Pourquoi les workflows de contenu sont importants (et comment en créer un)

Le workflow de contenu d’une entreprise peut jouer un rôle décisif dans le succès de ses initiatives marketing. De fait, quasiment toutes les campagnes de marketing digital, quel que soit leur type, sont alimentées par du contenu.

Et le plus souvent, ces campagnes seront liées à l’expérience de contenu globale, couvrant ainsi toutes les interactions marketing qu'un acheteur aura avec cette marque.

Cependant, les délais non respectés, les contenus hors sujet et les contenus bloqués dans le processus d’approbation peuvent nuire au succès des campagnes et même empêcher purement et simplement leur lancement. Les équipes du marketing et du contenu sont constamment confrontées au défi de devoir gérer le volume et la quantité des contenus, bien souvent sans disposer de la gamme d’outils de centralisation du contenu adaptés à leur entreprise, avec le risque de chaos que cela implique.

Par ailleurs, un workflow efficace et stratégique, à la fois clairement défini et documenté, facilite le processus de création de contenu. Il vous assure que l’ensemble du contenu créé par votre équipe est de haute qualité et livré dans les délais.

Intéressons-nous aux workflows de contenu et à la manière dont vous pouvez mettre au point le vôtre en vue d’obtenir un contenu plus cohérent et plus efficace.

Qu’est-ce qu’un workflow de contenu ?

Les workflows de contenu sont les tâches qu'une personne ou une équipe de contenu devra accomplir pour réaliser un élément de contenu. Également appelés « modèle de gouvernance du contenu », les workflows de contenu définissent les rôles, les responsabilités et la documentation des différentes étapes du processus de création de contenu.

Les workflows de contenu aident à éviter les pièges courants de la production de contenu. Peu importe l’étendue de la tâche (qu’il s’agisse de planifier et publier une simple publication sur les réseaux sociaux ou de lancer une campagne multicanale couvrant de nombreux canaux en ligne), un workflow stratégique et efficace clairement défini et documenté contribuera au bon déroulement du processus de création de contenu.

Un workflow de contenu bien défini aide les équipes du marketing de contenu à s’assurer que :

• le contenu est exact, cohérent et opportun ;

• les objectifs et les délais du contenu sont réalistes ;

• les problèmes courants du contenu sont traités (p. ex., blocages et incohérences/erreurs) ;

• les employés savent quel est leur rôle au sein du projet global de création de contenu, ce qui contribue à leur implication ;

• les responsabilités des employés intervenant dans la création du contenu sont clairement définies.

En outre, votre workflow de contenu peut être différent de celui d’une autre entreprise. Tout dépend des types de contenu que vous créez, de la forme de votre équipe de contenu et d’autres aspects de vos processus d’entreprise.

Comment établir un workflow de contenu ?

Des discussions tenues dans le cadre de réunions de lancement, d’échanges entre les parties prenantes et d’ateliers peuvent vous aider à vous faire une idée précise du contexte actuel de votre contenu. En comprenant votre système existant pour le contenu, vous pouvez également rapidement vous renseigner sur d’éventuels goulets d’étranglement et sur les problèmes actuels.

Ce travail préparatoire vous aidera à terme à développer une approche plus globale de la production de contenu dans l’entreprise.

Afin de mettre au point un workflow de contenu, examinez le processus, les tâches et les personnes impliquées des étapes de création, de publication et de gestion ultérieure du contenu.

• Processus : du début à la fin, comment le contenu circule-t-il au sein de l’entreprise, entre les partenaires et sur le Web ?

• Tâches : quelles tâches sont nécessaires pour rendre le contenu utile, exploitable et agréable pour les audiences ?

• ‍Personnes : qui est chargé de veiller à ce que le contenu soit exact, opportun, conforme à l’identité de la marque, cohérent, adapté au contexte, etc. ?

Un workflow de contenu n’est pas seulement quelque chose qu’il est « bon d’avoir sous la main » et que vous créez quand vous avez du temps. Il est essentiel de créer constamment du contenu de qualité, sans perte de temps ni d’argent.

