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Queensland Health

Comment nous avons aidé le plus grand fournisseur de soins de santé du Queensland à simplifier leur communication au lendemain de l’épidémie de COVID-19

Queensland Health
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400+

utilisateurs actifs

18k+

ressources stockées

113k+

ressources téléchargées

Queensland Health est le service de santé publique du Queensland, en Australie. Il assure à tous les habitants de l’État l’accès à la santé et au bien-être grâce à une gamme complète de services de santé.

Queensland Health X Bynder: Éléments clés

Contexte : Queensland Health, dont le but est de “soutenir la santé et le bien-être de chaque habitant du Queensland”, supervise les systèmes de santé publique et hospitaliers de l’État australien en fournissant toute une gamme de services de santé : des soins aux patients hospitalisés aux programmes de santé mentale, en passant par les initiatives de bien-être public.

Defi : L’équipe créative de Queensland Health soutient les services hospitaliers et sanitaires étatiques avec une gamme très étendue de ressources digitales : des photographies d’archive aux documents gouvernementaux confidentiels. Depuis la Covid-19, l’équipe a eu besoin de partager ces ressources avec les hôpitaux de manière rapide et sécurisée. Les directives en matière de santé étaient en évolution rapide, il était donc essentiel de fournir des informations et des ressources précises et à jour.

Solution : L’équipe avait besoin d’une solution qui soit, dans leurs mots, “même pour les nuls” , qui préserve la confidentialité et qui favorise la collaboration avec l’ensemble du réseau de santé. Bynder est désormais la rampe de lancement de toutes les communications stratégiques, offrant un espace unique pour stocker, collaborer et partager les ressources clés avec les hôpitaux.

Résultat : Queensland Health a réduit le nombre de ressources dupliquées/travail répété, en augmentant leur réutilisation de 75%. Depuis la pandémie, la société a également doublé la taille de sa bibliothèque de ressources au fur et à mesure que leur utilisation et leur adoption progressaient. En effet, tous les hôpitaux soutenus par Queensland Health utilisent désormais Bynder pour collaborer, favorisant ainsi des relations plus solides entre les deux parties.

Nous comptons plus de 120 hôpitaux dans le Queensland et Bynder s’est avéré très utile pendant la pandémie de Covid en ce qui concerne le partage des ressources avec les hôpitaux. C’est un excellent moyen de partager des fichiers volumineux en toute sécurité et de s’assurer que tout le monde dispose des dernières informations sur la Covid.
Rohan Young
Creative Team Lead chez Queensland Health

Situation

Qu’il s’agisse de réaliser des séances de photos dans un hôpital local ou de créer des fiches d’information partageables sur les dernières directives Covid-19 du gouvernement, aucune journée ne se ressemble pour l’équipe créative de Queensland Health. Lorsqu’on est chargé de créer et de partager des communications stratégiques avec plus de 120 hôpitaux, il est essentiel de disposer d’un espace central (et adapté au travail à distance) pour organiser, partager et élaborer du contenu.

En particulier depuis le début de la pandémie, l’équipe créative est sous pression pour que les ressources soient créées et remises aux bonnes personnes rapidement et en toute confidentialité. En parallèle, les directives gouvernementales en matière de Covid-19 changeant constamment, il était essentiel que les ressources clés soient toujours à jour et distribuées de A à B aussi facilement que possible.

Défis + système précédent

«L’une de nos plus grandes préoccupations est l’envoi d’informations incorrectes ou non actualisées»

Avant Bynder, Queensland Health s’appuyait principalement sur le courrier électronique pour partager ses ressources avec ses collègues et les hôpitaux – une méthode qui était non seulement lente et limitée lorsqu’il s’agissait de fichiers volumineux, mais aussi une méthode qui ne répondait pas aux normes de sécurité élevées exigées pour une opération gouvernementale.

