Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist aus der Notwendigkeit heraus entstanden, Geld für Druck-/Papierkosten und die physische Speicherung von Dateien zu sparen. Es bietet die Möglichkeit, Papierdokumente zu digitalisieren und zu speichern.
DMS war eine frühe Lösung für die physische Speicherung/Verwaltung von Dateien und hat sich seitdem zu komplexeren Dateiverwaltungslösungen, wie z.B. DAMs, entwickelt.
Welche Vorteile bietet die Verwendung eines Dokumentenverwaltungssystems?
Die Verwendung eines Dokumentenverwaltungssystems bietet zwei Vorteile. Erstens, wenn Ihre Dokumente auf einem internen Server (oder in der Cloud) gespeichert sind, sparen Sie die Kosten für die physische Speicherung. Abhängig von der Größe Ihrer Dateien kann dies eine erhebliche Einsparung ausmachen.
Zweitens müssen Ihre Dokumente nicht gedruckt werden, wenn sie in der Cloud gespeichert sind. Durch die Reduzierung des Druckaufwands werden Ihre Umweltbelastung und Kosten gesenkt.
Übersicht: Dokumentenmanagementsysteme
Umweltbewusstes Arbeiten
Durchschnittlich werden beim Drucken 50 Blatt Papier pro Tag verwendet. Durch die Digitalisierung Ihrer Dateien mit einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie den Druckbedarf und damit den Papierverbrauch drastisch reduzieren.
Sparen Sie physischen Speicherplatz
Das Speichern von Papierdokumenten (und Kopien) kann sowohl in Ihrem Büro als auch in externen Lagereinrichtungen viel Speicherplatz beanspruchen. Sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, werden sie in der Cloud gespeichert – eine kosteneffiziente Lösung.
Sichern Sie Ihre Dateien
In einem Dokumentenverwaltungssystem gespeicherte Dateien sind sicher gespeichert und können nicht durch Feuer oder Unachtsamkeit beschädigt werden.
Dateien in der Cloud sind besser vor Diebstahl geschützt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenmanagement-Anbieter von über die neueste und beste Sicherheitszertifizierung verfügt (z.B. ISO 27001: 2013-zertifiziert und HIPAA).
Teilen Sie Ihre Dateien innerhalb Teams
ADas Teilen einer digitalen Datei ist wesentlich einfacher als mit physischen Dokumenten. Bei vielen Dokumentenverwaltungssystemen können Sie das Dokument innerhalb des Systems freigeben und der Empfänger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Das Öffnen einer E-Mail ist schneller als das Ausdrucken eines Dokuments und das Übergeben oder Faxen an den Empfänger.
Greifen Sie auf Ihre Dateien zu, wenn Sie remote arbeiten
Remote-Arbeiten ist heute ein wichtiger Bestandteil der modernen Arbeitskultur und der Remote-Zugriff auf Dateien ist ein entscheidender Bestandteil einer reibungslosen Zusammenarbeit.
Viele SaaS-Dokumentenverwaltungssysteme benötigen nur eine Zugriffsberechtigung und eine Internetverbindung, um zu funktionieren. Sie haben sofort Zugriff auf die Dateien, die Sie benötigen.
Wie haben sich Dokumentenmanagementsysteme entwickelt?
DMS hat sich seit ihrem ersten Erscheinen erheblich weiterentwickelt. Einer der größten Treiber für die Entwicklung dieser Systeme ist die zunehmende Investition in Rich Media (wie z.B. Bilder und Videos). Frühere Dokumentenverwaltungssysteme waren nicht in der Lage, komplexe Dateitypen wie Videos und Bilder effektiv zu speichern und zu verwalten. Um diese Herausforderung zu meistern, wurde das Digital Asset Management entwickelt.
DAM verfügt über eine Reihe von Funktionen, die die Speicherung von Bildern und Videos besser unterstützen, z.B. automatische Bildkennzeichnung, Zuschneiden von Bildern, Bildvorschau und Funktionen zur Videowiedergabe.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Dokumentenmanagementsystem
Wo kann ich die Demoversion eines Dokumentenmanagementsystems anfordern?
Abhängig von Ihren Anforderungen passt ein Digital Asset Management möglicherweise besser zu Ihrem Anwendungsfall. Buchen Sie noch heute eine Demo.
Wo liegt der Unterschied zwischen Dokumentenmanagementsoftware und Digital Asset Management?
Digital Asset Management ist eine fortschrittlichere Software, mit der alle Arten von Dateien (insbesondere Rich Media) effektiver verwaltet werden können. Buchen Sie eine Demo, um mehr über Digital Asset Management zu erfahren.
Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?
Die Kosten eines Dokumentenmanagementsystems/Digital Asset Managements hängt von vielen Faktoren ab, z.B. dem Volumen der zu speichernden Dateien, den zu speichernden Dateitypen und der Anzahl der Benutzer. Klicken Sie hier, um ein unverbindliches DAM Angebot zu erhalten.
Wie kann ich ein Dokumentenmanagementsystem vor dem Kauf testen?
Falls Sie mit einer Reihe von Dokumenttypen arbeiten, passt eine DAM Lösung möglicherweise besser zu Ihrem Unternehmen. Melden Sie sich jetzt für eine gratis Bynder DAM Testversion an.