Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?
Nés d'un besoin d'économiser de l'argent sur les coûts d'impression, de papier et sur le stockage physique des fichiers, les systèmes de gestion éléctronique des documents (GED) permettent de numériser et de stocker des documents papier.
La GED a été une solution précoce pour le stockage et la gestion des fichiers physiques, et a depuis évolué vers des systèmes de gestion de fichiers plus complexes comme les solutions de gestion des ressources numériques.
Quels sont les avantages à utiliser un système de gestion de documents ?
L'utilisation d'un système de gestion éléctronique des documents présente deux avantages. Tout d'abord, si vos documents sont stockés sur un serveur interne (ou même sur le cloud), vous économisez sur les coûts du stockage physique. Selon la taille de votre base de fichiers, cela peut représenter une économie importante.
Deuxièmement, si vos documents sont stockés dans le nuage, ils n'ont pas besoin d'être imprimés. Réduire vos impressions réduit votre impact sur l'environnement et vos coûts, tout en rendant votre organisation plus efficace.
Systèmes de gestion éléctronique des documents : Une vue d'ensemble
Rendez votre bureau plus vert
Les employés de bureau impriment en moyenne 50 feuilles de papier par jour, ce qui est stupéfiant. En numérisant vos fichiers à l'aide d'un système de gestion de documents, vous pouvez réduire considérablement le besoin d'impression et, par conséquent, la quantité de papier que vous utilisez.
Économiser de l'espace de stockage physique
Le stockage de documents papier (et de copies) peut prendre beaucoup d'espace de stockage, tant dans votre bureau que dans des entrepôts externes. Une fois que vos documents sont numérisés, ils sont stockés dans le nuage - ce qui est beaucoup moins cher que le stockage physique.
Sécurisez vos fichiers
Les fichiers stockés dans un système de gestion de documents sont généralement plus sûrs que les documents stockés dans un emplacement physique. Les documents dans le nuage ne peuvent pas être endommagés par le feu ou des déversements de café imprudents.
Les fichiers dans le nuage sont également potentiellement plus sûrs contre le vol - assurez-vous simplement que votre fournisseur de système de gestion de documents possède la certification de sécurité la plus récente et la plus élevée (par exemple ISO 27001:2013 certifié et HIPAA).
Partagez vos fichiers au sein d'une équipe
Le partage d'un fichier numérique est beaucoup plus facile que celui d'un fichier physique. De nombreux systèmes de gestion de documents vous permettront de partager le document à partir du système lui-même. Le destinataire recevra habituellement un mail l'informant qu'un document a été partagé avec lui.
De toute évidence, ouvrir un mail est beaucoup plus rapide que d'imprimer un document et de le remettre ou de le faxer au destinataire.
Accédez à vos fichiers lorsque vous travaillez à distance
Le travail à distance fait désormais partie intégrante de la culture d'entreprise moderne, et l'accès à distance aux fichiers est un élément crucial du travail d'équipe et de la collaboration.
De nombreux systèmes de gestion de documents SaaS ne nécessitent qu'un login et une connexion Internet pour fonctionner, vous donnant accès aux fichiers dont vous avez besoin, où que vous soyez.
Comment les systèmes de gestion électronique de documents ont-ils été développés ?
GED a beaucoup évolué depuis sa première apparition dans les bureaux. L'un des principaux moteurs du développement de ces systèmes est l'investissement croissant dans les tels que les images et les vidéos. Les systèmes de gestion de documents plus élémentaires n'étaient pas en mesure de stocker et de gérer efficacement des types de fichiers plus complexes comme les vidéos et les images. De ce fait, une nouvelle classe de logiciels appelée gestion des ressources numériques a été développée.
Un DAM possède un certain nombre de fonctions qui prennent mieux en charge le stockage des images et des vidéos, telles que le marquage automatique des images, le recadrage d'image, les prévisualisations d'images et les fonctions de lecture vidéo.
FAQ sur le système de gestion de documents
Où puis-je obtenir une démonstration d'un système de gestion de documents ?
Selon vos besoins, un système de Digital Asset Management pourrait mieux convenir à votre cas d'utilisation. Réservez une démonstration dès aujourd'hui.
Quelle est la différence entre un logiciel de gestion de documents et un logiciel de gestion de ressources numériques ?
La Digital Asset Management est une classe plus avancée de logiciels conçus pour gérer plus efficacement tous les types de fichiers (en particulier le média riche (photos, videos etc). Pour en savoir plus sur la gestion des ressources numériques, réservez une démonstration.
Combien coûte un système de gestion électronique des documents ?
Le coût d'un système de gestion de documents ou d'un système de gestion des ressources numériques dépend d'un certain nombre de facteurs, comme le nombre de fichiers que vous devez stocker, les types de fichiers que vous devez stocker et le nombre de sièges utilisateurs que vous souhaitez. Pour obtenir un devis DAM sans engagement, cliquez ici.
Puis-je essayer gratuitement un système de gestion de documents ?
Si vous traitez une variété de types de documents, un système de DAM pourrait mieux convenir à votre organisation. Pour tester gratuitement un système de gestion des ressources numériques, inscrivez-vous à un essai Bynder.