Waarom content workflows belangrijk zijn - en hoe je er zelf een maakt

De content workflow in een bedrijf kan het succes óf de ondergang van hun marketing betekenen. Eigenlijk is namelijk bijna elke digitale marketingcampagne afhankelijk van content, in welke vorm dan ook. En meestal is die campagne weer gekoppeld aan de bredere contentervaring, die alle marketinginteracties omvat die een koper met dat merk zal hebben.

Gemiste deadlines, content die niet goed bij het onderwerp past en content die strandt in het goedkeuringsproces kunnen er de oorzaak van zijn dat campagnes niet succesvol zijn of zelfs helemaal niet gelanceerd worden. Het is voor marketing- en contentteams een eeuwige uitdaging om de balans tussen het volume en de kwaliteit te behouden. Zonder toegang tot de juiste gecentraliseerde contenttools voor hun organisatie lopen ze het risico van 'contentchaos'.

Een strategische en effectieve workflow die duidelijk is gedefinieerd en gedocumenteerd zorgt er niet alleen voor dat het maken van content soepel verloopt, maar ook dat alle content die je team maakt van hoge kwaliteit is en op tijd wordt geleverd.

In deze blog bekijken we wat content workflows precies inhouden, en hoe je jouw eigen workflows kunt opzetten voor consistentere en effectievere content.

Wat zijn content workflows?

Content workflows zijn de taken die een persoon of contentteam moet doorlopen om een stuk content te voltooien. Ze worden ook wel Content Governance Modellen genoemd. Content workflows beschrijven de rollen, verantwoordelijkheden en documentatie van de verschillende stappen in het contentcreatieproces.

Content workflows helpen om veelvoorkomende valkuilen bij het produceren van content te voorkomen. Het maakt niet uit hoe groot de taak is: of het nu gaat om de planning en publicatie van een eenvoudige social post of een multichannel-campagne over verschillende online kanalen, een strategische en effectieve workflow die duidelijk is gedefinieerd en gedocumenteerd zal altijd helpen om het contentcreatieproces soepeler te laten verlopen.

Een gedefinieerde contentworkflow helpt contentmarketingteams ervoor te zorgen dat:

• Content nauwkeurig, consistent en op tijd geproduceerd wordt
• Contentresultaten en deadlines haalbaar zijn
• Veelvoorkomende contentproblemen worden voorkomen, zoals knelpunten en inconsistenties/fouten
• Medewerkers zien wat hun rol is in het grotere geheel van contentcreatie, wat bijdraagt aan de betrokkenheid van medewerkers
• Medewerkers kunnen worden aangesproken op hun verantwoordelijkheden rondom content
• De contentworkflow van jouw bedrijf kan er heel anders uitzien dan die van een ander bedrijf. Het is afhankelijk van verschillende dingen: het soort content dat je maakt, hoe jouw team eruitziet en jouw specifieke bedrijfsprocessen.

Hoe ontwikkel je een content workflow

Via bijvoorbeeld kick-off meetings, interviews met stakeholders en workshops kun je een goed beeld krijgen van je huidige contentlandschap. Door inzicht te krijgen in je bestaande systeem voor content, kun je ook tijdig eventuele knelpunten en problemen identificeren.

Dit basiswerk helpt je uiteindelijk bij het ontwikkelen van een meer holistische benadering van de productie van content voor jouw merk.

Om een content workflow te ontwikkelen, moet je kijken naar het proces, de taken en de mensen die betrokken zijn bij het maken, publiceren en beheren van content.

• Proces: Hoe gaat content van begin tot eind door de organisatie, via partners en naar online publicatie?
• Taken: Welke taken zijn nodig om de content interessant, bruikbaar en leuk te maken voor de doelgroep?
• Mensen: Wie is er verantwoordelijk voor dat de content correct, op tijd, on-brand, consistent en relevant is?

Een content workflow is niet zomaar iets dat 'leuk is om te hebben' als je er toevallig een keer tijd voor hebt. Het is essentieel dat je consistent content van hoge kwaliteit maakt - zonder tijd of geld te verspillen.

Sterker nog, er zitten allerlei risico's aan het werken zonder content workflow.

