LEITFADEN DAM für Digital Experience

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Wie Knight Frank Marketingsausgaben berechnet, Content-Anfragen nachverfolgt und Bynders Creative Workflow als Entscheidungshilfe nutzt

Knight Frank
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Knight Frank ist ein international tätiges Immobilienunternehmen mit Sitz in London. Es wurde 1896 gegründet. Heute hat das Unternehmen mehr als 500 Büros in 60 Regionen und mehr als 19.000 Mitarbeitende. Knight Frank legt Wert auf langfristige Kundenbeziehungen und liefert personalisierte Expertise zu allen Bereichen des Immobiliengeschäfts auf allen wichtigen lokalen und weltweiten Märkten.

Im Laufe der Jahrzehnte haben sich enorm viele Inhalte angesammelt. Angesichts der ineffizienten internen Datenbanken fanden die Teams es immer frustrierender und zeitraubender, Inhalte zu suchen. War ein Inhalt einmal gefunden, stellte sich die Frage, ob dieser aktuell sowie in seinen Aussagen zutreffend und folglich für interne und externe Anwendungen geeignet war.

Knight Frank x Bynder: Highlights

Hintergrund
Die internationalen Immobilienberater von Knight Frank fanden es schwierig, digitale Inhalte aus Jahrzehnten sinnvoll zu speichern und zu organisieren. Noch schwieriger fanden sie es, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Datei zu finden, oder auch nur alle laufenden Marketing-Anfragen und -Abläufe im Blick zu behalten.

Herausforderung
Da es keine effiziente, leicht durchsuchbare Inhaltsdatenbank mit einem guten Anfrage-System gab, mussten die Teams sämtliche Anfragen aufwendig per E-Mail bearbeiten. Hinzu kam die Ungewissheit, ob man gerade die aktuellsten Dateien an der Hand hatte und ob die gefundenen Dateien überhaupt für einen bestimmten Zweck freigegeben waren.

Lösung
Knight Frank musste eine Möglichkeit finden, die Kreativ- und Marketingteams von der Last ständiger Anfragen im Zusammenhang mit Inhalten zu befreien. Mit Bynder können sie nun ihre besten und wertvollsten Inhalte auf einer einzigen, zentralen Plattform erstellen, speichern und verwalten. Von dort aus können Sie auch den Anfragevorgang optimieren.

Ergebnisse
Bynder hilft den Mitarbeitenden und Stakeholdern von Knight Frank, Zeit zu sparen und die Leistung zu verbessern. Knight Frank nutzt den Creative Workflow von Bynder für Inhaltsanfragen zur Zeiterfassung sowie zur Erfassung von Kosten und der Komplexität von Projekten. So entsteht Klarheit über die Marketingsausgaben. Inhalte werden schneller bereitgestellt und Daten, die für bestimmte Entscheidungen wichtig sind, sind sofort verfügbar.

Creative Workflow unterstützt bei vielen Entscheidungen – ob es nun um die Frage geht, ob neue Designer zur Unterstützung hinzugezogen werden sollten oder einfach nur um eine allgemeine Übersicht, wie hoch gerade die Arbeitsbelastung des Teams ist.
Bertie Milligan-Manby
Business Change and Operations Analyst

Situation

Die Marketingabteilung funktioniert wie eine Agentur innerhalb des Unternehmens. 468 interne und externe Benutzer müssen regelmäßig auf Inhalte zugreifen – diese sind tätig im Design, im Marketing oder in unterstützenden Funktionen. Sie benötigten dringend ein intelligentes Digital Asset Management, da das veraltete interne Filesharing nicht mehr funktionierte.

Ein zentralisiertes System musste her, um keine Zeit mehr mit der Bearbeitung der ständigen E-Mail-Anfragen nach Inhalten zu verschwenden, die täglich aus allen Unternehmensbereichen eingingen. Knight Frank suchte außerdem nach einer Möglichkeit, Abläufe effizienter zu gestalten sowie Kreativen und Marketingfachleuten mehr Spielraum und schnelleres Arbeiten zu ermöglichen.

Probleme + altes System

Knight Frank verwendete ein cloudbasiertes internes Dateisystem für seine digitalen Inhalte. 125 Jahre Geschichte und entsprechend viele Inhalte machten es schwer, ohne ein zentrales DAM immer die richtige Datei zu finden.

Darüber hinaus gingen auch neu erstellte Inhalte verloren, wenn sie irgendwo im Unternehmen überarbeitet wurden oder jemand neue Versionen erstellte.

Die Probleme wurden immer größer:

  • Kollegen aus dem gesamten Unternehmen sendeten enorm viele E-Mails mit Anfragen für neue Inhalte
  • Interne Teams verwendeten die falschen Inhaltselemente
  • Dokumente gingen verloren
  • Die Beteiligten waren sich unsicher, ob Markeninhalte für die interne oder externe Verwendung freigegeben waren
  • Kosten und zeitlicher Rahmen von Projekten blieben im Unklaren
  • Änderungen von Dokumenten wurden per E-Mail durchgegeben
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Lösung

Knight Frank suchte eine Möglichkeit, Inhalts-Anfragen teamübergreifend und unkompliziert zu verwalten.

Mit Bynder können die Kreativen und Marketingfachleute nun Inhalte für interne und externe Teams jederzeit unkompliziert anfragen, speichern und auffinden – was sämtliche Abläufe beschleunigt.

Das Creative Workflow-Modul hat Knight Frank geholfen, die Leistung der Teams zu verbessern sowie Marketingausgaben, Arbeitsbelastung und Ressourcenmanagement besser zu verstehen.management.

Stets alle Anfragen im Blick

Mit den zentralisierten Markenelementen und Guidelines müssen die Teams von Knight Frank keine aufwändige, zeitraubende E-Mail-Kommunikation mehr betreiben, wenn sie bestimmte Inhalte benötigen. Stattdessen verwenden Sie eines von mehreren Anfrageformularen im Creative Workflow-Modul. Dort sehen die zuständigen Führungskräfte dann, wie viele Anfragen gerade laufen und welche Teams vielleicht Unterstützung benötigen, um ihr Pensum zu bewältigen.

Genauere Informationen

Individuelle Team-Reports ermöglichen es Knight Frank, Abläufe und Fortschritte genau nachzuvollziehen, da die individuelle Arbeitsbelastung sowie der Projektfortschritt sichtbar werden. Das hilft, den zeitlichen und finanziellen Aufwand pro Projekt genauer zu verstehen und die Unternehmensleitung besser darüber zu informieren.

Marktübergreifendes Teilen von Best-Practices unterstützt weitere Expansion

Knight Frank will die Daten aus dem Bynder-Portal nutzen, um sein Marketing zu verbessern und effizienter zu werden.

Langfristiges Ziel ist es, auch externen Marketingteams etwa im Nahen Osten oder in Australien Zugriff auf das DAM und Creative Workflow zu gewähren, um weitere nützliche Anwendungen zu ermöglichen.

Knight Frank ist in 60 verschiedenen Regionen tätig, und es liegen bereits Anfragen der dortigen Teams vor, die nun auch das Bynder-System nutzen möchten. Die weltweite Verwendung von Bynder wird es uns ermöglichen, auch bei unseren vielen externen Teams die Abläufe zu vereinheitlichen.
Bertie Milligan-Manby
Business Change and Operations Analyst