LEITFADEN DAM für Digital Experience

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Bynder funktionierte großartig in Bezug auf das Management unserer Bilder, sodass wir uns letztendlich dazu entschieden, es auch für die Ablage und das Teilen unserer Videoinhalte zu nutzen.

Astrid Nap
Customer Strategy & Marketing Executive bei RAI
RAI Amsterdam
Rai image 1

90k

Gespeicherte Assets

0

Duplikate

30k

Geteilte Assets

RAI Amsterdam ist ein Konferenzcenter und Veranstaltungspartner in Amsterdam und bringt Menschen sowohl physisch als auch virtuell zusammen.

Das im Jahr 1893 gegründete RAI heißt 500+ internationale Veranstaltungen willkommen, die über 1,5 Millionen Besucher*innen jährlich anziehen. RAI organisiert 25+ Ausstellungen, inklusive Intertraffic, Greenwich und HISWA an Standorten wie den Niederlanden, China, den USA, Mexiko, der Türkei und Indonesien. RAIs Mission ist es dabei, Menschen durch bedeutsame Begegnungen zu inspirieren.

Vor Bynder fehlte dem RAI die Software und Struktur, um es den rund 400 Angestellten zu ermöglichen, Fotos, Videos und Marketingmaterial zu finden, zu managen und zu teilen. Nun sind alle Inhalte zentralisiert und für alle über das RAI Brand Portal verfügbar, um betriebliche Ineffizienz zu reduzieren und eine starke, schlüssige Markenbotschaft an den globalen Markt zu vermitteln.

Alle folgenden Zitate stammen von Customer Strategy & Marketing Executive Astrid Nap.

RAI Amsterdam musste über Jahre ohne ein Content Management System für unsere Bilder und visuelle Inhalte funktionieren. 60.000 Assets wurden auf einem Server gespeichert und nicht selten vielfach dupliziert. Es war unmöglich, die richtigen Inhalte pünktich hochzuladen, auf sie zuzugreifen und sie zu teilen.

Die Dringlichkeit für RAI

Vor Bynder mussten Angestellte ihr eigenes Ablagesystem nutzen, bei welchem die auf dem Server befindlichen Ordner genutzt wurden. Dies erschwerte das teamübergreifende Teilen der Assets wesentlich, speziell in Vertrieb und Marketing. Dateien wurden häufig in verschiedenen Ordnern abgelegt, was oft die Entstehung von Duplikaten zum Resultat hatte. Gelegentlich kam es auch vor, dass mehrere Fotoshootings gebucht wurden, einfach aus dem Grund, dass die Originale nicht gefunden oder mit den richtigen Leuten geteilt wurden.

Für verschiedene Gruppen der Organisation bestand Bedarf – von Marketern, Messeteams, Account Manager*innen bis zu Vertreter*innen der Unternehmensentwicklung – für ein neues System (und zugehörige Prozesse), um menschliche Fehler zu vermeiden, den Lebenszyklus der Inhalte zu beschleunigen und Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie Assets genutzt werden.

Rai image 2

Was brauchte Verbesserung?

Das Team realisierte, dass ein On-Premise-System zum Speichern der Assets ihre Zeit, Energie und finanziellen Mittel verschwendete. Die Angestellten arbeiteten in Silos – ein Team buchte so beispielsweise den Veranstaltungsort, während ein anderes Besucher*innen zu gewinnen versuchte, wobei die Zusammenarbeit minimal blieb.

In ein funktionsreiches, 100 % Cloud-basiertes DAM zu investieren, welches alle Dateitypen unterstützt, war der Schlüssel, um die Nutzung von mehr Assets voranzutreiben und so interne Kommunikation und Workflows zu optimieren.

Die Transformation mit Bynder

Bynder hilft RAI Amsterdam dabei, als vereintes Unternehmen zu agieren und zusammen mit der Gemeinde in Amsterdam „ein zentrales RAI“ zu werden.

Vor Bynder:

  • Assets wurden häufig dupliziert, was den Serverspeicher und die Leistung strapazierte
  • Auf dem Server gespeicherte Bilder wurden zusammen mit nicht Marketing und Branding bezogenen Dateien gespeichert
  • Es war unklar, welche Assets verfügbar und nutzbar waren und einige konnten nicht von allen Abteilungen abgerufen werden

Nach Bynder:

  • Jeder kann sicher sein, dass alle Assets im Brand Portal kommerziell genutzt werden können und auf dem aktuellen Stand sind
  • Alle Assets werden in das RAI Amsterdam Brand Portal geladen und können von dort aus abgerufen werden
  • Absprachen zur einheitlichen Dateibenennung und -speicherung erschweren es Assets, durch das Raster zu fallen
  • 20 bis 30 % Kosteneinsparung bei Fotoshootings

Ein Happy End

Der Onboarding-Prozess half dabei, eine große und aktive Benutzer Basis zu schaffen, was die unternehmensweite Adoption erleichterte und RAI Amsterdam einen Schritt näher an das Ziel „eines zentralen RAI“ brachte. Fünfzig verschiedene Menschen (von zuvor 10) laden Unternehmensinhalte wie Bilder, Videos und Logos hoch. In den letzten 2 Jahren wurden 18.000 Assets hochgeladen und 30.000 geteilt.

Es gibt immer neue Wege Bynders Funktionalität wirksam einzusetzen, um den sich verändernden Anforderungen gerecht zu werden. So hat RAI Amsterdam vor kurzem begonnen, das Kachelfeature der Homepage zu nutzen, damit Benutzer*innen leichter auf Assets zugreifen können, die sie benötigen. Dies hat nicht nur die Suchdauer erheblich verkürzt, sondern auch Anfragen an das Content Team reduziert. Da sich das System für Bilder erwiesen hat, wurden bald auch Videoinhalte der On-Premise- Server auf Bynder übertragen.

Das Team konnte den Mehrwert eines Cloud-basierten, skalierbaren Systems erkennen, das mit dem Unternehmen wachsen und dabei immer wieder angepasst werden kann.

Alle Assets in unserem Brand Portal sind kommerziell nutzbar und auf dem aktuellsten Stand. Weil wir nun einen Überblick haben ist es viel einfacher die Marke RAI Amsterdam einheitlich zu halten und unseren internationalen Klient*innen einen besseren Service zu bieten.