespeichert wird und vom unternehmen selbst komplett verwaltet wird. Oft werden dabei versteckte Kosten leicht übersehen.

Dies ist eine Übersicht mit den direkten und indirekten Kosten, die Sie berücksichtigen sollten, falls Sie es in Betracht ziehen, Ihre gewählte Lösung lokal zu installieren:

• Hardware Kosten. Sie benötigen Server, die den Speicherplatz für alle Medien, die Sie digital speichern, bereitstellen. Zusätzlich brauchen Sie unterstützende Hardware, wie Load-Balancer (um Überlastung zu vermeiden) und Netzwerk Hardware. Es ist also nicht mit ein paar Servern getan, Sie müssen auch sicherstellen, dass alle Nutzer mit einer stabilen und schnellen Applikation arbeiten und nicht mit langsamer Reaktionszeit des Systems rechnen müssen, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig aktiv sind. Denken Sie auch an Energie und Wartungskosten, die hier eine Rolle spielen. Viele Unternehmen sind auf Flexibilität angewiesen, wenn es um DAM Systeme geht. Am besten sollte die gewählte Lösung mit dem Unternehmen wachsen, so werden übereilte und unnötige Investitionen vermieden. Dies bedeutet, wenn in eine lokale Installation wählen, sollten von Beginn an in eine zukunftssichere Lösung investieren, die die Kapazitäten für Wachstum und veränderte Anforderungen bietet.
• Software. Die Kosten für moderne Virtualisierungssoftware, Datenbänke und Betriebssysteme addieren sich schnell. Vergessen Sie nicht eventuell benötigte Software Tools von Drittanbieter, wie zum Beispiel Monitoring Software.
• Internet-Anschluss. Wenn Ihre MRM Lösung auch außerhalb Ihres lokalen Netzwerks zur Verfügung stehen soll (web-basiert), kann ihr Netzwerk unter zu hohem Traffic leiden. Um stets schnelle Download-Geschwindigkeiten für alle Benutzer zu garantieren, müssen Sie sich um die schnellste Internetverbindung kümmern. Um eine High-Traffic-Lösung zu hosten benötigt eine extra dafür ausgerichtete Glasfaserleitung, die, die benötigtem Anforderungen erfüllen kann. Denken Sie daran, dass wir hierbei sehr großen Dateien oder sogar Videos sprechen. Sie werden eine hohe Bandbreite und ein gutes SLA (Service Level Agreement) für die Verbindung brauchen.
• Energie-und Kühlkosten. Oft werden die Energie-und Kühlkosten einer lokalen Installation vernachlässigt. Seien Sie sich aber dennoch bewusst, dass ein Raum voller Servern eine Menge Strom verbraucht und eine enorme Menge an Wärme erzeugt. Um den Raum zu kühlen, brauchen Sie wiederum Energie... Dieser Effekt ist so groß, dass professionelle Cloud-Hosting-Unternehmen, wie Amazon Webservices Ihre Standorte oftmals nach lokaler, natürlicher Kühlung und nahe-gelegener Stromversorgung wählen.
• IT-Abteilung. Abhängig von der momentanen Belastung Ihrer IT-Abteilung, kann die Verwaltung & Instandhaltung eines zusätzlichen Server-Clusters viel Aufwand bedeuten. Dies bedeutet Sie brauchen nicht nur neue Server sondern auch zusätzliche Mitarbeiter und ein Back-Up Team, welches wichtige Aufgaben übernehmen kann, wenn Ihre wichtigsten IT-Mitarbeiter im Urlaub, krank oder in Meetings sind.
• Sicherheitskosten. Periodische Sicherheitsüberprüfungen werden notwendig sein, abhängig von Ihrer Firmen-Police. Physisch gesehen werden Sie einen vor Wind und Wetter & unautorisierten Personen gesicherten Serverraum benötigen, zu dem externe niemals Zugang haben.
• Überwachung und Service. Je nach Reichweite, werden Sie wahrscheinlich mindestens 99%-Uptime erreichen wollen. Dies bedeutet, dass Sie externe Überwachungssysteme brauchen. Noch wichtiger ist, Sie werden fortsetzende (Notfall)-Alarmsignale benötigen.
• Aufwand-und Gelegenheitskosten. Mit Ihrem Team, welches sich auf den Aufbau und der Aufrechterhaltung Ihres Brand Portals oder Digital-Asset- Management-System konzentrieren, wird unweigerlich Fokus und Energie von Ihrem Kerngeschäft wegnehmen.
• Markteinführungszeit - Kosten. Eine lokale Installation einer DAM Software ist in der Regel immer zeitintensiver als eine SaaS-Lösung. Somit ist der Go-Live-Moment vielleicht Monate entfernt. Dies könnte bedeuten, dass Sie eventuell wertvolle Chancen und Möglichkeiten verpassen. Die Kosten sind bereits da, aber das System kann noch nicht verwendet werden.
• Projektkosten. Die Einrichtung des ganzen Systems wird eine erhebliche zeitliche Belastung für Ihr Team und Projektmanagement darstellen.
• Finanzierungskosten. Aufgrund der hohen Einmalkosten zu Beginn, welche ziemlich zukunftssicher sein sollten, sind die Anfangsinvestitionen sehr hoch.

In seltenen Fällen, kann es durchaus möglich sein das man ein Brand Management System, trotz der oben genannten versteckten Kosten lokal hostet, wie zum Beispiel sehr schlechte Internetverbindung. Betrachtet man jedoch die finanzielle Seite, ist es in 99% (basierend auf unserer Kundenerfahrung) kosteneffizienter eine SaaS-Lösung zu wählen, zusätzlich ist die Einführungszeit kürzer (oft wenige Tage) und es bedeutet viel weniger Aufwand für Sie und Ihr IT-Team.

Bynder ist eine web-basierte Brand Management, DAM und Marketing Resource Management Lösung, mit einer einfachen monatliche Gebühr. Alle Updates, Instandhaltung, Server, Implementation, Sicherheitstests, Absicherung, IT-Support, sind mit inbegriffen. Sie brauchen sich um nichts zu kümmern. Lesen Sie hier mehr über die Vorteile von Bynder.