De risico's van werken zonder content workflow

Als je werkt zonder een duidelijk actieplan of een gedefinieerde contentworkflow, kunnen contentprojecten daar ernstig onder lijden. Dit komt omdat mensen en processen de kern vormen van content workflows. Als je bij het maken van content geen rekening houdt met deze twee elementen, kan het een chaos worden.

Zonder een vastgelegde workflow waarin staat wie welke taak in welke volgorde uitvoert, kan er geen duidelijke overdracht plaatsvinden van het ene teamlid naar het andere. Als jouw copywriter bijvoorbeeld niet weet naar wie hij zijn concept moet sturen, gebeurt er niets en loop je het risico dat jouw content niet op tijd klaar is voor de deadline.

Een ander risico van het maken van content zonder een goede workflow is verspilling van tijd, geld en middelen. Content kan duur zijn om te maken en door eventuele knelpunten in de workflows voor contentproductie, -publicatie of -beheer weg te nemen, kun je tijd, geld en middelen besparen en efficiënter en consistenter werken.

De 3 belangrijke onderdelen van een contentmanagement workflow

Bij het opzetten van een workflow voor contentmanagement is het belangrijk om te bedenken wat de essentie is van het produceren van content. Alle processen, taken en mensen moeten dus zorgvuldig worden bekeken bij het bedenken van de ideale workflow.

Proces

Onderzoek het begin en het eind van elk stuk content. Als we kijken naar de creatie, goedkeuring, publicatie en optimalisatie, kunnen we snel zien waar in het proces de contentproductie vertraging oploopt. Zo kun je direct bepalen waar er veranderingen nodig zijn en hoe we efficiënter kunnen werken en het contentproces soepeler kunnen laten verlopen.

Hoe sneller content kan worden gegenereerd en gepubliceerd, hoe reactiever en relevanter deze zal zijn. Als je snel kwaliteitscontent wilt maken, heb je een soepel en efficiënt proces nodig dat niet alleen getest, maar ook goed gedocumenteerd is.

Zorg dat jouw goedkeuringsworkflow onderdeel is van je proces. Het ontwikkelen van een systeem voor het goedkeuren van content helpt de kwaliteit van content te waarborgen en ervoor te zorgen dat alles wat gepubliceerd wordt waarde creëert en on-brand is.

Wijs binnen jouw team iemand aan die verantwoordelijk is voor het reviewen van alle digitale marketingcontent die naar buiten gaat. Dit kan een redacteur, contentmanager, expert of zelfs jouw Head of Content zijn.

Taken

De taken die onderdeel zijn van je content workflow, moeten samen een workflow vormen die soepel verloopt. Denk goed na welke taken er moeten worden uitgevoerd om jouw content van idee tot publicatie te brengen.

De taken variëren, en zijn afhankelijk van het soort content dat je wilt maken. Voor videocontent moet je bijvoorbeeld een storyboard hebben, filmen, bewerken, reviseren, goedkeuring krijgen, afronden en de content publiceren. Voor een LinkedIn bericht zijn veel minder stappen nodig, dus kan de workflow bestaan uit opstellen, bewerken, goedkeuren en publiceren.

Als je ervoor zorgt dat content bruikbaar is op meerdere platforms, kun je jouw content hergebruiken en opnieuw inzetten. Door gebruik te maken van een methodologie zoals COPE (Create Once, Publish Everywhere) en het opstellen van vaste standaarden voor het produceren van content, zorg je ervoor dat er geen grote aanpassingen nodgi zijn voor het publiceren op verschillende platforms en sociale netwerken.

Het is belangrijk voor het team of in ieder geval voor degene die het proces beheert dat duidelijk zichtbaar is welke taken zijn afgerond, en welke nog in uitvoering zijn. Met behulp van een projectmanagementtool is het heel eenvoudig om de status van alle taken bij te houden en eventuele knelpunten te identificeren. Content Workflow van Bynder verwijdert het giswerk en de chaos uit content projectmanagement door het eenvoudig te maken om taken aan te maken, vervaldata in te stellen en ze toe te wijzen aan leden van jouw team.

