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Tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion de fichiers

Un logiciel de gestion de fichiers efficace est essentiel au bon fonctionnement de toute organisation moderne.
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Qu'est-ce que la gestion de fichiers ?

La gestion de fichiers est exactement ce que vous pensez : gérer des fichiers tels que des images, des vidéos, des documents et autres. Mais il y a beaucoup de tâches à "gérer". Il peut s'agir de toutes les activités liées au stockage, à l'organisation et au partage du contenu, ce qui est de plus en plus essentiel de nos jours, tant pour les individus que pour les organisations. Raison de plus pour s'assurer que la gestion des fichiers est aussi efficace et facile que possible.

Il existe de nombreuses solutions logicielles qui peuvent répondre à ce besoin ; le logiciel de gestion de fichiers le plus populaire et le plus utilisé est appelé gestion de contenu numérique (DAM). Le principal objectif du DAM est la gestion et l'organisation efficaces des ressources (images, vidéos et PDF), les formats de contenu émergents (gif, podcasts), ainsi que les formats plus standard (XLS et word doc).

Quels sont les avantages des logiciels de gestion de fichiers ?

L'objectif premier des logiciels de gestion de fichiers est de permettre aux gens de stocker et d'accéder aux fichiers dont ils ont besoin aussi rapidement que possible. Au fur et à mesure que les entreprises grandissent et, en fin de compte, créent plus de contenu, cela peut rapidement se transformer en chaos encombré si les fichiers numériques ne sont pas gérés correctement. Il vous faut plus de 10 secondes pour trouver un fichier ? Si c'est le cas, il peut être intéressant d'investir dans une solution DAM.

Les logiciels avancés de gestion de fichiers (comme le DAM) ont pour but de maximiser la valeur de vos opérations de contenu, avec les avantages suivants :

  • Accès à vos fichiers à tout moment et en tout lieu à partir d'un portail centralisé
  • Analyse de l'utilisation des fichiers pour maximiser le retour sur investissement du contenu et découvrir vos atouts gagnants
  • Fonctionnalité de version pour s'assurer que vous obtenez toujours vos fichiers dans la bonne taille et le bon format
  • Partage simple et sécurisé des fichiers en interne et en externe

Quelle est la différence entre un logiciel de gestion de fichiers et un logiciel de gestion de contenus numériques ?

Au fur et à mesure que le nombre d'utilisateurs augmente, vous voudrez peut-être mieux contrôler la façon dont certains utilisateurs interagissent avec vos fichiers. Par exemple, certains dossiers peuvent être hautement confidentiels, de sorte que l'accès à ces dossiers doit être restreint. Ou peut-être travaillez-vous avec un freelancer, et l'accès doit être limité dans le temps.

Les logiciels de gestion de fichiers plus basiques vous obligent généralement à catégoriser et à appliquer manuellement les métadonnées aux ressources numériques. Cela peut prendre beaucoup de temps, et les solutions de DAM comme Bynder automatisent l'application des métadonnées, c'est-à-dire le " balisage ", lorsque les fichiers sont téléchargés. Les étiquettes sont placées en fonction du contenu d'une image, par exemple, l'étiquette "chiot" pour une image avec un chiot. Cela garantit une recherche facile pour tout le monde sur le long terme.

Les systèmes DAM ont tendance à avoir des fonctionnalités organisationnelles plus avancées que les systèmes de gestion de fichiers de base. Cela peut prendre la forme d'un marquage automatique des fichiers, d'une organisation des fichiers par filtrage, par versions, pour n'en citer que quelques-uns. En fait, c'est la fonctionnalité qui convient le mieux aux grandes équipes, c'est-à-dire les entreprises, qui doivent gérer des centaines, voire des milliers de fichiers à la fois.

Certains des systèmes DAM les plus avancés seront équipés de fonctionnalités d'analyse de données. Cela permet aux utilisateurs d'avoir un aperçu de l'utilisation des fichiers à l'aide de graphiques et de rapports visuels, de sorte que le retour sur investissement du contenu peut être suivi, ce qui facilite grandement le suivi des contenus qui fonctionnent et de ceux qui ne fonctionnent pas. De même, il peut être utilisé pour identifier comment les utilisateurs interagissent (téléchargements, téléchargements, vues, etc.) au sein du système DAM pour une meilleure compréhension de la façon dont les utilisateurs utilisent le DAM.

Nous comprenons : quand vous pensez "logiciel de gestion de fichiers", c'est n'est pas très fun. C'est pourquoi les systèmes DAM comme Bynder vous permettent de personnaliser l'environnement avec votre propre "look and feel" pour le rendre un peu plus familier.




Questions : les logiciels de gestion de fichiers

Le prix des logiciels de gestion de fichiers/DAM est généralement basé sur vos besoins spécifiques, il dépendra donc de facteurs tels que le nombre d'utilisateurs, l'espace de stockage nécessaire et les intégrations requises. Pour un devis gratuit et sans engagement, demandez ici.

Le ROI est lié à l'utilisation. Avec un logiciel de gestion de fichiers de base, il peut être difficile d'identifier les utilisateurs qui utilisent réellement le système. Avec certains systèmes DAM, des fonctions d'analyse sont incluses avec le logiciel, ce qui permet de fournir des données permettant de mesurer avec plus de précision l'utilisation et d'en rendre compte.

Cela dépendra du type de logiciel de gestion de fichiers que vous choisirez. Bynder prend en charge presque tous les types de fichiers et offre même des aperçus des formats de fichiers les plus populaires.

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