Als je denkt aan "bestandsopslag", is de kans groot dat je aan Dropbox en Google Drive denkt. Ze worden gebruikt door zowel particulieren als bedrijven, en het is gemakkelijk om vertrouwd te raken met deze oplossingen, simpelweg omdat het is wat je gewend bent.

Benieuwd hoe Bynder zich verhoudt tot Dropbox of Google Drive? Plan dan nu een demo

Maar wanneer je bedrijf groeit, zullen de beperkingen van het gebruik van Dropbox of Drive steeds meer merkbaar worden. Natuurlijk kun je doorgaan met het verwijderen van oude bestanden om dat extra beetje ruimte te krijgen, en je kunt de dagelijkse routine van eindeloos scrollen voortzetten om die ene foto te vinden. Maar deze kleine frustraties vreten aan de algehele productiviteit van je team en het is tijd die kan worden gebruikt voor wat écht belangrijk is. 

Op een gegeven moment kan een digital asset management systeem (zoals Bynder) beter aansluiten bij je behoeften, omdat je marketinginspanningen resulteren in een toenemende verzameling van content. Maar wanneer is het perfecte moment om de overstap te maken? Hieronder vindt je enkele typische tekenen dat een DAM de upgrade kan zijn die je zoekt.

Een groeiend aantal gebruikers

Met veel online tools voor het delen van bestanden en/of bestandsopslag betaal je per gebruiker (Dropbox Business Advanced is een voorbeeld: je betaalt een vergoeding per gebruiker, per maand). Dit kan effectief zijn met een klein team, maar naarmate je organisatie groeit en er meer mensen betrokken zijn bij de levenscyclus van de content, kunnen deze kosten nadelig zijn voor je ROI.

Daarom bieden veel aanbieders van digital asset management, zoals Bynder, pakketten voor grootverbruikers aan. Ze zijn veel toekomstbestendiger en je hebt flexibiliteit als je gebruikers toevoegt, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de mogelijke gevolgen voor de ROI van je content.

Het vinden van de juiste bestanden duurt te lang

Het is gebruikelijk voor mensen om bestanden te uploaden zonder na te denken over of het wel goed georganiseerd is. Vroeg of laat wordt het een complete chaos en ben je 15 minuten bezig met het zoeken naar een presentatie die je dringend nodig hebt. En als de toegang tot een presentatie niet met je is gedeeld? Dan beginnen de heen-en-weer-mails.

Dit probleem wordt nog erger naarmate je team en het aantal assets groeien, zodat de basismappenstructuur van de meeste bestandsopslagprogramma's er gewoon niet in slaagt om het georganiseerd te houden.

Ervoor zorgen dat bestanden altijd in een oogwenk worden gevonden en georganiseerd naar je behoeften is het teken van een kwalitatief hoogstaande DAM-tool. Bynder gebruikt bijvoorbeeld filters in plaats van mappen. Als je op zoek bent naar een foto van een strand met een filterstructuur, kun je trefwoorden gebruiken die voor iedereen duidelijk zijn (d.w.z. zee, strand, zon,) om direct te vinden wat je nodig hebt, zonder dat je door meerdere mappen hoeft te graven.

Je weet niet zeker hoe de tool wordt gebruikt

Als je eenmaal een groter aantal gebruikers hebt, kan het lastig zijn om precies te weten hoe vaak ze de tool gebruiken en voor welke doeleinden. Ontbreekt er een functionaliteit om de efficiëntie van je contentlevenscyclus te verbeteren? Misschien gebruiken sommige gebruikers de tool helemaal niet. Hebben ze behoefte aan verdere training?

Het verkrijgen van deze data kan echt helpen om de contentprestaties in je team te volgen en potentiële inefficiënties in de contentlifecycle te herkennen. Het creëren van content kost immers onvermijdelijk tijd, middelen en geld. Het is dus duidelijk dat het belangrijk is om de meerwaarde te kunnen identificeren. Zonder die data is het moeilijk om te weten wat werkt en wat niet.

Met Bynder Analytics kun je meten hoe gebruikers omgaan met de Bynder-portal: welke content worden er geüpload/gedownload en hoe vaak? Welke sleutelwoorden worden gebruikt om te zoeken? Hoe gaat het met creatieve projecten?

Analytics new

Als je deze data hebt, kun je de waarde van je bestanden ontdekken. Op die manier heb je een veel duidelijker inzicht in de ROI van je content. Dat brengt ons op het volgende punt.

Je overschrijdt voortdurend de limiet van een bestandsoverdracht 

Hoe frustrerend is het als je een verzameling bestanden moet delen met een externe partij om een project af te krijgen, alleen om te beseffen dat de omvang van het aantal bestanden dat je wilt versturen te groot is? Met zoveel content die tegenwoordig wordt gecreëerd en gedeeld, zou niemand daar problemen van moeten ondervinden. Dat is de reden waarom Bynder zich ontdoet van de beperkingen met betrekking tot bestandsoverdracht. Geen oneindig veel uploaden en downloaden; alleen beveiligde collecties van bestanden die direct binnen Bynder worden gedeeld - zonder dat je er een gebruiker voor hoeft te zijn.

Is het overplaatsen van mijn bestanden niet te veel werk wanneer ik een alternatief heb gevonden?

Verandering kan moeilijk zijn, vooral als het als een klus klinkt. Maar onze handige gids geeft tips over hoe je je bestanden naar een ander systeem kunt migreren, waardoor het super eenvoudig is. En als het eenmaal gedaan is, zal de waarde voor je ROI en de algehele efficiëntie op lange termijn echt de moeite waard zijn!

Kan ik digital asset management als alternatief testen? 

Als je gebruik maakt van Google Drive of Dropbox, en je denkt dat je baat hebt bij het maken van een overstap, neem dan contact op met een DAM aanbieder. De meeste DAM-leveranciers bieden een gratis demo of proefversie aan. Als je je aanmeldt voor een Bynder demo, zal een DAM-expert je door de software leiden, bespreken hoe het aan je specifieke behoeften voldoet en eventuele vragen beantwoorden.

EN demo animated banner