Le fait de travailler sans avoir établi de workflow de contenu présente en réalité plusieurs risques.

Ce que l’on risque en travaillant sans workflow de contenu ?

Lorsque vous travaillez sans disposer d’un plan d’action clair ou d’un workflow de contenu défini, les projets peuvent en pâtir ou même échouer dès le départ.

Les personnes et les processus sont en effet au cœur des workflows de contenu. Quand vous omettez de prendre en compte ces éléments au moment de créer du contenu, les choses peuvent mal tourner.

En l’absence d’un workflow défini indiquant qui s'occupe de quoi et dans quel ordre, il ne peut pas y avoir de transfert clair d’un membre de l’équipe à un autre. Par exemple, si l’un de vos rédacteurs ignore à qui il lui faut envoyer son brouillon, celui-ci restera en suspens et ne sera peut-être pas terminé avant la date de publication.

En créant du contenu sans véritable workflow, vous courrez également le risque de perdre du temps, de l’argent et des ressources. Le contenu peut être onéreux et en mettant en place des workflows qui éliminent les goulets d’étranglement ou de coûteux points problématiques de la production, la publication ou la gestion du contenu, vous pouvez gagner du temps, de l’argent et des ressources tout en réduisant les dysfonctionnements et en améliorant la cohérence.

Les 3 éléments importants d’un workflow de gestion du contenu

Lorsque vous créez un workflow de gestion du contenu, il est important de tenir compte de ce qui est au cœur même de la production de contenu. Autrement dit, les processus, les tâches et les personnes sont autant de composantes qui doivent être soigneusement étudiées.

Process

Examinez les points d’« entrée » et de « sortie » de chaque contenu. De la création à l’approbation, sans oublier la publication et l’optimisation, les étapes du processus auxquelles le contenu se trouve ralenti peuvent rapidement être identifiées. Il est ainsi possible de facilement repérer les points qui peuvent être modifiés afin de gagner en efficacité et de rendre le processus tout entier beaucoup plus fluide.

Plus le contenu est produit et publié rapidement, plus il sera réactif et pertinent. Si vous souhaitez créer rapidement du contenu de qualité, vous devez disposer d’un processus fluide et efficace, testé et bien documenté.

Dans le cadre de votre processus, veillez à bien étudier le workflow d’approbation. Un système d’approbation du contenu vous aide à vous assurer que le contenu est de qualité et que tout ce qui est publié est intéressant et fidèle à l’identité de la marque.

Confiez à un membre de votre équipe la responsabilité d’améliorer tout le contenu de marketing digital qui est diffusé. Vous pouvez choisir cette personne parmi les réviseurs, les gestionnaires de contenu, les experts ou les responsables du contenu.

Tâches

Les tâches que vous incluez à votre workflow de contenu sont également essentielles à la création d’un workflow qui se déroule sans accroc. Commencez par examiner toutes les tâches qui doivent être réalisées pour faire passer un contenu de la recherche d’idées à la publication.

Ces tâches varieront selon le type de contenu qui est diffusé. Par exemple, un contenu vidéo peut nécessiter une scénarisation par images, un tournage, une révision, une relecture, l’obtention d’une approbation, une finalisation et une publication. De son côté, une publication LinkedIn exigera moins de tâches ; le workflow peut donc se limiter à la rédaction, la révision, l’approbation et la publication.

De plus, afin de vous assurer que le contenu est utile et exploitable sur différentes plateformes, vous devez le réutiliser et le transformer. En ayant recours à une méthodologie telle que COPE (« Create Once, Publish Everywhere » ou « Créer une fois, publier partout » en français) et en définissant des normes de production de contenu, vous avez la garantie de pouvoir publier sur de multiples plateformes et réseaux sociaux sans avoir à effectuer de changements majeurs.

Il est important pour l’équipe, ou au minimum pour la personne qui gère le processus, d’avoir une bonne visibilité sur les tâches qui sont achevées et celles qui sont encore en cours. Lorsqu’on utilise un outil de gestion de projets, il est facile de suivre l’état de toutes les tâches et d’identifier les blocages. Content Workflow de Bynder met fin aux suppositions et au chaos en simplifiant la création des tâches, la définition des échéances et la répartition du travail parmi les membres de votre équipe.

