Transition d’un drive partagé vers un DAM : ce qui change pour vos équipes

Ça fait quelque temps que vous avez remarqué que :

• Votre drive partagé fonctionne encore d’un point de vue technique, mais l’organisation des contenus qu’il héberge représente une véritable charge de travail.
• Votre équipe passe bien trop longtemps à chercher des fichiers.
• Il y a toujours un délai le temps que la personne responsable confirme quelle version de fichier est la bonne.
• Le feedback et les validations passent par une multitude d’outils et de systèmes.
• Chaque fois qu’une agence ou une équipe régionale a besoin d’un fichier, les boîtes e-mail se remplissent…

Au fond, vous savez qu’il vous faudrait une autre solution, mais savoir pourquoi votre solution de stockage partagé ne suffit plus ne veut pas forcément dire que vous savez où vous orienter pour résoudre le problème.

Alors, qu’est-ce qui change vraiment lorsque vos équipes adoptent une plateforme de Digital Asset Management (DAM) ?

Ce n’est pas juste l’interface d’hébergement de vos fichiers qui change, mais bien de nombreux aspects qui accaparent aujourd’hui le temps de votre équipe, créent des incertitudes et ralentissent les opérations.

Dans cet article, nous vous expliquerons ce qu’implique une transition vers une plateforme de DAM pour des équipes qui n’arrivent plus à avancer avec un système basé sur le stockage partagé.

Principaux points de l’article

• Abandonner son système de stockage partagé au profit d’un outil de DAM n’implique pas simplement de changer le lieu de stockage des fichiers, mais une véritable transformation de la manière dont les équipes identifient, gèrent, valident et diffusent les contenus.
• L’amélioration des fonctionnalités de recherche, des métadonnées et de la gouvernance permet aux équipes de trouver les fichiers nécessaires plus vite et de les utiliser avec une plus grande certitude qu’il s’agit de la bonne version.
• Les workflows connectés offrent aux équipes une meilleure visibilité sur le feedback, les validations et le statut des contenus dans la chaîne de production.
• L’accès aux contenus en libre-service, l’automatisation ainsi que des fonctionnalités enrichies par l’IA permettent aux équipes de tirer de meilleurs résultats à partir de fichiers existants réutilisés sur différents canaux et auprès de différents publics et marchés.

1 – Vous n’aurez plus jamais à faire le tour de la terre pour retrouver un fichier

Avant : Il vous faut la dernière version d’un visuel de campagne. Vous savez qu’il existe, mais comment le retrouver ?

Vous ouvrez le dossier de campagne, puis celui de la campagne de l’année précédente. Vous remarquez ensuite un dossier intitulé « Validé ». Et vous voilà avec huit fichiers différents, dont les noms se ressemblent.

Vous finissez par contacter la personne qui a créé le fichier à la l’origine. Elle est en réunion. À la place, un collègue vous envoie une version qu’il a enregistrée sur son bureau il y a six mois.

Une heure plus tard, vous avez enfin ce dont vous avez besoin, mais vous ne savez pas pour autant s’il s’agit d’une version validée et actualisée.

Même le drive partagé le mieux organisé au monde a ses limites. À mesure que votre bibliothèque de fichiers s’élargit, rechercher par nom de dossier ou de fichier ne vous mènera pas bien loin. Et puis en termes de risques, utiliser une version non validée, recréer un fichier introuvable ou recommencer un processus de validation n’a pas pour seule conséquence une perte de temps.

Après : Retrouver des fichiers devient l’un des aspects les plus simples du processus.

Votre équipe n’a plus besoin de se souvenir du nom des fichiers ni de comprendre l’organisation par dossier de différents collègues. Il lui suffit de chercher à partir d’informations concrètes.

Les métadonnées et la taxonomie configurées au sein d’un DAM confèrent au contenu des éléments de contexte précieux. Des fonctionnalités enrichies par l’IA telles que la recherche à partir de texte à l’intérieur d’images ainsi que la recherche en langage naturel peuvent aider les équipes à identifier les fichiers plus rapidement. Et enfin, le tagging automatisé réduit les tâches manuelles nécessaires pour entretenir un répertoire bien ordonné.

