Vom Cloud-Speicher zu DAM: Das verändert sich für Ihr Team

Wahrscheinlich kommen Ihnen die folgenden Probleme bekannt vor:

• Ihr gemeinsamer Dateispeicher funktioniert zwar noch, aber Ihre Teams können den Content kaum noch bewältigen.
• Ihr Team verbringt zu viel Zeit mit der Suche nach Dateien.
• Es dauert zu lange, bis jemand bestätigt, welche Version freigegeben ist.
• Feedback und Freigaben verteilen sich über verschiedene Tools und Systeme.
• Jedes Mal, wenn eine Agentur oder ein regionales Team ein Asset benötigt, landet eine weitere Anfrage nach der richtigen Version im Posteingang.

Sie wissen, dass sich etwas ändern muss. Aber zu verstehen, warum ein Cloud-Speicher an seine Grenzen stößt, und zu wissen, was mit einem DAM alles möglich ist, sind zwei verschiedene Dinge.

Also, was ändert sich denn nun konkret, wenn Ihre Teams auf eine Digital Asset Management (DAM)-Plattform umsteigen?

Der Unterschied zeigt sich nicht nur darin, wo Ihre Inhalte gespeichert sind. Er macht sich vor allem im Arbeitsalltag bemerkbar: bei den Aufgaben, die aktuell noch viel Zeit in Anspruch nehmen, für Unsicherheit sorgen und Abläufe ausbremsen.

In diesem Blogpost erfahren Sie, welche Vorteile ein DAM für Ihr Team bietet und wie es Ihre Arbeitsweise verbessern kann, wenn Ihr aktueller Cloud-Speicher an seine Grenzen stößt.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Bei einem DAM geht es um mehr als reinen Speicherplatz; Ihre Teams können Inhalte besser finden, verwalten, freigeben und veröffentlichen.
• Dank leistungsstarker Suche, strukturierter Metadaten und klarer Governance finden Ihre Teams die richtigen Assets schneller und setzen sie gezielt ein.
• Verknüpfte Workflows verschaffen Ihren Teams während des Content-Prozesses einen besseren Überblick über Feedback, Freigaben und den Status von Inhalten.
• Zugriff im Self-Service, Automatisierung und KI-gestützte Funktionen helfen Ihren Teams dabei, bereits vorhandene Assets für verschiedene Kanäle, Zielgruppen und Märkte optimal zu nutzen.

1 - Sie müssen nicht mehr überall nach den richtigen Dateien suchen

Vorher: Sie benötigen die neueste Version eines Kampagnenbildes. Sie wissen, dass es irgendwo existiert, können es aber nicht finden.

Zuerst sehen Sie im Kampagnenordner nach. Nichts. Dann im Ordner aus dem letzten Jahr. Keine Chance. Dann im Ordner, der als ‘freigegeben’ gekennzeichnet ist. Wieder kein Glück. Und eine Suchanfrage ergibt acht verschiedene Dateien mit ähnlichen Namen.

Irgendwann kontaktieren Sie die Person, die die Datei ursprünglich erstellt hat. Sie ist in einem Meeting. Ein Kollege hat mitbekommen, dass Sie nach einer bestimmten Datei suchen, und schickt Ihnen eine Version, die er vor sechs Monaten auf seinem Desktop abgelegt hat.

Eine Stunde später finden Sie endlich das richtige Asset, aber Sie sind sich nicht zu 100 % sicher, dass es auch tatsächlich die aktuelle, freigegebene Version ist.

Ganz egal, wie gut Ihr gemeinsamer Cloud-Speicher organisiert ist: Sobald Ihre Content-Bibliothek stark wächst, reicht es nicht mehr aus, einfach nur nach Ordnern und Dateinamen zu suchen. Außerdem sind die Konsequenzen wesentlich größer als ein paar zusätzliche Minuten Arbeit, falls eine ungenehmigte Version in Umlauf gerät, Assets neu erstellt werden müssen oder ein neuer Freigabeprozess stattfindet.

Nachher: Content zu finden ist so leicht wie nie zuvor.

Ab jetzt kann Ihr Team einfach mit bereits bekannten Informationen nach einem Asset suchen, statt sich Dateinamen zu merken oder sich durch komplizierte Ordnerstrukturen zu quälen.