Personnes

Les spécialistes du marketing de contenu de votre équipe jouent un rôle important dans la rapidité et l’efficacité avec lesquelles chaque projet de contenu est réalisé. Pour que les opérations de contenu se déroulent sans problème, vous aurez besoin de vous assurer que chacun intervient dans son domaine d’expertise ou que les tâches qui lui sont confiées sont pertinentes vis-à-vis de ses compétences, son talent et ses centres d’intérêt.

La dimension humaine du workflow de contenu est souvent celle qui peut faire l’objet des plus grands changements. Il peut être très intéressant de simplement s’assurer que la bonne personne possédant les bonnes compétences connaît ses responsabilités pour la tâche qui lui a été confiée.

Afin de veiller à ce que les bonnes personnes se concentrent sur les bonnes tâches, délimitez votre nouveau processus de contenu et déterminez quels membres du personnel ou équipes internes en seront responsables. Il est souvent utile d’examiner le rôle et les responsabilités de chaque membre de l’équipe en matière de création de contenu.

Afin d’assurer un processus qui se déroule sans accroc pour toute l’équipe, vous aurez besoin de permettre à ses membres de communiquer clairement les uns avec les autres.

Par exemple, si la personne qui rédige un article de blog ne comprend pas l’une des instructions du résumé de contenu, elle doit pouvoir contacter rapidement le/la stratège de contenu afin d’obtenir des clarifications et de tenir les délais.

Content Workflow de Bynder offre une foule de fonctionnalités qui vous assurent que tous les membres de votre équipe sont à l’unisson. Vous pouvez attribuer des tâches et fixer des échéances afin que tout le monde sache exactement ce qu'il a à faire et dans quels délais. Vous pouvez également laisser des commentaires sur le contenu pendant la révision et des notes pour ceux qui travaillent sur le projet afin qu’ils disposent de toutes les dernières informations utiles.

Un modèle de workflow de contenu prêt à l’emploi

Les workflows de contenu peuvent prendre de nombreuses formes et comprendre une variété de tâches et de processus. Afin de créer les meilleurs workflows de contenu pour votre entreprise, il vous faut prendre en compte l’ensemble des éléments suivants :

• Comment chaque élément de contenu s’intègre-t-il à votre stratégie globale de marketing de contenu ?

• Quelles tâches votre équipe doit-elle réaliser pour créer de bons contenus fondés sur les bonnes pratiques ?

• Quels membres de l’équipe sont les plus indiqués pour chacune des tâches ?

• De quelles ressources chaque membre de l’équipe a-t-il besoin (guide de style, outils de gestion, etc.) ?

• Quel est le temps nécessaire à chaque personne pour effectuer chaque tâche ?

• Comment rationaliser le processus en évitant les chevauchements et les doubles emplois ?

Voici un modèle de workflow de contenu que vous pouvez utiliser pour commencer à créer votre propre workflow personnalisé :

Stratégie

• Définir un objectif pour le contenu.
• Responsable : stratège ou gestionnaire de contenu
• Durée : 10 minutes ou 1 heure en bloc
• Préparer le sujet du contenu.
• Responsable : stratège ou gestionnaire de contenuDurée : 10 minutes ou 1 heure en bloc
• Confier le sujet à l’un des rédacteurs et fixer une échéance.
• Responsable : stratège ou gestionnaire de contenu
• Durée : 10 minutes ou 1 heure en bloc

Création

• Préciser les grandes lignes de l’article.
• Responsable : stratège de contenu ou rédacteur(trice)
• Durée : 20 minutesFaire des recherches sur le sujet.
• Responsable : rédacteur(trice)Durée : 1 heure
• Rédiger la première ébauche.
• Responsable : rédacteur(trice)
• Durée : 3 heures