De même, l’équipe créative a dû faire face aux systèmes gouvernementaux existants pour gérer ses ressources créatives, mais ils étaient souvent peu pratiques et pas idéaux pour une collaboration digitale. Au début de la pandémie, il fallait que les hôpitaux disposent de ressources actualisées et confidentielles le plus rapidement possible et en toute sécurité.

En bref, Queensland Health avait besoin d’une solution qui puisse :

  • Être utilisée de manière intuitive et pratique, c’est-à-dire « même pour les nuls » et qui ne nécessite pas une formation ou un savoirfaire technique important pour être utilisée
  • Offrir un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, n’importe où, pour faciliter le travail à distance et flexible – une nécessité dans le contexte d’une pandémie mondiale.
  • Partager des ressources créatives, peu importe le format ou la taille, avec les hôpitaux et les services de santé au moment opportun.

Solution

Des graphiques de marque sur les réseaux sociaux aux communications confidentielles sur la Covid, Bynder est l’espace numérique incontournable pour la bibliothèque de contenu de Queensland Health.

En organisant ses fichiers via une structure taxonomique sur mesure permettant de trouver et d’utiliser facilement les fichiers les plus récents, la société peut localiser ce dont elle a besoin en un instant et toujours partager des communications précises et à jour avec les hôpitaux et les services de santé.

En adoptant une solution DAM simple à utiliser et adaptée pour le travail au bureau comme à distance, il a été facile de convaincre les collègues – et les hôpitaux – d’utiliser la plateforme.

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Principaux avantages

Alors que le secteur des soins de santé dans son ensemble peut être lent à changer lorsqu’on parle de digitalisation, la Covid a obligé les prestataires à adapter leurs méthodes de travail et à rester engagés pour la santé et le bien-être de ses citoyens dans le monde post-pandémique. Pour Queensland Health, Bynder a été un élément clé de ce voyage numérique.

En disposant d’un espace de travail centralisé pour toutes ses ressources, l’équipe de Queensland Health a promu une culture d’autosuffisance grâce à laquelle les principaux intervenants peuvent télécharger, accéder, modifier et partager le contenu, sans blocages compliqués et sans dépendre inutilement des autres.

Ainsi, ils peuvent se concentrer sur ce qui est important : le soutien de leur réseau d’hôpitaux et de services de santé.

Nous estimons que si 10 personnes dans notre organisation passent 1 heure par semaine à chercher des fichiers, cela équivaut à 3,25 mois gaspillés chaque année. Et nous comptons environ 100 000 personnes travaillant à Queensland Health. Les gains de temps et de coûts sont donc massifs. Sans oublier les coûts économisés en évitant la duplication des ressources.
Rohan Young
Creative Team Lead chez Queensland Health

Quelle est la prochaine étape pour Queensland Health ?

En un an et demi, l’équipe de Queensland Health a doublé la taille de sa bibliothèque de ressources grâce à Bynder, dans le but de poursuivre cette trajectoire ascendante de productivité :

« Nous nous sommes fixé pour objectif de doubler la taille de notre bibliothèque de ressources chaque année. Les hôpitaux avec lesquels nous partageons nos ressources sont heureux de partager également leurs propres ressources pour les intégrer à Bynder. Elle se développe donc beaucoup plus rapidement qu’avec notre seule contribution. Elle s’est transformée en un formidable outil de collaboration et de partage. »

Avec une telle collaboration dans l’espace numérique, combinée à un réseau croissant d’intervenants externes, Queensland Health envisage également d’utiliser le module Brand Guidelines (charte graphique) de Bynder et les outils d’automatisation créative pour centraliser et accélérer les autres étapes du cycle de vie du contenu.

Bynder nous a en fait permis de nous rapprocher d’un grand nombre de nos clients, car ils voient la valeur ajoutée qu’il apporte, et disent même : ‘Eh, on peut partager une partie de nos documents avec vous ?’ Cela va aider plus d’hôpitaux à l’avenir. C’est donc devenu une belle communauté d’échanges mutuels de ressources à fort impact.
Rohan Young
Creative Team Lead chez Queensland Health