Mit strukturierten Metadaten und einer durchdachten Taxonomie schaffen Sie im DAM den nötigen Kontext für Ihre Inhalte. KI-gestützte Funktionen wie Text-in-Image Search und Natural Language Search helfen Ihnen dabei, die passenden Assets schneller zu finden. Automatisches Tagging reduziert den manuellen Aufwand und erleichtert die Verwaltung wachsender Asset-Bibliotheken.

Noch wichtiger: Ihre Teams finden immer genau die richtige Version.

Eine leistungsstarke Suche spart Ihrem Team Zeit und gibt Sicherheit: Es weiß sofort, wo die richtige Datei liegt, welche Version aktuell ist und wo es die benötigten Informationen findet.

Sie suchen. Sie finden. Sie können ohne Unterbrechung weiterarbeiten und sind produktiver, da Sie mehr Zeit damit verbringen, die Inhalte auch tatsächlich einzusetzen, statt stundenlang danach zu suchen.

Auch interessant: Sie sind sich nicht sicher, ob sich ein Wechsel für Ihr Team lohnt? Dann führen Sie unser kurzes Self-Assessment durch. 

2 - Sie können sich auf die gefundenen Inhalte verlassen

Vorher: Das richtige Asset zu finden, ist nur der erste Schritt.

Sobald Sie die benötigte Datei gefunden haben, kommen immer wieder dieselben Fragen auf: Ist das wirklich die aktuellste Version? Sind die Nutzungsrechte noch gültig? Hat die Rechtsabteilung die Datei freigegeben? Kann unsere Agentur sie für eine neue Kampagne verwenden?

Wenn die Antworten darauf in den Köpfen einzelner Mitarbeiter, in Tabellen, in E-Mail-Verläufen oder in lokalen Ordnern verstreut sind, bleibt bei jedem Asset eine gewisse Unsicherheit.

Meist kennt irgendjemand die Antwort. Doch diese Person muss erst einmal ausfindig gemacht werden. Und wenn verschiedene Teams im Laufe der Zeit unterschiedliche Versionen desselben Assets herunterladen, wird eine einheitliche Markenpräsenz unnötig kompliziert.

Nachher: Jede Datei liefert Antworten auf Ihre Fragen.

In einem DAM sind Versionsverlauf, Freigabestatus, Nutzungsrechte und andere wichtige Informationen direkt mit dem jeweiligen Asset verknüpft. Die relevanten Daten sind nicht mehr über verschiedene Orte verstreut.

Damit wird das DAM zur zentralen Informationsquelle für Ihre digitalen Assets. Alle wissen, wo sich die aktuellsten Inhalte befinden.

Klare Regeln und Prozesse geben Ihren Teams mehr Sicherheit und Eigenständigkeit, ohne den Zugriff auf Dateien und Assets unnötig zu erschweren. Ihre Teams sehen auf einen Blick, ob die gewünschten Assets aktuell, freigegeben und für ihren jeweiligen Zweck geeignet sind. Rückfragen bei anderen sind nicht mehr nötig.

So sorgen Sie auch bei einem wachsenden Unternehmen und größeren Teams für eine einheitliche Markenpräsenz.

Governance unterstützt Ihre Teams dabei, ihre Aufgaben selbstständig zu erledigen, statt sie mit zusätzlichen Kontrollen auszubremsen. So verbringen alle weniger Zeit mit Rückfragen und mehr Zeit mit wertschöpfender Arbeit.

3 - Reviews und Freigaben bleiben im Zeitplan

Vorher: Die erste Version eines Assets ist fertig. Jetzt müssen mehrere Personen die Datei prüfen, Feedback geben und die finale Version freigeben.

Sie erhalten einen Teil des Feedbacks über eine E-Mail, einen anderen Teil über die Slack-Nachricht einer Kollegin und ein dritter Reviewer hat in einem Dokument zahlreiche Kommentare hinterlassen.

Schließlich wartet die aktuelle Version auf die finale Freigabe. Doch niemand weiß genau, ob die zuständige Person sie bereits gesehen hat. Und niemand kann sicher sagen, ob wirklich alle verstreuten Feedbacks bereits eingearbeitet wurden.

Das Kreativteam hakt nach, während das Marketingteam wartet. Und die Deadline rückt immer näher.

Die einzelnen Schritte sind für sich genommen kein Problem. Der Aufwand entsteht dadurch, dass Ihr Team sie über mehrere isolierte Tools und Systeme hinweg zusammenführen muss.

Nachher: Der gesamte Prozess wird übersichtlicher.

