Cloud Digital Asset Management: Wat is het en hoe werkt het?

Wat is cloud digital asset management (DAM)?

Cloud digital asset management (DAM) (ook wel: SaaS DAM) is de naam voor alle processen en activiteiten waarmee gebruikers online toegang kunnen krijgen tot verschillende digitale assets, ze op kunnen slaan, beheren, organiseren en er samen aan kunnen werken.

Een DAM-platform in de cloud fungeert als het system of record voor de digitale assets van een organisatie, zoals afbeeldingen, tekstbestanden, video's en andere soorten digitale bestanden.

Een cloud-based DAM is toegankelijk via een webbrowser en wordt gehost op een netwerk van externe servers. Dit betekent dat de digitale assets die zijn opgeslagen in het DAM overal ter wereld toegankelijk zijn en op verschillende apparaten, zolang de gebruiker maar een directe en veilige internetverbinding heeft.

Bovendien ontwikkelt de cloud DAM technologie op het gebied van AI-gerelateerde innovaties zich razendsnel, en dat betekent dat veel cloud-DAM gebruikers kunnen profiteren van nieuwe tools en functies zodra die gereed zijn.

On-premise vs. cloud DAM: Wat is het verschil?

Deze twee modellen verschillen aanzienlijk van elkaar qua architectuur, onderhoud en hun mate van schaalbaarheid.

Hieronder de grootste verschillen tussen de twee benaderingen op belangrijke aspecten als beveiliging, schaalbaarheid en kosten:

Cloud DAM of on-premise? Bekijk onze webinar om te ontdekken wat het verschil is en wat het beste voor jouw organisatie zou zijn.

Is een on-premise DAM veiliger dan een cloud DAM?

In tegenstelling tot het cloud-based DAM-model wordt een on-premise DAM intern gehost op de eigen servers van een organisatie, waarbij zaken als beveiliging en dataopslag worden beheerd door de eigen IT-afdeling.

Traditioneel werd hier vaak voor gekozen door bedrijven die in sterk gereguleerde sectoren werken en het gevoel hadden dat alles intern beheren meer zekerheid bood.

De realiteit is echter dat een DAM in de cloud net zo veilig kan zijn, als het niet nog veiliger is, dankzij de toegewijde, flexibele ondersteuning die leveranciers (zoals Bynder) kunnen bieden.

In vergelijking met een on-premise set-up kan een DAM in de cloud bijvoorbeeld regelmatiger updates en patches ontvangen, volledig voldoen aan eisen op het gebied van compliance en regelgeving en beschikken over de juiste herstelmaatregelen voor het geval een server of datacenter uitvalt. 

Is on-premise DAM duurder dan een cloud DAM?

Ondanks de eerste indruk kan on-premise DAM duurder zijn om op te zetten en te gebruiken dan cloud-based DAM.

Een van de redenen hiervoor is dat veel organisaties, hoewel ze hun eigen interne IT-team hebben, al snel merken dat hun andere werk volledig stil komt te liggen als er een probleem ontstaat.

Dit kan ertoe leiden dat er meer IT-personeel bij moet komen, wat op de lange termijn extra kosten met zich meebrengt voor de organisatie.

Een andere manier waarop on-premise DAM duurder kan uitvallen dan een cloud DAM, is dat elke nieuw aangeschafte on-premise DAM-technologie al na een paar jaar verouderd kan zijn. Bedrijven zitten dan met enorme kosten om alles te vervangen, wat betekent dat de investeringskosten op de lange termijn snel oplopen.

Als een fysiek systeem vervangen moet worden, kan dat verder veel extra werk met zich meebrengen op het gebied van datamigratie, nieuwe onboarding en extra training.

Bovendien biedt on-premise DAM niet dezelfde voordelen als een cloud DAM als het gaat om in hoeverre er eenvoudig kan worden op- en afgeschaald, belangrijk systeemonderhoud kan worden uitgevoerd en gebruikers op afstand toegang kan worden gegeven.

Functies van cloud digital asset management software

Cloud DAM is meestal gebaseerd op een abonnement
Dit betekent dat de aanloopkosten lager zijn in vergelijking met het gebruik van een on-premise DAM. De abonnementskosten dekken zaken als onboarding, training, updates, technische ondersteuning en hulp bij het op- of afschalen.

Gebruikers hebben overal toegang tot het DAM-platform 
De cloud DAM is toegankelijk voor iedereen die daar toestemming voor heeft en vanaf elke locatie via een beveiligde internetverbinding. Dit verbetert uiteindelijk de samenwerking binnen de organisatie.

Algemeen onderhoud van het DAM wordt voor je geregeld
Software-updates en algemeen onderhoud worden afgehandeld door de cloud DAM-leverancier. Dit betekent dat je eigen teams zich kunnen concentreren op het gebruik van het systeem, en zich geen zorgen hoeven te maken over het oplossen van technische problemen of bugfixes.

Gemakkelijkere API-toegang en integraties
Cloud DAM biedt meestal eenvoudiger toegang tot API's en soepelere integraties met andere cloudgebaseerde tools (CRM, PIM, CMS, etc.). Deze connectiviteit verhoogt de efficiëntie en bespaart jouw team tijd bij het switchen tussen verschillende platforms en systemen.

