5 signes que gérer vos contenus via des dossiers ne suffit plus, et comment y remédier ?

Vous êtes sans doute déjà tombé sur un message du type :

« Est-ce que quelqu’un peut m’envoyer la dernière version du logo ? »

Typiquement, il se passe que trois fichiers différents sont partagés : l’un via SharePoint, un autre issu de Google Drive et encore un autre depuis un dossier local sur l’ordinateur de votre collègue, téléchargé depuis le dossier d’une campagne datant d’il y a six mois.

Et personne ne sait vraiment quelle version a été validée. Mais bon, votre deadline est dans deux heures, alors il faut avancer.

Si votre équipe marketing gère encore les éléments de contenu et autres assets de marque via des drives, des dossiers, des échanges d’e-mails et des liens de partage de fichiers, le scénario plus haut a probablement fait écho. Et c’est sans doute le signe que vos besoins dépassent les capacités de votre setup.

Les plateformes de stockage partagé comme Dropbox, SharePoint, Google Drive et Box servent à stocker et à partager des fichiers. Mais elles ne sont pas conçues pour prendre en charge des opérations de marketing à grande échelle.

Face à la multiplication des contenus, des canaux et des acteurs impliqués, on se rend compte que le problème n’est pas lié au stockage, mais plutôt à la gouvernance, à la facilité d’identification des fichiers, à la cohérence de marque et à la capacité de diffuser systématiquement les bons contenus au bon endroit,

Vous trouverez ci-dessous cinq signes clairs que votre système de stockage partagé ne tient plus le rythme face à vos opérations de marque.

1. Vos équipes perdent du temps à chercher les bons fichiers

Si vous passez plus de temps à essayer de trouver un fichier qu’à l’utiliser une fois trouvé, c’est que votre système de stockage est devenu contreproductif.

La plupart des équipes auront déjà été confrontées à certains des scénarios suivants :

• Des sous-dossiers rangés dans des dossiers eux-mêmes rangés dans des sous-dossiers
• Des noms de fichiers comme FINAL_v2_BONNE_VERSION.psd
• Des fichiers dupliqués par différentes équipes
• Des méthodes d’organisation différentes selon les designers, marketeurs et agences
• Du temps perdu à parcourir les conversations Teams, Slack ou e-mail à la recherche de pièces jointes

Ces désagréments peuvent sembler surmontables de prime abord, mais à mesure que votre bibliothèque de contenu s’élargit, il devient de plus en plus compliqué d’identifier et de réutiliser efficacement vos assets.

Les drives partagés offrent l’avantage de stocker les fichiers de manière sécurisée, mais trop souvent il faut savoir exactement où chercher pour trouver le fichier souhaité. Ces systèmes n’ont pas été conçus pour permettre l’identification et la réutilisation dans le cadre des opérations de contenu, ni pour en faciliter la gouvernance à l’échelle d’une entreprise en pleine expansion.

Cela devient d’autant plus difficile lorsque vos équipes gèrent plusieurs régions et marchés, des variantes de campagnes et formats supplémentaires, des catalogues de produits toujours plus larges et de vastes réseaux d’acteurs externes.

Résultat, il arrive souvent que la quête des fichiers souhaités soit tout bonnement abandonnée, au profit de la création à l’identique d’assets qui existent déjà, quelque part. Les opérations sont dupliquées, le contenu perd en cohérence et les coûts de production additionnels finissent par s’accumuler.

2. Des assets obsolètes et non validés sont publiés quand même

S’il arrive que vous envoyiez une mauvaise version d’un fichier, alors c’est certain : les opérations de votre équipe sont devenues trop lourdes pour le système de stockage partagé en place. Un logo ancien s’est glissé dans une campagne récente ? Une image produit expirée a été réutilisée ? Une équipe régionale a repris des templates non actualisés pour l’un de ses derniers lancements ?

Généralement, ce n’est pas une question de négligence. Le problème, c’est qu’il n’existe pas de système clair qui permette de déterminer les assets approuvés, actualisés, utilisables ou conformes.