Mit klaren Workflows und transparenten DAM-Prozessen bleiben Briefings, Feedback, Änderungen und Freigaben direkt mit den jeweiligen Inhalten verknüpft. Alle können den aktuellen Stand und die nächsten Schritte einsehen, ohne sich durch unzählige E-Mails und Nachrichten arbeiten zu müssen.

So bleiben Feedback und Kommentare nachvollziehbar, während Ihr Team weniger Zeit mit Rückfragen verbringt.

Inhalte können nun von der Erstellung bis zur Freigabe klar nachverfolgt werden – und Ihr Team kann sich darauf konzentrieren, Projekte voranzubringen, statt den Prozess dahinter zu koordinieren.

4 - Sie holen mehr aus jedem Asset heraus

Vorher: Ihr Asset ist freigegeben und kann veröffentlicht werden, aber es gibt noch einiges zu tun.

Jetzt müssen die Inhalte ihren Weg auf Ihre Website, Social-Media-Kanäle, E-Commerce-Plattformen und zu regionalen Teams, Agenturen, Freelancern und Partnern finden.

Ein Freelancer, der Ihre Social-Media-Kanäle betreut, schreibt Ihnen und bittet um eine Datei, die Sie bereits geschickt haben. Gleichzeitig benötigt jemand aus Ihrem Team ein anderes Format für eine Werbekampagne. Und ein Partner hat eine ältere Version des Assets lokal gespeichert und verwendet sie weiterhin, obwohl es bereits eine neue Version gibt.

Ihr Team erstellt also nicht nur Inhalte, sondern muss sie immer wieder aufbereiten, anpassen, verschicken und kontrollieren. Und je mehr Kanäle und Beteiligte Sie mit Inhalten versorgen, desto größer wird der Aufwand. 

Nachher: Teilen Sie freigegebene Inhalte sicher mit externen Partnern, ohne den Überblick über wichtige Informationen zu verlieren.

Ihre Agenturen, Freelancer, Partner, regionalen Teams und andere externe Beteiligte können über die von Ihrem Team im DAM erstellten, klar geregelten Content Experiences selbst auf die passenden Assets zugreifen. Zentrale Updates sorgen dafür, dass bereits geteilte Inhalte automatisch aktuell bleiben.

Mit den im DAM integrierten KI-gestützten Tools und KI-Agenten können Sie Ihre Inhalte einfacher für verschiedene Kanäle, Zielgruppen oder Märkte anpassen und personalisieren. So lassen sich auch umfangreiche Änderungen schnell umsetzen.

Automatisieren Sie die Ausspielung optimierter Inhalte über verschiedene Kanäle und stellen Sie sicher, dass jeder Touchpoint Assets im richtigen Format erhält. Sie können auch wiederkehrende Aufgaben wie das Erstellen verschiedener Bildausschnitte, Größen und Varianten automatisieren.

Das Ergebnis: Sie holen mehr aus Ihren bereits erstellten Inhalten heraus. Assets lassen sich vielseitiger über Kanäle und Kampagnen einsetzen, Teams verbringen weniger Zeit mit wiederkehrenden Produktionsaufgaben und Ihr Unternehmen kann mehr erreichen, ohne dass der Produktionsaufwand steigt.

Auch interessant: Sie fragen sich weiterhin, ob Ihr gemeinsamer Cloud-Speicher an seine Grenzen stößt? Unser Leitfaden Cloud-Speicher ist für Dateien, nicht für Marken zeigt, was ein DAM anders macht und wann sich ein Wechsel lohnt.

Von der Dateiverwaltung zu messbarem Erfolg

Der größte Unterschied zwischen einem gemeinsamen Cloud-Speicher und einem DAM wird deutlich, wenn Sie sich vor Augen führen, was Ihr Team nicht mehr erledigen muss.

Ihr Team muss sich zum Beispiel nicht mehr merken, wo genau welche Inhalte liegen. Es muss nicht mehr prüfen, ob jede Datei vollständig freigegeben ist. Und es muss Inhalte nicht jedes Mal erneut verschicken, bearbeiten oder nachverfolgen, sobald ein neuer Beteiligter in den Prozess einsteigt.

Diese kleinen Veränderungen summieren sich. So konnte etwa der DAM-Manager von Lucid Motors 70 % seines wöchentlichen Arbeitsaufwands einsparen, nachdem das Unternehmen Bynder eingeführt hatte.

Genau hier wird deutlich, warum ein DAM besser ist als ein Cloud-Speicher: Sie verbringen weniger Zeit damit, Inhalte zu verwalten, und mehr Zeit damit, sie optimal einzusetzen.

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