De set-up gaat meestal snel
Het opzetten van een DAM in de cloud is over het algemeen een snel en eenvoudig proces, dat vaak al binnen een paar dagen of weken klaar is, afhankelijk van hoe complex de installatie voor jouw organisatie moet zijn.

Snellere toegang tot nieuwe AI-innovaties voor gebruikers
Een cloud DAM-leverancier als Bynder investeert actief in R&D voor AI-innovaties, waarbij toegang tot nieuwe of Beta-functies wordt uitgerold naar klanten zodra ze zijn getest en klaar bevonden.

Wat zijn de voordelen van een cloud DAM systeem?

De voordelen van een cloud DAM zijn onder andere:

System of record voor alle digitale assets in alle systemen en kanalen

Door te fungeren als de centrale hub voor alle digitale assets wordt de cloud DAM de belangrijkste bron voor het beheren, opslaan en distribueren van alle assets van de organisatie.

Voorbeeld uit de praktijk: RNLI (Royal National Lifeboat Institution), een Britse liefdadigheidsinstelling met meer dan 230 stations met reddingsboten en duizenden werknemers verspreid over het hele land, gebruikt het DAM van Bynder als centraal punt voor alle digitale assets. Dit is belangrijk, omdat veel van de content van de RNLI gebaseerd is op gevoelige, levensechte noodsituaties zoals reddingen op zee.

AI inzetten om content management eenvoudiger te maken

Contentoperaties worden efficiënter doordat cloud DAM tijdrovende processen kan automatiseren, zoals het opzetten van workflows, taggen en het identificeren van dubbele bestanden. Gebruikers kunnen ook AI-gestuurde zoekopdrachten gebruiken om bestanden sneller en gemakkelijker terug te vinden.

Voorbeeld uit de praktijk: Het Formule 1 raceteam Sauber Motorsport AG maakt gebruik van Bynder AI Search Experience om content sneller te vinden en te distribueren. Het communicatieteam van Sauber gebruikt bijvoorbeeld regelmatig de gezichtsherkenningsfunctie om hun teamleden automatisch te detecteren op foto's van het circuit.

Volledige controle over het juiste gebruik van assets

Gebruikers kunnen de toegang tot assets en gebruiksrechten beheren, wat betekent dat het risico dat niet-goedgekeurde assets worden gebruikt minimaal wordt en dat de merkreputatie van de organisatie beter wordt beschermd.

Voorbeeld uit de praktijk: Lucid Motors gebruikt de Brand Guidelines oplossing van Bynder DAM als single system of record voor alle merkgerelateerde assets van Lucid. Het zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de assets en altijd gebruik kan maken van de juiste, meest actuele bestanden.

Meer merkconsistentie

De ROI op content wordt verhoogd omdat gebruikers meer 'on-brand' content kunnen creëren, zonder afbreuk te doen aan de merkconsistentie.

Klantvoorbeeld: Campari Group maakt niet alleen gebruik van het DAM van Bynder als basis voor content activiteiten, maar vertrouwt er ook op om een betere merkconsistentie te realiseren voor hun portfolio van meer dan 50 merken.

Twee use-cases om de voordelen van cloud DAM ten opzichte van on-premise DAM te laten zien

Hieronder geven we nog twee voorbeelden van klanten van Bynder die zijn overgestapt van on-premise naar cloud DAM. We leggen uit hoe deze overstap hen veel voordeel heeft opgeleverd.

Five Guys

Sinds Five Guys de switch heeft gemaakt van on-premise DAM:

• Kunnen ze hun activiteiten op het gebied van content eenvoudig en efficiënt opschalen, in lijn met de internationale uitbreiding van het bedrijf.
• Verlenen ze eenvoudig toegang tot digitale assets aan alle werknemers, waar ter wereld die ook gevestigd zijn.
• Hoeven ze zich geen zorgen meer te maken over onverwachte interne servercrashes.

RAI Amsterdam

Sinds de overstap van een on-premise DAM naar een cloudgebaseerd Bynder DAM ziet RAI Amsterdam dat ze:

• De samenwerking en zichtbaarheid tussen gebruikers enorm verbeterden
• Minder tijd besteden aan het zoeken naar assets en dubbele bestanden kunnen elimineren
• Ongeveer 30% besparen op fotografiekosten.

Hoe kies je de beste cloud DAM voor jouw bedrijf?

Om de juiste DAM-oplossing te kiezen, moet je eerst goed bepalen wat je organisatie nodig heeft, zowel nu als in de toekomst. Dan kun je een DAM-partner selecteren die kan meegroeien met je organisatie omdat ze goed aansluiten bij die specifieke behoeften.

Bij het beoordelen van verschillende bedrijven voor cloud digital asset management moet je altijd rekening houden met belangrijke factoren als beveiliging, combinatiemogelijkheden, gebruiksvriendelijkheid, zoekmogelijkheden en of de DAM-oplossing wordt aangedreven door ingebouwde AI-mogelijkheden.

Bekijk de DAM-vergelijkingsgids van Bynder voor handige richtlijnen voor het beoordelen van DAM-leveranciers.