Révision

• Réviser le contenu et laisser un commentaire.
• Responsable : réviseur(seuse) ou gestionnaire de contenu
• Durée : 1 heure
• Mettre à jour le contenu avec le commentaire de la révision.
• Responsable : rédacteur(trice)
• Durée : 1 heure
• Relire la version finale.
• Responsable : réviseur(seuse) ou gestionnaire de contenu
• Durée : 30 minutes
• Optimiser pour le Web en créant des métadonnées et en ajoutant des liens.
• Responsable : responsable du référencement naturel, stratège ou gestionnaire de contenu
• Durée : 30 minutes

Design

• Concevoir les illustrations du contenu.
• Responsable : graphiste
• Durée : 30 minutes
• Concevoir les illustrations des réseaux sociaux.
• Responsable : graphiste
• Durée : 1 heure

Publication

• Obtenir l’approbation finale du/de la responsable du contenu.Responsable : gestionnaire de contenu qui envoie au/à la responsable du contenu
• Durée : 1 à 2 jours
• Télécharger dans WordPress ou un autre système de gestion du contenu.
• Responsable : gestionnaire de contenu
• Durée : 30 minutes

Promotion

• Créer des publications à partager sur les réseaux sociaux.
• Responsable : responsable des médias sociaux
• Durée : 1 heure
• Programmer des publications sur les réseaux sociaux.
• Responsable : responsable des médias sociaux
• Durée : 20 minutes
• Créer un e-mail.
• Responsable : rédacteur(trice)
• Durée : 30 minutes
• Programmer l’e-mail.
• Responsable : gestionnaire de contenu
• Durée : 20 minutes

Pensez à adapter ce modèle en fonction du type de contenu que vous créez. Si votre calendrier éditorial comprend généralement du contenu vidéo, du contenu de blog et du contenu de réseaux sociaux, vous devrez veiller à disposer d’un workflow spécifique pour chacun de ces types de contenu.

Par exemple, la planification, la création, l’optimisation et la publication peuvent faire partie de chaque workflow. En revanche, la scénarisation par images, la rédaction d’une description de podcast ou la transformation en publications pour les réseaux sociaux seront des phases propres à un type de contenu.

Vous pouvez également utiliser ce modèle RACI pour vous aider à déterminer à qui confier chaque étape lorsque vous créez votre workflow de contenu.

Dans Content Workflow de Bynder, vous pouvez créer des workflows de création de contenu personnalisés correspondant aux étapes que chaque type de contenu doit franchir pour être publié.

Voici un exemple de workflow pour des articles de blog dans Content Workflow.

Penchons-nous maintenant sur le modèle de workflow classique d’un contenu d’étude de cas. Notez qu’il comprend une étape supplémentaire (« révision par le client ») qui est propre aux études de cas.

Voici un exemple de workflow de contenu qui peut être utilisé pour la refonte d’un site Web. Il reprend certaines des étapes ci-dessus, mais avec l'ajout particulier d'une phase d’« examen juridique ».

Bien sûr, vous devez parfois revenir sur un contenu pour l’actualiser. Vous souhaiterez alors l’inclure au workflow, comme dans cet exemple de workflow de contenu pour centre d’assistance de Content Workflow :

Commencez à créer votre workflow de contenu

Une entreprise est constituée de nombreux éléments mobiles différents. Si ces derniers ne sont pas gérés efficacement, c’est toute l’entreprise qui peut s’écrouler.

Il en va de même pour le contenu. En définissant votre workflow de contenu, vous avez de bonnes chances d’accroître votre retour sur investissement, d’améliorer l’efficacité et de produire un contenu bien élaboré, utile et exploitable, autant de points qui contribuent à terme à proposer d’excellentes expériences de contenu à vos audiences.

Avec Content Workflow de Bynder vous pouvez établir clairement les responsabilités et les actions de chacun en faisant avancer la création de contenu et en évitant les blocages.

Responsabilisez les membres de votre équipe en les aidant à se sentir investis dans leur travail. En effet, pour l’avoir moi-même observé, je sais que l'utilisation de Content Workflow a permis d’améliorer la motivation, les comportements et l’éthique professionnelle pour de nombreux rôles et niveaux d’expérience au sein des entreprises.

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Dernière mise à jour 10 octobre 2023