Dès lors que le contrôle des versions et le statut de validation ne sont pas gérés de manière structurée, l’incohérence de la marque se propage à l’échelle des campagnes, des régions, des canaux et des partenaires externes.

Et plus votre entreprise produit du contenu, plus la tâche est ardue. À défaut d’avoir un système de gouvernance centralisée, les équipes se retrouvent souvent à devoir gérer :

• Plusieurs copies du même asset 
• Différentes versions de logo utilisées par différentes régions 
• Des images sous licence expirées 
• Des supports de campagne obsolètes 
• Des contenus dupliqués, avec des métadonnées divergentes

À force, même les équipes marketing les plus chevronnées peinent à garantir une cohérence suffisante. L’infrastructure sous-jacente n’est tout simplement pas adaptée à des opérations de contenu gouvernées.

3. Votre processus de validation se fait toujours par échanges d’e-mails

Lorsque la validation d’assets passe par des conversations électroniques et un suivi manuel, les délais s'allongent rapidement. 

Si votre workflow de contenu implique d’envoyer des e-mails ou messages dans Teams ou Slack, de laisser des commentaires dans des documents partagés et dans les outils de création, le processus devient compliqué à suivre.

Résultat : les équipes créatives et marketing doivent jongler avec : 

• Des versions de feedback discordantes 
• Des validations manquantes 
• Peu de visibilité sur les personnes responsables des fichiers 
• Des rounds de vérifications inutiles 
• Des commentaires éparpillés au sein d’une multitude de versions de documents

Les équipes créatives passent trop de temps à obtenir des validations avant de pouvoir enfin faire passer les projets en phase suivante. Les équipes marketing, quant à elles, attendent le feu vert, ce qui repousse les échéances de lancement.

Ce n’est pas de la mauvaise organisation ; le problème, c’est que les plateformes de stockage partagé n’ont pas les fonctionnalités nécessaires pour gérer des workflows de contenu structurés à toutes les étapes.

À terme, ces blocages opérationnels se répercutent sur les délais de lancements de campagnes, la productivité des équipes et pénalisent l'ensemble de la production de contenu. 

4. Vos partenaires externes vous demandent souvent de leur renvoyer des fichiers

Si les agences, freelances, revendeurs ou équipes régionales avec lesquels vous travaillez demandent souvent à recevoir des assets que vous avez déjà communiqués par le passé, il y a un problème opérationnel sous-jacent.

Les drives partagés stockent vos fichiers, mais n’ont généralement pas les capacités fonctionnelles pour offrir un accès contrôlé et fiable à un écosystème de contenu plus large. Impossible dans ces conditions de trouver ce dont on a besoin et garantir les droits d'accès. Les équipes sont frustrées, car elles doivent composer avec des liens expirés, des méthodes d’organisation des dossiers chaotiques et des niveaux d’autorisations inadaptés, en plus de devoir repêcher des pièces jointes dans des e-mails.

Toutes ces inefficiences donnent aux équipes l’impression d’être des intermédiaires permanents, qui perdent leur temps à renvoyer des logos, à repartager des éléments de campagne, à gérer les accès manuellement et à vérifier quelles versions ont été validées.

Individuellement, toutes ces tâches n’ont rien d’insurmontable, mais cumulées, elles dévorent du temps opérationnel qui serait mieux investi dans des fonctions créatives et stratégiques à plus forte valeur ajoutée.

Si l’entreprise est en expansion, ces difficultés vont devenir de plus en plus compliquées à gérer, puisque le contenu n’est plus au service d’une seule équipe. Il doit être à disposition – simultanément – de revendeurs, de détaillants, d’agences, d’équipes régionales et d’e-commerce, et de partenaires externes.

Cela demande bien plus que du simple stockage : il faut de la gouvernance, des autorisations claires, de la visibilité et une distribution contrôlée. 

5. Vous peinez à répondre à la demande en matière de contenu

Votre équipe produit plus de campagnes, de formats et de variantes de contenu que jamais auparavant, mais votre infrastructure est restée la même ? Alors c’est que la complexité de cette intensification des opérations est en train d’être absorbée par une charge manuelle supplémentaire. Une gestion plus efficace est nécessaire.

