RAPPORT Forrester’s Now Tech Digital Asset Management voor Klantbeleving, Q2 2021

Ontvang het rapport

Digital asset management voor digital rights management

Geavanceerde mogelijkheden voor digital rights management (digitaal rechtenbeheer) binnen oplossingen voor digital asset management helpen organisaties om risico's te beperken als het gaat om de naleving van regelgeving voor assets.
Ontvang de DRM gids

Wat is digital rights management (DRM)?

Digital rights management, of DRM, staat voor het beleid, de procedures, praktijken en technologieën die het mogelijk maken dat eigenaren content distributie, en het hergebruik en het gebruik van digitale assets kunnen controleren.

Digital rights management (digitaal rechtenbeheer) voor digital asset management stelt organisaties in staat om het gebruik en de rechten rond het digitale asset in hun DAM-bibliotheek (digital asset management) te beheren. DAM-oplossingen (digital asset management) stellen organisaties in staat om digitale content snel en veilig op te slaan, te organiseren, te vinden, op te halen en te distribueren.

Waarom is DRM belangrijk voor DAM?

Organisaties kunnen het risico van wettelijke sancties verminderen door informatie over het gebruik en hergebruik van digitale middelen vast te leggen. Het is ook belangrijk voor organisaties om bij te houden wanneer assets kunnen worden gebruikt, waar ze kunnen worden gebruikt en zelfs hoe ze kunnen worden gebruikt door interne en externe partijen. Als je bijvoorbeeld een fotoshoot op locatie hebt, kun je worden belast met het bijhouden van de plaats waar de foto is genomen, de naam van de fotograaf, de namen van de modellen die op de foto zijn afgebeeld en ga zo maar door. Wanneer organisaties externe bureaus vragen om content voor hen te maken, komt hier vaak een groot aantal contracten aan te pas waarin is vastgelegd wanneer, waar, waarom en hoe deze digitale middelen kunnen worden gebruikt. Dit handmatig bijhouden in een spreadsheet is veel werk, terwijl gevoelige informatie op gedeelde netwerkschijven kan zitten die voor de hele marketingafdeling toegankelijk zijn. Dat is waar DAM een rol speelt - het verstrekken van context over wanneer, waar en hoe je dit soort assets kunt gebruiken in een selfserviceportal voor werknemers.

Binnen een DAM-bibliotheek ben je in staat om informatie over digitale rechten rechtstreeks te relateren aan specifieke assets of groepen van assets, waarbij je expliciete gebruiksinformatie op het juiste moment aan de juiste personen kunt verstrekken, zodat zij de juiste beslissing over het gebruik kunnen nemen. Het bijhouden van de regels in een bibliotheek van duizenden of zelfs miljoenen bestanden is geen eenvoudige onderneming - waardoor het automatiseren van DRM met DAM net zo eenvoudig is als het instellen en vergeten. Beperkingen, vervaldata, locatie rechten en meer. Er is geen tekort aan regels voor het gebruik van de content die je koopt, maar je kunt ook je eigen regels hebben voor de inhoud die je intern maakt en je wilt de gebruikersinformatie delen met externe partijen zodat ook zij zich aan de regels kunnen houden.

Maar het gaat er niet alleen om dat je regelgeving naleeft. Misbruik van assets heeft zeer reële gevolgen. Rechtszaken, het riskeren van de reputatie van je merk, het verspillen van tijd bij het zoeken naar informatie over het gebruik van assets.... al deze zaken worden gemakkelijk vermeden met een DRM-strategie (digital rights management) en de technologie om deze regels te automatiseren.


Belangrijkste voordelen van het gebruik van DAM om DRM af te dwingen

Het heeft geen zin om te vertrouwen op één persoon voor alle informatie over hoe, waar en wanneer een digitaal asset kan worden gebruikt. Geef je medewerkers de vrijheid om er zelf achter te komen! Met mogelijkheden zoals vervaldata, gebruiksbeperkingen en archiefbeperkingen, kun je zelf bepalen wanneer assets live gaan, wanneer ze verlopen en wanneer het tijd is voor hen "om met pensioen te gaan" (maar om te worden bewaard voor archief doeleinden).