Mensen

De contentmarketeers in jouw team spelen een belangrijke rol in hoe snel en effectief elk contentproject wordt afgerond. Om contentactiviteiten soepel te laten verlopen, wil je ervoor zorgen dat iedereen doet waar hij of zij goed in is en wat het beste past bij hun vaardigheden, talent en interesses.

Het 'mensen'-gedeelte van de contentworkflow is vaak het gedeelte waar de grootste veranderingen kunnen worden doorgevoerd. Er kan veel waarde worden toegevoegd door ervoor te zorgen dat het juiste lid van het contentteam met de juiste vaardigheden hun verantwoordelijkheden kennen voor de taak die aan hen is toegewezen.

Om ervoor te zorgen dat de juiste mensen zich richten op de juiste taken, breng je jouw nieuw gedefinieerde contentproces helder in kaart en bepaal je welke individuele medewerkers of interne teams de verantwoordelijkheid krijgen. Het helpt vaak om na te denken over de rol en de sterke punten van elk teamlid met betrekking tot het maken van content.

Om het proces voor het hele team soepel te laten verlopen, heb je een manier nodig waarop teamleden duidelijk met elkaar kunnen communiceren. Als een copywriter bijvoorbeeld bezig is met het schrijven van een blogpost, maar de briefing niet helemaal begrijpt, moet hij of zij snel contact kunnen opnemen met de contentstrateeg om opheldering te krijgen, zodat de deadline gehaald kan worden.

Content Workflow van Bynder biedt verschillende functies die ervoor zorgen dat iedereen in je team op één lijn zit. Je kunt taken toewijzen zodat mensen precies weten waar ze verantwoordelijk voor zijn en deadlines toewijzen, zodat ze weten wanneer het af moet zijn. Je kunt ook opmerkingen achterlaten in de content tijdens het bewerken en notities achterlaten voor anderen die aan het project werken, zodat ze op de hoogte zijn van alle informatie die ze moeten weten.

Een content workflow template dat je vandaag al kunt gebruiken

Content workflows kunnen veel verschillende vormen aannemen en een groot aantal verschillende taken en processen omvatten. De sleutel tot het creëren van de beste content workflows voor je bedrijf is rekening houden met deze zaken:

• Hoe elk stuk content past in jouw overkoepelende contentmarketing strategie
• Welke taken jouw team moet uitvoeren om goede content te maken op basis van best practices
• Welke teamleden het meest geschikt zijn voor elke taak
• Welke middelen elk teamlid nodig heeft (stijlgids, managementtools, etc.)
• Hoeveel tijd iemand nodig heeft om een taak te voltooien
• Hoe het proces gestroomlijnd kan worden door ervoor te zorgen dat er geen overlappingen of onnodige onderdelen in zitten

Hier is een template voor de content workflow dat je kunt gebruiken om direct aan de slag te gaan met het maken van jouw eigen specifieke workflow:

Strategie

• Bepaal de doelstelling voor jouw content.
• Verantwoordelijk: Contentstrateeg of contentmanager
• Tijd: 10 minuten of 1 uur voor het hele onderdeel
• Bedenk onderwerp.
• Verantwoordelijk: Contentstrateeg of contentmanager
• Tijd: 10 minuten of 1 uur voor het hele onderdeel
• Wijs het onderwerp toe aan een schrijver en stel een deadline in.
• Verantwoordelijk: Contentstrateeg of contentmanager
• Tijd: 10 minuten of 1 uur voor het hele onderdeel

Creatie

• Maak een outline voor de post.
• Verantwoordelijk: Contentstrateeg of copywriter
• Tijd: 20 minuten
• Doe onderzoek naar het onderwerp.
• Verantwoordelijk: Copywriter
• Tijd: 1 uur
• Schrijf de eerste versie.
• Verantwoordelijk: Copywriter
• Tijd: 3 uur

Bewerken

• Bewerk de content en laat jouw feedback achter.
• Verantwoordelijk: Redacteur of contentmanager
• Tijd: 1 uur
• Pas de content aan op basis van de feedback.
• Verantwoordelijk: Copywriter
• Tijd: 1 uur
• Proeflezen van de definitieve versie.
• Verantwoordelijk: Redacteur of contentmanager
• Tijd: 30 minuten
• Optimaliseren voor het web met metadata en links toevoegen.
• Verantwoordelijk: SEO-manager, contentstrateeg of contentmanager
• Tijd: 30 minuten