La plupart des équipes qui augmentent leurs opérations de contenu auront remarqué que :

• Les lancements de campagnes mettent plus de temps que prévu
• Les mêmes assets existent en cinq versions différentes dans différents dossiers 
• Chaque nouveau canal ou marché engendre un nouveau round de reformatage 
• Personne ne sait vraiment quels assets performent, ni lesquels ont été réutilisés 
• La gestion de contenu fait perdre du temps qui serait mieux employé à créer

Ces tendances s’accentuent lorsqu’il s’agit de gagner de nouveaux marchés, d’ouvrir de nouveaux canaux ou d’impliquer davantage de partenaires externes dans leurs opérations de contenu. Chaque nouveau facteur ajoute une couche de complexité opérationnelle qu’un système par dossiers et liens de partage de fichiers n’est tout simplement pas capable de prendre en charge.

Résultat : les équipes passent plus de temps à gérer les contenus qu’à en maximiser leur impact. Et c’est un signe net et précis que votre infrastructure actuelle a atteint ses limites.

Sur un sujet similaire : comparez côte à côte drive partagé vs plateforme de DAM. 

L’heure du bilan (et solutions proposées)

Si votre entreprise se heurte à une ou plusieurs des difficultés décrites plus haut, alors vos besoins sont sans doute trop complexes pour poursuivre vos opérations  marketing avec un système de stockage partagé.

La solution à ce problème porte un nom : le Digital Asset Management (DAM). Les plateformes de DAM sont conçues expressément pour aider les entreprises à gérer, gouverner, identifier, diffuser et optimiser les contenus, à toutes les étapes.

Contrairement aux outils de stockage ordinaires, les plateformes de DAM modernes sont développées spécialement pour les opérations marketing et le brand management. Elles offrent :

• Une  gouvernance centralisée 
• Des processus de validation et des workflows structurés 
• Une diffusion des assets maîtrisée 
• Des fonctionnalités de recherche et d’identification enrichies par l’IA

Les solutions de DAM modernes permettent aussi de réduire la friction opérationnelle en facilitant l’identification, la réutilisation, l’adaptation et la diffusion des contenus par différentes équipes, sur les canaux et au sein des régions. Pour de nombreuses entreprises, leur outil de DAM devient un véritable socle opérationnel qui leur permet d’améliorer la production de contenu et la gestion de la marque de manière durable.

Prenons l'exemple de Lucid Motors. Grâce à Bynder, l'entreprise a libéré 70 % du temps de travail hebdomadaire de son DAM Manager, en optimisant la gestion, la découverte et la gouvernance du contenu entre les équipes.

À lire aussi : Qu’est-ce que le Digital Asset Management (DAM) ?

Le stockage partagé est une affaire de fichiers. Les équipes marketing nouvelle génération ont des besoins plus complexes.

Les processus liés au contenu se complexifient ; difficile de fermer les yeux sur l’écart qui se creuse entre les capacités d’outils de stockage et les besoins autour d’opérations de contenu en expansion. La bonne nouvelle, c’est que les équipes qui se heurtent à ces obstacles ne sont pas « en échec ». C’est simplement qu’elles sont arrivées à un stade où les dossiers, les liens et les drives partagés ne suffisent plus à accompagner la façon dont les équipes marketing modernes doivent travailler. 

Pour aller plus loin, lisez notre guide Vos contenus méritent bien plus qu’un simple stockage cloud.

Il aborde les questions suivantes :

• Qu’est-ce que les équipes gagnent à aller plus loin que le stockage partagé ?
• Quels sont les avantages du DAM en matière de gouvernance et d’opérations de contenu ?
• Pourquoi les marques modernes méritent-elles mieux qu’un système de dossiers et de partage de fichiers ?
• En quoi consiste concrètement une infrastructure de contenu évolutive ?

Téléchargez le guide pour découvrir comment le DAM soutient  des opérations de contenu à grande échelle.