Digital Asset Management oplossingen vs gratis deel- en opslagtools
Klinken een van de volgende situaties je bekend in de oren?
- Je vindt jezelf constant wachtend op foto's van de nieuwe lentecollectie voor onacceptabel lange tijd
- Het PDF-bestand dat je net per e-mail naar een collega hebt gestuurd, kwam terug: 'bestandsgrootte te groot'
- Je wilt (een aantal van) je werkbestanden bekijken op je thuiscomputer
- Je zou graag een PowerPoint-sjabloon willen gebruiken die is opgeslagen op de harde schijf van je collega voor een presentatie, maar je collega en haar met wachtwoord beveiligde computer zijn op vakantie
- Je hebt een keynote verstuurd, later wat dingen toegevoegd en opnieuw verzonden, maar per ongeluk kijkt je klant naar de verkeerde versie
Dit zijn de problemen die aanvankelijk de groei van bestandsdeel- en opslagdiensten zoals Dropbox, Yousendit (nu Hightail) en Wetransfer op gang hebben gebracht. Geweldige tools - geliefd bij iedereen, gebruikt door velen.
Maar hoe zit het met beveiliging - waar worden de (gevoelige) bestanden eigenlijk opgeslagen? Hoe kan ik bestanden verwijderen of ophalen? Dit is precies waar een online Digital Asset Management tool een goede upgrade zou kunnen zijn.
Het gebruik van een DAM-tool geeft je meer controle over hoe, wanneer en wie wat gebruikt. Met een Digital Asset Management systeem is het niet langer nodig om bestanden te uploaden of opnieuw te versturen. Bovendien worden automatisch meldingen verzonden wanneer bestanden worden toegevoegd of gewijzigd.
Er zijn ook enkele serieuze verborgen voordelen: bestanden worden opgeslagen in je eigen omgeving, dus je kunt ze daadwerkelijk verwijderen of bewerken na het uploaden. Ook zullen brandmanagers blij zijn met het feit dat alle interfaces (e-mails en downloadpagina's) gebrand zijn met je huisstijl.
'Ja, maar Wetransfer/Dropbox/Hightail is gratis!'
Dat klopt. Maar de tijd die je bespaart door het gebruik van een speciale Digital Asset Management tool telt elke keer op dat je het gebruikt en zal al snel opwegen tegen de maandelijkse kosten van je DAM-systeem. Bekijk onze ROI-calculator en zie zelf hoeveel tijd en geld je bedrijf kan besparen door het gebruik van een Digital Asset Management oplossing. Als je meer dan 10 bestanden per maand verstuurt of opslaat, praat je over grote besparingen over de hele linie. En, net zo belangrijk, je team zal je er dol op zijn dat je het hebt geïntroduceerd!
Enkele andere nadelen van het gebruik van gratis tools zoals Dropbox en WeTransfer:
- Deze oplossingen zijn zogenaamde 'stand-alone tools' en hebben slechts een bepaalde functie, zoals het opslaan of verzenden van media. Ze combineren deze functies niet, waardoor het gebruik ervan nog steeds erg tijdrovend is.
- Dergelijke tools kunnen niet worden geïntegreerd in je bestaande systemen. Om bijvoorbeeld bestanden te verkleinen of formaten te wijzigen, heb je andere tools zoals Photoshop nodig, die niet kunnen worden geïntegreerd.
Bovendien heb je voor zakelijk gebruik een tool nodig die is gebouwd rond digitale media en alle functies dekt zoals opslaan, delen en organiseren. Het systeem moet integratief zijn met bestaande systemen zoals Adobe Creative Cloud. Dit is waar de term 'Digital Asset Management systeem' (of, alternatief, brand management systeem) vandaan komt.
De naam zelf kan als volgt worden verklaard. Digitale media worden een 'asset' genoemd omdat ze bedrijfskritisch zijn. Wat zou je marketingafdeling zijn zonder de nieuwste productafbeeldingen? Zonder logo en merkidentiteit, zou je bedrijf zich nog zo gemakkelijk kunnen onderscheiden van de concurrentie?
Dus, wat is Digital Asset Management en hoe kan het je helpen?
Met Digital Asset Management software kun je eenvoudig je mediabestanden online beheren, zoeken, uploaden en delen. Al je afbeeldingen, films, muziek, logo's, presentaties en PDF-bestanden worden opgeslagen op één Cloud-gebaseerde locatie, toegankelijk voor je collega's over de hele wereld op elk moment van de dag (of nacht). Een groot voordeel van een Digital Asset Management systeem in vergelijking met Dropbox of WeTransfer is dat je één tool kunt gebruiken om alle administratieve activiteiten met betrekking tot digitale media te dekken. Digital Asset Management oplossingen zijn een alternatief voor verschillende functionaliteiten tegelijkertijd, zoals:
- Google-achtig zoeken (zoeken naar afbeeldingen en informatie op het intranet)
- Lokale server (opslag van media op één centrale locatie)
- Adobe Creative Cloud (aanpassing van web- en printmedia direct via de webbrowser)
- Dropbox (webgebaseerde opslag en mediadeling)
- WeTransfer (distributie en verzending van grote bestanden over het internet)
- Jira (coördinatie en communicatie met bureaus en andere afdelingen)
Digital Asset Management functies
Daarnaast hebben Digital Asset Management oplossingen een groot aantal andere nuttige en tijdbesparende functies. Rapportage stelt bijvoorbeeld admin-gebruikers in staat om een overzicht te krijgen van de meest gedownloade bestanden en meest actieve gebruikers. Op deze manier kun je kwetsbaarheden in efficiëntie ontdekken en processen in je marketingafdeling nog verder verbeteren.
In feite is Digital Asset Management niet zo'n nieuwe technologie als je misschien denkt: vergelijkbare software bestaat al 20 jaar. Dergelijke asset banks waren echter altijd on-premise, complex in gebruik en hadden hoge initiële investeringen nodig. Ze waren ook niet bijzonder gebruiksvriendelijk of intuïtief. In de afgelopen jaren zijn er nogal wat ontwikkelingen geweest. Tegenwoordig is Digital Asset Management software over het algemeen Cloud-gebaseerd, gebruiksvriendelijk en betaalbaar voor zowel MKB als enterprise.
Door functies zoals media tagging, tekstzoeken, geautomatiseerde media-import, slimme zoekfilters etc., kun je een bestand in een fractie van een seconde vinden. Door versiebeheer kun je er ook voor zorgen dat oude versies van sjablonen of logo's nooit worden verzonden.
Brand management systemen, een uitbreiding van Digital Asset Management systemen, zorgen ervoor dat alle medewerkers een centraal punt hebben om zichzelf te informeren over merkrichtlijnen. Naast huisstijl dekken brand management systemen het volledige spectrum van digitaal mediabeheer, van automatisering van communicatie en coördinatie met creatieve bureaus, tot het in staat stellen van marketingprofessionals om binnen enkele minuten nieuwe media te creëren met Print Brand Templates.
Door systeemintegratie-interfaces zoals API's of plugins kunnen brand management en Digital Asset Management systemen worden geïntegreerd in je bedrijfsomgeving. Met een aangepaste taxonomie en uitstraling wordt de gebruikersadaptatie verhoogd omdat de structuur is afgestemd op het specifieke bedrijf en perfect past in bestaande bedrijfssystemen.
Dus, concluderend, stop met het gebruik van gratis, onbeveiligde consumententools en til je spel naar een hoger niveau en innoveer met een Digital Asset Management tool! Of nog beter, ga Bynder (gratis) uitproberen (we zijn niet bevooroordeeld of zo...)
