Een eigen taxonomie ontwerpen voor je digital asset-bibliotheek of DAM-systeem is één van de grootste hordes die je moet nemen als je een DAM-initiatief lanceert en implementeert in je organisatie. Het vergt bij de meeste implementaties een enorme tijdsinvestering, die cruciaal is voor optimale DAM-vindbaarheid.
Wat is taxonomie?
Taxonomie is het classificatiesysteem dat wordt gebruikt om digitale assets te categoriseren en te organiseren. Het is de datastructuur waar een DAM op gebouwd moet worden om assets vindbaar te maken via zoeken en filteren. Daarom is het ontwerp van de taxonomie eerste prioriteit in de implementatie van een DAM-systeem.
Taxonomie bestaat uit beschrijvende woorden waarmee assets worden gelabeld, zodat ze vindbaar worden. Deze beschrijvende woorden vormen samen een gecontroleerde woordenlijst of consistent naamgevingssysteem, dat gebruikt wordt om assets te taggen, te indexeren en terug te vinden.
Zowel de gecontroleerde woordenlijst van een taxonomie als de beschrijving, datum en gebruiksinformatie worden beschouwd als metadata – data die worden gebruikt om andere data te omschrijven.
Hoe ziet een DAM-taxonomie er in de praktijk uit?
Verschillende organisaties gebruiken verschillende taxonomieën die aansluiten bij hun unieke bedrijfsbehoeften. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe een Bynder-taxonomie eruit kan zien voor de eindgebruiker. NB. Een organisatie bepaalt zelf welke onderdelen van de taxonomie worden weergegeven in de slimme filters die je hier ziet:
Wat zijn de gangbare methodes om een taxonomie te ontwerpen?
Een veelvoorkomende methode is het maken van een geneste taxonomie. Dat is een rangorde van hoofdcategorieën met daarin meerdere niveaus van subcategorieën – denk bijvoorbeeld aan de mapstructuur van computers. Om submappen te kunnen openen, moeten eindgebruikers eerst op de hoofdmap klikken en op de bovenliggende submappen waar ze in zitten.
Een meer recente manier om een taxonomie te creëren, is met een platte structuur, die meervoudig zoeken ondersteunt. Daarbij kun je elke combinatie van aspecten, of filters, toepassen om de resultaten in het DAM te verfijnen.
- Een voorbeeld van meervoudig zoeken is via ‘Tools’ in Google Images. Hier kun je zoveel filters toepassen als je wilt (zoals afmetingen, type, gebruiksrechten) op je zoekopdracht, zodat je de meest nauwkeurige resultaten krijgt.
Filters die in een DAM worden gebruikt, worden geconfigureerd volgens de categorieën van de taxonomie. Dat maakt het voor eindgebruikers heel gemakkelijk om assets te vinden in de DAM.
Welke methode past het best bij wat mijn organisatie nodig heeft?
| Platte taxonomie | Geneste taxonomie |
| + Gebruikt in sommige DAMs en in Google Image Search | + Gebruikt op e-commerce platforms, mapstructuren en bestaande DAMs |
| + Vereist geen voorkennis van het pad naar een bestand om snel te kunnen zoeken | + Structuur is bekend bij eindgebruikers |
| + Zoekervaring is productief, zelfs zonder voorkennis | - Vereist voorkennis van het pad naar een bestand om snel te kunnen zoeken |
| + Doorzoekbaarheid is beter omdat alle categorieën zichtbaar zijn | - Zoekervaring is zonder voorkennis improductief |
| - Structuur is onbekend bij eindgebruikers | - Doorzoekbaarheid is beperkt omdat mappen verstopt zijn in andere mappen |
Hoe begin ik met het ontwerpen van mijn taxonomie?
- Hoe zoeken gebruikers in je huidige organisatiesysteem naar assets? (bijv. door mappen klikken op gedeelde schijf, “ik vraag de designer om mij assets te mailen.”)
- Welke pijnpunten ervaart jouw organisatie bij het zoeken in het huidige organisatiesysteem? Hoe zouden gebruikers in de organisatie hun assets het liefst willen vinden?
- Welke high-level informatiecategorieën zouden handig zijn voor jouw organisatie om op te kunnen zoeken of filteren? (bijv. afdeling, product, project, regio, seizoen)
- Hanteert jouw organisatie een vaste methode voor de naamgeving van bestanden? Zo ja, wat houdt die in?
- Welke soorten assets worden in de DAM opgeslagen?
- Omschrijf de inhoud van de assets, indien van toepassing. (bijv. bevat productfoto, merkrichtlijnen voor het marketingteam, historisch/inactief)
- Omschrijf hoe de assets gebruikt gaan worden, indien van toepassing. (bijv. op sociale media, in een marketingcampagne, delen met anderen in de organisatie)
Hoe begin ik met het configureren van mijn taxonomie?
Overweeg de volgende stappen als je je taxonomie gaat ontwikkelen:
- Maak een overzicht van de high-level categorieën (velden) die je als antwoord hebt gegeven op vraag 3 en 5. Voeg, indien van toepassing, de gewenste categorieën toe aan deze lijst volgens de bestandsnaamgeving methode van je organisatie.
- Organiseer deze velden in een spreadsheet tool, zoals Microsoft Excel of Google Sheets, of in een mapping tool, zoals XMind.
- Gebruik de datastructuur die je hebt gemaakt in stap 2 om je DAM-systeem in te richten en je assets te taggen tijdens het importeren.
En voilà, daar is ‘ie!
Voorbeelden van taxonomie-methodes en oefeningen die je kunnen helpen om vandaag nog te beginnen met het plannen van je DAM-taxonomie. Heb je vragen of wil je dat iemand met je meekijkt? Chat met ons! Stuur ons een chatbericht via het chat icoon rechtsonder in dit scherm.
Wil je meer informatie…stuur ons een chatbericht. We praten graag met je verder over taxonomie!
Bekijk een taxonomie in actie in de Open Assetbank Fruit Portal of bekijk hoe wij Bynder gebruiken om assets te delen na een event voor OnBrand: Europa's toonaangevende merkcongres voor professionals in marketing en creatie.
Staat jouw taxonomie al in de startblokken? Lees dan 3 stappen naar een DAM migratie.
Of start je liever met het vergelijken van DAM-leveranciers? Klik dan hieronder voor de DAM Vergelijkingsgids!