Design

• Ontwerp de grafische onderdelen van de content.
• Verantwoordelijk: Graphic designer
• Tijd: 30 minuten
• Creëer afbeeldingen voor social media.
• Verantwoordelijk: Graphic designer
• Tijd: 1 uur

Publiceren

• Verkrijg de goedkeuring van Head of Content.
• Verantwoordelijk: Contentmanager stuurt naar Head of Content
• Tijd: 1-2 dagen
• Uploaden naar WordPress of ander content management systeem.
• Verantwoordelijk: Contentmanager
• Tijd: 30 minuten

Promotie

• Maak social media posts om te delen.
• Verantwoordelijk: Social media manager
• Tijd: 1 uur
• Plan social media posts.
• Verantwoordelijk: Social media manager
• Tijd: 20 minuten
• E-mail schrijven.
• Verantwoordelijk: Copywriter
• Tijd: 30 minuten
• E-mail plannen.
• Verantwoordelijk: Contentmanager
• Tijd: 20 minuten

Je kunt deze template aanpassen op basis van het type content dat jij maakt. Als jouw redactionele kalender meestal videocontent, blogcontent en social media content bevat, dan heb je een specifieke workflow nodig voor elk van deze soorten content.

Het plannen, creëren, optimaliseren en publiceren van content kan bijvoorbeeld deel uitmaken van elke workflow. Maar ook zaken als storyboarden, proeflezen, het schrijven van een podcast outline of het hergebruiken van social media posts zijn specifiek voor het type content.

Je kunt deze RACI-template ook gebruiken om je te helpen bij het maken van jouw eigen contentworkflow, om duidelijk vast te leggen wie verantwoordelijk moet zijn voor elke fase.

Binnen de Content Workflow van Bynder kun je aangepaste workflows voor het creëren van content maken, zodat deze overeenkomen met de stappen die elk type content moet doorlopen.

Hier is een voorbeeld van een workflow voor blogberichten in Content Workflow:

Laten we nu eens kijken naar een typische workflow template voor een casestudy. Je ziet dat deze een extra stap bevat: 'klantreview', specifiek voor casestudy's.

Hier is een voorbeeld van een content workflow die kan worden gebruikt voor het herontwerpen van een website. Het bevat een aantal van dezelfde stappen als die hierboven, maar met de unieke toevoeging van een 'juridische review':

Soms moet je content achteraf nog een keer bijwerken. Als dat het geval is, kun je het opnemen als onderdeel van de workflow - zoals dit voorbeeld van een content workflow voor een helpcentrum:

Aan de slag met het opbouwen van jouw eigen content workflow

Een organisatie heeft veel verschillende bewegende delen, en als die delen niet effectief worden beheerd, kan het hele bedrijf uit elkaar vallen. Hetzelfde geldt voor content. Door jouw content workflow te definiëren, verhoog je het rendement op jouw investeringen, verbeter je de efficiëntie en genereer je goed uitgevoerde, nuttige en bruikbare content - wat uiteindelijk allemaal bijdraagt aan het bieden van goede contentervaringen voor jouw doelgroep.

Met de Content Workflow van Bynder kun je verantwoordelijkheden en acties voor iedereen duidelijk in kaart brengen, zodat het maken van content in beweging blijft en knelpunten in de content worden voorkomen.

Geef jouw teamleden meer macht door ze het gevoel te geven dat ze eigenaar zijn van het werk dat ze doen. Ik weet uit ervaring dat het gebruik van Content Workflow heeft geleid tot een beter moreel, een betere houding en een betere werkethiek in veel verschillende soorten functies en ervaringsniveaus binnen bedrijven.

Ben jij klaar voor een upgrade van jouw contentprocessen? Ontdek de beste oplossing voor eenvoudigere contentcreatie en vraag een gratis proefversie van Content Workflow aan.

Laatst bijgewerkt 10 oktober 2023