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Definition: Dokumentenmanagement

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement beschreibt den Prozess des Erfassens, Speicherns und Abrufens elektronischer Versionen von Papierdokumenten mit Hilfe von PDFs, Textverarbeitungsdateien und digitalen Bildern.

Viele Unternehmen verwenden Dokumentenmanagementsysteme, um ihre digitalen Dokumente zu verwalten und von zusätzlicher Sicherheit, Zugriffskontrolle, zentraler Speicherung und optimierten Such- und Abrufoptionen zu profitieren.

Möchten Sie veraltete Papierdokumente in digitale Dateien umwandeln? Schließen Sie sich der digitalen Transformation an und erfahren Sie, wie Bynder Ihnen dabei helfen kann.

Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen?

Im Vergleich zur manuellen Verarbeitung physischer Dateien reduzieren Dokumentenmanagementsysteme die Kosten, das Risiko menschlicher Fehler, physischer Schäden, Abrufprobleme und bieten unbegrenzten Speicherplatz

Obwohl die meisten Unternehmen immer noch über physische Ablagesysteme zum Speichern von Papierdokumenten verfügen, werden diese immer seltener, da die meisten Dokumente heutzutage digital verarbeitet werden.

Dank der Verwendung von Metadaten (Informationen wie Titel, Beschreibung und Speicherdatum) optimieren Dokumentenmanagementsysteme die Arbeitsabläufe in digitalen Dokumenten, indem sie Folgendes bereitstellen:

  • Einfache Indizierung für das Suchen und Abrufen – Verkürzung der Zeit, die zum Auffinden der richtigen Dokumente benötigt wird.
  • Zusätzliche Sicherheit – Durch Zugriffskontrolle und Bearbeitungsrechte zum Schutz vertraulicher Informationen.
  • Verbesserte Zusammenarbeit – Indem mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können, während das System Änderungen und Verlauf überwacht.
  • Versionskontrolle – Damit Benutzer Änderungen und Gültigkeit überwachen können.

Dokumentenmanagementsysteme sind in der Vergangenheit für die Speicherung und Verwaltung physischer Dateien entwickelt worden. Das Digital Asset Management von Bynder ist dagegen eine fortschrittlichere Software, die für die Verwaltung aller Arten von Dateien (insbesondere Rich Media) entwickelt wurde, um den sich ständig ändernden digitalen Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden..

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