Queensland Health

Queensland Health X Bynder: Highlights

Achtergrond: Met als missie ‘het ondersteunen van de gezondheid en het welzijn van elke Queenslander’ houdt Queensland Health toezicht op de volksgezondheid en de ziekenhuissystemen van de Australische staat en levert diensten die variëren van de patiëntenzorg in ziekenhuizen en programma’s voor geestelijke gezondheidszorg tot initiatieven voor het welzijn van de bevolking.

Uitdaging: Het creatieve team van Queensland Health ondersteunt de ziekenhuizen en gezondheidsdiensten van de staat met allerlei digitale assets, van branded stock fotografie tot vertrouwelijke overheidsdocumenten. Met de opkomst van COVID-19 moest het team deze assets snel en veilig met de ziekenhuizen kunnen delen. De gezondheidsrichtlijnen veranderden snel, dus het was van essentieel belang om nauwkeurige, actuele informatie en assets te leveren.

Oplossing: Het team had een oplossing nodig die, in hun woorden, ‘idiot-proof’ te gebruiken was, de vertrouwelijkheid waarborgde, en de samenwerking met het bredere gezondheidszorg netwerk bevorderde. Bynder is nu het platform voor alle strategische communicatie, en biedt een centrale plek voor het opslaan van, samenwerken aan en delen van belangrijke assets met ziekenhuizen.

Resultaat: Queensland Health heeft het aantal dubbele assets en onnodig werk teruggebracht en het hergebruik van assets met 75% verhoogd. Sinds de pandemie is ook de omvang van hun asset bibliotheek verdubbeld naarmate het gebruik van de assets toenam. Alle ziekenhuizen die worden ondersteund gebruiken nu zelfs Bynder om samen te werken met Queensland Health, wat sterkere relaties tussen beide partijen bevordert.

Situatie

Geen dag is hetzelfde voor het creatieve team van Queensland Health. De werkzaamheden variëren van een fotoshoot in een plaatselijk ziekenhuis tot het maken van factsheets over de nieuwste COVID-19 richtlijnen van de overheid. Als er strategische communicatie gemaakt moet worden die gedeeld wordt met meer dan 120 ziekenhuizen, is een centrale (en op afstand goed bereikbare) plek om content te organiseren, te delen en samen te werken van vitaal belang.

Het creatieve team staat vooral sinds COVID-19 vaak onder druk om snel en strikt vertrouwelijk materiaal te creëren en het veilig in de juiste handen te krijgen. Verder was het, met het vaak veranderen van de COVID-19 richtlijnen van de overheid erg belangrijk dat de belangrijkste assets altijd up-to-date waren en zo makkelijk mogelijk van A-B verspreid konden worden.

Uitdagingen & het vorige systeem

“Een van onze grootste zorgen is dat we informatie zouden versturen die niet correct of niet up-to-date is.”

Vóór Bynder gebruikte Queensland Health vooral e-mail voor het delen van materiaal met collega’s en ziekenhuizen - een methode die niet alleen langzaam was en niet altijd goed werkte met grote bestanden, maar het voldeed ook niet aan de hoge veiligheidseisen die aan een overheidsbedrijf gesteld worden.

Ook had het creative team te maken met verouderde overheidssystemen voor het beheer van hun creatieve assets, die vaak onhandig waren in het gebruik en niet ideaal om digitaal mee samen te werken. Tijdens COVID-19 was het belangrijk om de ziekenhuizen zo snel en veilig mogelijk te ondersteunen met actuele, vertrouwelijke assets.

Samengevat had Queensland Health dus een oplossing nodig die:

• intuïtief en gemakkelijk in gebruik is, dus ‘idiot-proof’ en waarvoor geen ingewikkelde training of technische kennis nodig is
• 24 uur per dag, 7 dagen per week en op elke plaats toegankelijk is, zodat ook op afstand en flexibel gewerkt kan worden - een must in de context van een wereldwijde pandemie
• ongeacht hun omvang creatieve assets kon delen met ziekenhuizen en gezondheidsdiensten wanneer zij die nodig hadden

Oplossing

Van grafieken in sociale media tot vertrouwelijke mededelingen op COVID, Bynder is de favoriete digitale locatie voor de content bibliotheek van Queensland Health.

Door hun bestanden te organiseren via een op maat gemaakte taxonomie structuur die het gemakkelijk maakt de nieuwste bestanden te vinden en te gebruiken, kan iedereen snel vinden wat ze nodig hebben en altijd nauwkeurige, actuele mededelingen delen met ziekenhuizen en gezondheidsdiensten.

Door te kiezen voor een DAM oplossing die eenvoudig te gebruiken is en volledig afgestemd op zowel kantoor- als werkomgevingen op afstand, was het makkelijk om collega’s en ziekenhuizen het platform te laten gebruiken.

Belangrijkste voordelen

De gezondheidszorg kan vaak traag zijn met veranderingen als het op digitale transformatie aankomt. COVID-19 heeft het voor zorgverleners noodzakelijk gemaakt hun manier van werken aan te passen en zich te blijven inzetten voor de gezondheid en het welzijn van de burgers in de postpandemische wereld. Voor Queensland Health is Bynder een belangrijk onderdeel geweest van deze digitale reis.

Met één centrale locatie voor al hun assets, heeft Queensland Health team een cultuur van zelfredzaamheid gecreëerd waarbij de belangrijkste stakeholders content kunnen uploaden, openen, bewerken en delen, zonder ingewikkelde processen en onnodige afhankelijkheid van anderen. Op die manier hoeven ze zich niet meer druk te maken over onnodig bij te houden administratie en hebben ze meer tijd voor wat echt belangrijk is: het ondersteunen van hun netwerk van ziekenhuizen en gezondheidsdiensten.

Wat is de volgende stap voor Queensland Health?

In de afgelopen 1,5 jaar heeft het team van Queensland Health de omvang van hun asset bibliotheek met Bynder verdubbeld - er de bedoeling is om die stijgende lijn van productiviteit in de toekomst voort te zetten:

“We hebben ons ten doel gesteld de omvang van onze asset library elk jaar te verdubbelen. Want wat we nu ontdekken is dat als we onze assets delen met ziekenhuizen, die zo blij zijn dat zij ook hun eigen assets met óns willen delen om in Bynder te zetten. Het groeit dus veel sneller dan als wij alleen dingen maken. Het is een geweldige tool om samen te werken.”

Nu er zoveel samengewerkt wordt in de digitale ruimte en het netwerk van externe stakeholders zo hard groeit, onderzoekt Queensland Health ook het gebruik van de Brand Guidelines module in Bynder en creatieve automatiseringstools om andere stadia van de levenscyclus van de content te centraliseren en te versnellen.