Hoewel DAM voornamelijk wordt gebruikt als een doorbladerbare bibliotheek met digitale inhoud, moet je soms zeer gevoelige assets vergrendelen. Met DAM, in tegenstelling tot cloud-opslag en samenwerkingsplatforms, is alles beschikbaar voor gebruikers totdat je het vergrendelt. Wanneer je de toegang tot een specifiek onderdeel moet controleren, zijn er robuuste DRM-functies beschikbaar om je te ondersteunen. Je kunt de toegang beperken tot specifieke groepen, machtigingsprofielen en meer. Je kunt zelfs zeer vertrouwelijke onderdelen met betrekking tot nieuwe productversies blokkeren. Een extra bonus is het gebruik van de download goedkeuringen functionaliteit voor verzoeken voor content gebruik. Je kunt het gebruik van de assets zichtbaar houden, zonder ze volledig te vergrendelen.

Soms heb je misschien wel eens assets waarvan je nooit wilt dat mensen ze downloaden. Het kan zijn dat je ze verbergt voor gebruikers, en/of je kunt ook de downloadtoegang voor specifieke assets volledig intrekken. Het uitschakelen van de mogelijkheid om een onderdeel te downloaden helpt je om het delen van content voor deze zeer gevoelige assets te beperken tot een klein aantal mensen die volledige DAM-beheerrechten hebben op het DAM-platform.

In het digitale werkveld is het niet ongewoon om uit het oog te verliezen welke versie de meest actuele versie is. Dit kan lastig zijn, vooral wanneer je denkt aan bewerkte versies van content die zijn bijgewerkt om elementen te verwijderen of toe te voegen voor naleving van regelgeving in alle markten. DAM-platforms die het mogelijk maken om meldingen over nieuwe versies te ontvangen, informeren gebruikers dat een bijgewerkte versie is geüpload naar een onderdeel dat ze in het verleden hebben gedownload.

De context is ontzettend belangrijk als het gaat om digital rights management (digitaal rechtenbeheer). Contracten, gebruiksvoorwaarden en andere belangrijke metadata moeten direct aan je digitale assets worden gekoppeld, ingebed of toegepast. De mogelijkheid om contracten te relateren aan digitale assets of extra bestanden en bijlagen toe te voegen stelt je in staat om context te geven aan je digitale assets, zodat de gebruikers van de content weten hoe ze de assets kunnen gebruiken.

Het is niet ongewoon om te snel op de verzendknop te drukken. Daarom zijn er 'niet-verzonden' functies voor e-mail ontwikkeld. Soms worden we een beetje te snel enthousiast en sturen we te snel het verkeerde ding. Als je toevallig een asset deelt via een DAM-platform zoals Bynder en de toegang tot een bepaald asset of zelfs een hele collectie wilt intrekken, dan ben je in staat om dit snel en efficiënt te doen. Met dynamische Collections (collecties) kun je de gebruiksregels bewerken (alleen bewerken, downloaden of bekijken) en zelfs snel bepalen welke content zich in de collectie bevindt.



Digital rights management: veelgestelde vragen

Digital rights management, of DRM, staat voor het beleid, de procedures, praktijken en technologieën die het mogelijk maken dat eigenaren van content de distributie, het hergebruik en het gebruik van digitale assets kunnen controleren.

Bij het uploaden van content naar de Bynder DAM kun je snel een toekomstige datum selecteren waarop je de content wilt laten verlopen. Dit kan ongelofelijk handig zijn als je voor bepaalde soorten bestanden een vervaldatum kent (je hebt bijvoorbeeld een standaard tweejarige overeenkomst met fotograaf XYZ). Of je kunt de datum selecteren waarop je wilt dat de inhoud "live gaat". Als je deze optie selecteert, zal de inhoud niet zichtbaar of bruikbaar zijn voor mensen die geen toegang hebben tot onder embargo vallende assets. Deze functie stelt je in staat om zaken als gevoelige productlanceringen of aankondigingen van grote bedrijven te beheren die niet voor iedereen toegankelijk zouden moeten zijn tot een bepaalde datum.

Inzicht in welke soorten content je hebt, hoe ze moeten worden gebruikt, de schema's voor het bewaren van gegevens en nog veel meer kan je helpen om te beginnen met het in kaart brengen van welke functionaliteiten nodig zijn om deel te nemen aan een DAM-platform om dit beleid te ondersteunen.

Inzicht in welke soorten content je hebt, hoe ze moeten worden gebruikt, de schema's voor het bewaren van gegevens en nog veel meer kan je helpen om te beginnen met het in kaart brengen van welke functionaliteiten nodig zijn om deel te nemen aan een DAM-platform om dit beleid te ondersteunen.

Ja! Laten we het hebben over DRM voor DAM. Schrijf je in voor een Bynder DAM demo en praat met een van onze consultants over hoe DAM software het digital asset management binnen je organisatie kan verbeteren. Ondertussen ontvang je de Bynder gids voor digital asset management om meer te weten te komen.