L'une de ces situations vous semble-t-elle familière ?
- Vous vous retrouvez constamment à attendre des photos de la nouvelle collection printemps pendant un temps inacceptable
- Le fichier PDF que vous venez d'envoyer par e-mail à un collègue est revenu : « fichier trop volumineux »
- Vous souhaitez consulter (certains de) vos fichiers de travail sur votre ordinateur personnel
- Vous aimeriez utiliser un modèle PowerPoint enregistré sur le disque dur de votre collègue pour une présentation, mais votre collègue et son ordinateur protégé par mot de passe sont en vacances
- Vous avez envoyé une présentation, puis vous y avez ajouté quelques éléments et l'avez renvoyée, mais par accident, votre client consulte la mauvaise version
Ce sont ces problèmes qui ont initialement déclenché la croissance des services de partage et de stockage de fichiers tels que Dropbox, Yousendit (maintenant Hightail) et Wetransfer. D'excellents outils - appréciés de tous, utilisés par beaucoup.
Mais qu'en est-il de la sécurité - où les fichiers (sensibles) sont-ils réellement stockés ? Comment puis-je supprimer ou récupérer des fichiers ? C'est précisément là qu'un outil de gestion des actifs numériques en ligne pourrait constituer une bonne mise à niveau.
L'utilisation d'un outil DAM vous donne plus de contrôle sur comment, quand et qui utilise quoi. Avec un système de gestion des actifs numériques, il n'est plus nécessaire de télécharger ou de renvoyer des fichiers. De plus, des notifications sont automatiquement envoyées lorsque des fichiers sont ajoutés ou modifiés.
Il existe également de sérieux avantages cachés : les fichiers sont stockés dans votre propre environnement, vous pouvez donc les supprimer ou les modifier après les avoir téléchargés. De plus, les responsables de marque seront ravis du fait que toutes les interfaces (e-mails et pages de téléchargement) sont personnalisées avec votre identité d'entreprise.
« Oui, mais Wetransfer/Dropbox/Hightail est gratuit ! »
C'est vrai. Mais le temps économisé en utilisant un outil dédié de gestion des actifs numériques s'accumule à chaque utilisation et compensera bientôt le coût mensuel de votre système DAM. Consultez notre calculateur de ROI et voyez par vous-même combien de temps et d'argent votre entreprise peut économiser en utilisant une solution de gestion des actifs numériques. Si vous envoyez ou enregistrez plus de 10 fichiers par mois, vous parlez d'économies majeures sur tous les plans. Et, tout aussi important, votre équipe vous adorera pour l'avoir introduit !
Voici quelques autres inconvénients de l'utilisation d'outils gratuits tels que Dropbox et WeTransfer :
- Ces solutions sont des « outils autonomes » et n'ont qu'une certaine fonction, comme l'enregistrement ou l'envoi de médias. Ils ne combinent pas ces fonctions, par conséquent leur utilisation reste très chronophage.
- Ces outils ne peuvent pas être intégrés dans vos systèmes existants. Pour, par exemple, réduire la taille des fichiers ou changer de formats, vous avez besoin d'autres outils tels que Photoshop, qui ne peuvent pas être intégrés.
De plus, pour un usage professionnel, vous aurez besoin d'un outil construit autour des médias numériques et couvrant toutes les fonctions telles que le stockage, le partage et l'organisation. Le système doit être intégratif avec les systèmes existants tels qu'Adobe Creative Cloud. C'est de là que vient le terme « système de gestion des actifs numériques » (ou, alternativement, système de gestion de marque).
Le nom lui-même peut s'expliquer comme suit. Les médias numériques sont appelés un « actif » car ils sont critiques pour l'entreprise. Que serait votre service marketing sans les dernières images de produits ? Sans logo ni identité de marque, votre entreprise pourrait-elle encore se différencier aussi facilement de la concurrence ?
Alors, qu'est-ce que la gestion des actifs numériques et comment peut-elle vous aider ?
Avec un logiciel de gestion des actifs numériques, vous pouvez facilement gérer, rechercher, télécharger et partager vos fichiers multimédias en ligne. Toutes vos images, films, musiques, logos, présentations et fichiers PDF sont stockés dans un seul emplacement basé sur le Cloud, accessible à vos collègues du monde entier à tout moment du jour (ou de la nuit). Un gros avantage d'un système de gestion des actifs numériques par rapport à Dropbox ou WeTransfer est que vous pouvez utiliser un seul outil pour couvrir toutes les activités administratives concernant les médias numériques. Les solutions de gestion des actifs numériques sont une alternative à plusieurs fonctionnalités simultanément, telles que :
- Recherche de type Google (recherche d'images et d'informations sur l'intranet)
- Serveur local (stockage de médias dans un emplacement central)
- Adobe Creative Cloud (adaptation de médias web et print directement via le navigateur web)
- Dropbox (stockage et partage de médias basés sur le web)
- WeTransfer (distribution et envoi de fichiers volumineux sur Internet)
- Jira (coordination et communication avec les agences et autres départements)
Fonctionnalités de la gestion des actifs numériques
De plus, les solutions de gestion des actifs numériques disposent d'un grand nombre d'autres fonctionnalités utiles permettant de gagner du temps. Par exemple, les rapports permettent aux utilisateurs administrateurs d'obtenir un aperçu des fichiers les plus fréquemment téléchargés et des utilisateurs les plus actifs. De cette façon, vous pouvez découvrir les vulnérabilités en matière d'efficacité et améliorer encore les processus de votre service marketing.
En fait, la gestion des actifs numériques n'est pas une technologie aussi nouvelle que vous pourriez le penser : des logiciels similaires existent depuis 20 ans. Cependant, ces banques d'actifs étaient toujours sur site, complexes à utiliser et nécessitaient des investissements initiaux élevés. Elles n'étaient pas non plus particulièrement conviviales ou intuitives. Au cours des dernières années, il y a eu pas mal de développements. Aujourd'hui, les logiciels de gestion des actifs numériques sont dans l'ensemble basés sur le Cloud, conviviaux et abordables pour les PME comme pour les grandes entreprises.
Grâce à des fonctions telles que le marquage des médias, la recherche textuelle, l'importation automatisée des médias, les filtres de recherche intelligents, etc., vous pouvez trouver un fichier en une fraction de seconde. Grâce au contrôle de version, vous pouvez également vous assurer que les anciennes versions de modèles ou de logos ne sont jamais envoyées.
Les systèmes de gestion de marque, une extension des systèmes de gestion des actifs numériques, garantissent que tous les employés disposent d'un point central pour s'informer sur les directives de la marque. Outre l'identité d'entreprise, les systèmes de gestion de marque couvrent tout le spectre de la gestion des médias numériques, de l'automatisation de la communication et de la coordination avec les agences créatives, jusqu'à permettre aux professionnels du marketing de créer de nouveaux médias avec des modèles de marque imprimés en quelques minutes.
Grâce aux interfaces d'intégration système telles que les API ou les plugins, les systèmes de gestion de marque et de gestion des actifs numériques peuvent être intégrés dans votre environnement professionnel. Avec une taxonomie et une apparence personnalisées, l'adaptation des utilisateurs sera augmentée puisque la structure est adaptée à l'entreprise particulière et s'intègre parfaitement dans les systèmes d'entreprise existants.
Donc, en conclusion, arrêtez d'utiliser des outils grand public gratuits et non sécurisés et améliorez votre jeu et innovez avec un outil de gestion des actifs numériques ! Ou mieux encore, allez essayer Bynder gratuitement (nous ne sommes pas partiaux ou quoi que ce soit...)