Le plus important dans tout ça, c’est que la version sur laquelle les membres de l’équipe vont tomber sera la bonne.

L’accès à de meilleurs outils de recherche réduit également la charge mentale : où se trouve tel ou tel fichier ? S’agit-il de la bonne version ? À qui demander ?

Cherchez, trouvez et optimisez votre productivité en passant moins de temps à essayer d’identifier des contenus et plus de temps à les exploiter.

À lire aussi : vous ne savez pas si votre équipe est prête à faire la transition ? Trouvez vos réponses en effectuant une auto-évaluation.

2 – Vous pouvez faire confiance aux fichiers que vous trouvez

Avant : Identifier le fichier dont vous avez besoin est une chose. Mais ce n’est que la moitié du travail.

D’autres questions se posent : s’agit-il de la dernière version ? Les droits d’usage sont-ils encore en cours de validité ? Le fichier a-t-il été validé par l’équipe juridique ? Nos agences peuvent-elles l’utiliser dans le cadre d’une nouvelle campagne ?

Si, pour trouver réponse à ces questions, vous devez demander à quelqu’un, ouvrir une feuille de calcul, parcourir des échanges d’e-mails ou explorer des dossiers en local, un degré d’incertitude continuera de régner.

Quelqu’un saura bien répondre à votre question, mais identifier cette personne est en soi un travail laborieux. De plus, dès lors que vous avez différentes équipes qui téléchargent différentes versions d’un même fichier, la cohérence de la marque en pâtit.

Après : Chaque fichier est assorti de plein d’informations utiles

Historique de versions, état de validation, droits d’utilisation et autres informations importantes sont associés à l’asset au sein de la plateforme de DAM. Elles ne sont plus éparpillées au sein de différents systèmes.

Votre solution de DAM devient votre unique système de référence pour l’ensemble de vos éléments de contenu digitaux ; les personnes qui s’y rendent savent que le contenu qu’elles y trouveront est fiable.

Ce modèle de gouvernance augmente l’autonomie et la certitude des équipes sans pour autant que les fichiers soient plus difficiles d’accès. Vos équipes sauront que les fichiers qu’elles cherchent sont des versions actualisées, validées et pertinentes, sans avoir à consulter qui que ce soit.

Résultat : une meilleure cohérence de marque à grande échelle, quand bien même de plus en plus de personnes accèdent à vos contenus et les utilisent.

La gouvernance permet ainsi à vos équipes de simplement faire leur travail plutôt que de devoir endosser le rôle annexe de surveillant. De façon générale, tout le monde passe moins de temps à poser des questions et plus de temps à effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3 – Les fichiers sont examinés et validés en temps opportun

Avant : La première version d’un fichier est prête, mais vous devez la faire passer en revue par plusieurs personnes, recevoir leurs commentaires, puis faire valider la version finale.

Vous recevez du feedback dans des échanges d’e-mails, via Slack, mais aussi sous forme de commentaires dans le document d’origine.

La toute dernière version attend la validation finale, mais personne ne se souvient si la personne responsable de cette validation finale a parcouru le fichier. De même que personne ne sait vraiment si tous les éléments de feedback envoyés via différents canaux ont été pris en compte.

Pendant que l’équipe créative mène l’enquête, l’équipe marketing attend encore et encore. Et l’échéance se rapproche.

Prises individuellement, ces étapes ne sont pas difficiles à gérer. Là où ça coince, c’est lorsqu’il s’agit de les regrouper à l’échelle d’outils et de systèmes qui sont cloisonnés.

Après : L’intégralité du processus est plus facile à suivre.

Avec des workflows précis ainsi qu’une visibilité sur les processus au sein du DAM, les briefings, le feedback, les modifications et les validations restent toujours associés aux contenus sur lesquels vous travaillez. Chacun peut consulter l’état d’un projet ainsi que les étapes qu’il reste à faire, sans avoir à se plonger dans des e-mails et autres messages.

