Het opzetten van een aangepaste bestandstaxonomie voor jouw digital asset library is een van de belangrijkste mijlpalen bij het implementeren en lanceren van een digital asset management oplossing voor jouw team.
Als je het goed doet, wordt het organiseren en vinden van digitale assets een fluitje van een cent. Maar waar moet je beginnen en hoe zorg je ervoor dat je die digital asset management taxonomie goed afstemt op de behoeften van jouw team? In deze blog kijken we naar een aantal DAM-taxonomie best practices - laten we beginnen met de basis.
Wat is taxonomie voor digital asset management?
Een digital asset management (DAM) taxonomie kun je zien als het creëren van een netjes en georganiseerd systeem voor jouw digitale assets. Eigenlijk geef je alles een handige plek zodat je het later gemakkelijk terug kunt vinden.
Een taxonomie is als het ware een set labels of categorieën die je kunnen helpen bij het organiseren en vinden van je digitale assets. Wanneer je een DAM-systeem gebruikt, is het eerste wat je doet een taxonomie instellen, zodat jouw foto's, video's, productafbeeldingen, documenten of andere bestanden makkelijk te vinden zijn.
Een taxonomie bestaat uit woorden of zinnen die jouw digitale assets beschrijven. Deze woorden creëren een speciale taal die jouw team gebruikt om content te benoemen, sorteren en terug te vinden. Dit helpt iedereen om op één lijn te blijven en dingen snel terug te vinden.
In een DAM-taxonomie heb je ook te maken met metadata. Metadata is extra informatie die je toevoegt aan je assets, zoals beschrijvingen, data en hoe de asset wordt gebruikt. Het is alsof je notities toevoegt aan jouw digitale assets zodat je er meer over kunt onthouden.
Waarom is DAM-taxonomie belangrijk?
Met een DAM-taxonomie organiseer je jouw digitale bestanden op een slimme manier. Het helpt mensen gemakkelijk te vinden wat ze zoeken. Alsof je dingen netjes in vakken binnen gelabelde dozen plaatst, zodat je snel kunt pakken wat je nodig hebt.
Sommigen gebruiken categorieën, zoals het sorteren van foto's in verschillende mappen. Anderen gebruiken metadata, zoals het toevoegen van tags of labels om bestanden te beschrijven. Je kunt ook beide systemen combineren.
Als je marketeer bent, zal dit scenario je waarschijnlijk bekend in de oren klinken. Stel je voor dat je op zoek bent naar een asset om toe te voegen aan je volgende campagne, maar je weet niet zeker welk asset je daarvoor kunt gebruiken. Met een goede taxonomie kun je assets vinden waarvan je misschien niet eens wist dat je ze had. Alsof je verborgen schatten vindt in je eigen digitale opslag.
Iedereen heeft zijn eigen manier om dingen te organiseren. De sleutel is om ervoor te zorgen dat jouw taxonomie mensen binnen je organisatie helpt om assets in je DAM-systeem te vinden wanneer ze die nodig hebben. We hebben een aantal tips voor je om een handige taxonomie voor jouw merk op te zetten.
Wat zijn de belangrijkste stappen bij het bouwen van een taxonomie?
1 - Begrijp je gebruikers: Het is essentieel om te praten met de mensen die het meest afhankelijk zijn van jouw taxonomie. Leer hoe makkelijk of moeilijk het voor hen is om assets te vinden, tegen welke problemen ze aanlopen en wat hun leven makkelijker zou maken.
2 - Auditeer jouw assets: Beoordeel jouw assets op basis van wat je wilt bereiken op de korte en lange termijn met jouw platform. Nadat je al je assets hebt gecontroleerd en hebt gezien hoe mensen ermee omgaan, kun je gaan nadenken over hoe je jouw taxonomie gaat inrichten.
3 - Maak gecontroleerde lijsten van termen: Dit kun je zien als de brainstormfase van je taxonomie implementatie. Je kunt beginnen met het maken van eenvoudige lijsten met opties die bij bepaalde categorieën horen.
4 - Creëer een taxonomie: Nu je jouw categorieën hebt bedacht, is het tijd om een manier te kiezen om ze te organiseren. Bepaal welke groepen op het hoogste niveau komen, de hoofdgroepen, en welke een niveau lager komen, zoals subgroepen.
Belangrijke vragen om je te helpen een contenttaxonomie te ontwikkelen
Hier zijn een paar vragen die je kunnen helpen om de huidige uitdagingen, kansen en verbeterpunten in de manier van werken in kaart te brengen.
- Hoe zoeken gebruikers momenteel naar bestanden in jullie team? (Zoeken ze bijvoorbeeld door mappen op een gedeelde schijf? Of vragen ze misschien een bepaalde collega om ze digitale assets te sturen?)
- Wat zijn de pijnpunten die jouw organisatie ervaart bij het zoeken in je huidige organisatiesysteem? Hoe zouden je teamleden assets het liefst vinden?
- Welke informatiecategorieën op hoog niveau zouden voor jouw organisatie nuttig zijn om op te zoeken of filteren? (bijv. afdeling, product, project, regio, seizoen)
- Gebruikt jouw organisatie een conventie voor bestandsnamen? Zo ja, wat zijn de huidige regels? Wat werkt, wat niet?
- Wat voor soort digitale assets worden opgeslagen in jouw DAM? Voornamelijk afbeeldingen? Video's? Designbestanden?
- Beschrijf de inhoud van de assets indien van toepassing (bijv. bevat productfoto's, merkrichtlijnen voor het marketingteam, work-in-progress of voltooide assets)
- Beschrijf hoe gebruikers de assets zullen gebruiken, indien van toepassing. (bijv. op social media, partner enablement, in een marketingcampagne, alleen intern gebruik)
Hoe begin ik met het configureren van mijn taxonomie?
Overweeg de volgende stappen als je begint met het uitwerken van je taxonomie:
- Maak een lijst van de categorieën (velden) op hoog niveau die je hebt genoemd als antwoord op vraag drie en vijf. Indien van toepassing kun je de categorieën toevoegen die vereist zijn door de bestandsnaamconventie van je organisatie aan deze lijst.
- Organiseer deze velden in een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel of Google Sheets, of een mapping tool zoals XMind.
- Gebruik de datastructuur die je in stap twee hebt gemaakt om je DAM-systeem te configureren en je assets te taggen tijdens het importeren.
Op zoek naar inspiratie voordat je aan je eigen taxonomie begint? Siemens Healthineers, wereldwijd marktleider op het gebied van medische technologie, heeft voor hun eigen Bynder DAM-oplossing een taxonomie op maat gemaakt die past bij de ‘lingua franca’ van hun bedrijf.
Gemiddeld is de tijd die nodig is om bestanden te vinden hierdoor meer dan gehalveerd; het delen van content gaat 70% sneller dan voorheen en - misschien wel het meest impactvolle voordeel - Bynder is de go-to single source of truth voor alle marketing- en communicatieassets voor meer dan 13.000 Siemens Healthineers stakeholders (en dat worden er steeds meer!).
Op zoek naar meer taxonomie best practices?
Verdiep je kennis over het maken van taxonomieën met onze gids met best practices voor taxonomieën en metadata.
Heb je nog meer visuele inspiratie nodig? Bekijk ons open DAM-portal in Bynder om te zien hoe een bestandstaxonomie er in de praktijk uitziet.