Résultat : moins de risque que certains commentaires passent à la trappe et moins de temps passé à relancer les gens.

Les contenus suivent désormais un processus plus clair, de la création jusqu’à la validation, et vos équipes peuvent alors passer plus de temps à faire avancer les choses plutôt qu’à gérer les processus sous-jacents.

4 – Vous exploiterez mieux chaque asset

Avant : Voilà votre fichier validé et prêt à l’emploi, mais il reste encore tant à faire.

Il doit désormais être diffusé sur votre site web, vos réseaux sociaux et plateformes d’e-commerce, et auprès de vos équipes régionales et des agences, freelances et partenaires avec qui vous collaborez.

L’un des freelances qui travaillent sur la diffusion sur vos réseaux sociaux vous envoie un e-mail pour vous demander un fichier dont vous savez que vous l’avez déjà transmis. Entre-temps, un de vos collègues vous demande le fichier dans un autre format pour pouvoir l’utiliser dans le cadre d’une campagne publicitaire. Et enfin, un de vos partenaires a téléchargé une ancienne version en local et continue de l’utiliser même si la version actualisée est désormais disponible.

Votre équipe fait bien plus que simplement créer du contenu : elle le prépare, l’adapte, l’envoie, et le vérifie. Plus vous avez de canaux et d’acteurs externes impliqués, plus le volume de travail est important.

Après : Les contenus validés peuvent être diffusés au-delà de vos équipes internes sans en perdre ni la maîtrise ni le contexte.

Les agences, freelances, partenaires, équipes régionales et autres acteurs externes peuvent désormais se servir en toute autonomie pour trouver les versions précises des fichiers dont ils ont besoin, en suivant les directives créées par votre équipe au sein du DAM. De plus, l’actualisation centralisée évite d’avoir à garder une trace de ce que vous avez déjà partagé.

Il devient plus facile d’adapter et de personnaliser les contenus à grande échelle pour différents canaux, publics et marchés à l’aide d’outils enrichis par l’IA et d’agents IA intégrés à la plateforme de DAM.

Les équipes peuvent automatiser la diffusion de contenu optimisé sur l’ensemble de vos canaux, ce qui permet de faire en sorte que les bons fichiers sont diffusés sur les bons points de contact, au bon format. L’automatisation peut également s’appliquer aux workflows répétitifs, comme la création dynamique de variations d’un même fichier (plan de coupe, taille, etc.).

Résultat : vous tirez plus de valeur des contenus ayant déjà fait l’objet d’investissements de votre part. Aussi, les fichiers peuvent être mieux exploités à l’échelle de vos canaux et campagnes, les équipes passent moins de temps à effectuer les tâches de production répétitives et votre entreprise peut étendre la production sans recruter de nouvelles personnes.

À lire aussi : si vous n’avez pas encore conclu que votre drive partagé a atteint ses limites, notre guide, Le DAM : bien plus qu’un stockage cloud pour vos équipes, explique en quoi utiliser une plateforme de DAM change la donne, et si vos besoins sont tels que vous devriez songer à adopter ce type d’outil.

De la gestion de fichiers à la gestion de leur impact

La plus grande différence entre un système basé sur le stockage partagé et un système de DAM devient particulièrement tangible lorsque vous réalisez toutes les opérations que vos équipes n’ont plus à effectuer.

Plus besoin de se souvenir exactement où sont rangés les fichiers, ni de demander si chaque fichier a été validé, ni de renvoyer, de retravailler, ou de relancer manuellement à chaque fois qu’un nouvel acteur est impliqué dans le workflow.

Mis bout à bout, ces petits changements font la différence. Par exemple, Lucid Motors a pu dégager 70 % du temps de travail hebdomadaire de son responsable DAM suite à l’adoption de Bynder, tout en augmentant la productivité.

Voilà ce à quoi vous pouvez vous attendre en vous écartant de votre système de stockage partagé. Passez moins de temps à gérer les contenus et plus de temps à créer de l’impact.

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