La conception d'une bibliothèque de ressources numériques (ou DAM) personnalisée est l'une des étapes les plus importantes de la mise en œuvre et du lancement d'une initiative DAM dans votre entreprise. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un investissement important en termes de temps et d'une étape cruciale pour optimiser la visibilité du DAM.
Qu’est ce qu’une bibliothèque de ressources numériques ?
Une bonne structure et gestion de données sont ceux sur quoi un DAM doit être construit pour rendre les ressources trouvables par la recherche et le filtrage. Par conséquent, la conception de la est la première priorité dans la mise en œuvre d'un système de DAM.
On peut parler de taxonomie, ce qui consiste en des termes descriptifs utilisés pour étiqueter les ressources afin de les rendre trouvables. Ces termes descriptifs constituent un vocabulaire contrôlé, ou un système de dénomination cohérent utilisé pour étiqueter, indexer et récupérer les contenus numériques.
Le vocabulaire contrôlé d'une bibliothèque, ainsi que la description, la date et les informations d'utilisation, sont considérés comme des métadonnées, définies comme des données utilisées pour décrire d'autres données.
À quoi ressemble une utilisation du DAM ?
Chaque entreprise peut utiliser des fonctionnalités différentes en fonction de ses besoins spécifiques, mais voici un exemple de ce à quoi peut ressembler une taxonomie Bynder pour l'utilisateur final. Chaque entreprise décide des filtres intelligents comme ceux ci-dessous :
Quelles sont les approches courantes de la conception d'une structure avec filtres intelligents?
Une approche courante de la conception d'une structure DAM consiste à créer des fonctionnalités imbriquées. C'est-à-dire une hiérarchie de catégories mères contenant plusieurs niveaux de sous-catégories, comme dans une structure de dossiers informatiques. Les utilisateurs finaux ne peuvent accéder aux sous-dossiers qu'en cliquant d'abord dans le dossier parent et les sous-dossiers de haut niveau qui les contiennent.
Une approche plus récente de cette classification consiste à créer une structure plate qui prend en charge une recherche à facettes multiples, effectuée en appliquant n'importe quelle combinaison de filtres ou de facettes pour réduire les résultats dans le DAM.
L'onglet "Outils" de la recherche Google Images est un exemple de recherche multi-facettes. Vous pouvez y appliquer un certain nombre de filtres (taille, type, droits d'utilisation, etc.) à votre requête pour obtenir les résultats les plus précis dans votre stock de contenu numérique.
Les filtres utilisés dans un DAM sont configurés en fonction des catégories permettent aux utilisateurs finaux de rechercher facilement des ressources dans leur plateforme complètement modelé selon leurs besoins.
Quelle est la meilleure méthode pour répondre aux besoins de mon organisation ?
+ Used in e-Commerce platforms, folder structures, and legacy DAMs| Organisation non imbriquée | Organisation imbriquée |
| + Utilise pour certaines recherche d’images DAM ou Google | + La structure est familière aux utilisateurs finaux |
| + Ne nécessite pas de connaissance préalable du chemin d'accès à un dossier pour une recherche rapide. | - Nécessite une connaissance préalable du chemin d'accès à un dossier pour une recherche rapide. |
| + L'expérience de recherche est productive même sans connaissances préalables | - L'expérience de recherche est inutile sans connaissances préalable |
| + La navigation est améliorée car toutes les catégories sont visible | - L'expérience de recherche est inutile sans connaissances préalable |
- La structure n'est pas familière aux utilisateurs finaux. | - La navigation est limitée car les dossiers sont cachés dans d'autres. |
Comment structurer son logiciel de gestion de ressources numériques?
Comment les utilisateurs recherchent-ils actuellement les ressources dans votre système organisationnel actuel ? (par exemple, en cliquant sur les dossiers d'un disque partagé, ou en demandant au concepteur d'envoyer les ressources par e-mail?).
Quels sont les problèmes rencontrés par votre organisation lors de la recherche dans votre système organisationnel actuel ? Comment les utilisateurs de l'entreprise souhaitent-ils trouver des contenus numériques ?
Quelles catégories d'informations de haut niveau seraient utiles à votre organisation pour effectuer des recherches ou des filtrages ? (par exemple, département, produit, projet, région, saison).
Votre organisation utilise-t-elle une convention d'appellation des fichiers ? Si oui, quelle est sa signification ?
- Quels types de ressources seront stockés dans le DAM ?
Veuillez décrire le type des ressources, le cas échéant. ( contient des photos de produits, des directives de marque pour l'équipe de marketing, historique/inactif).
Veuillez décrire comment les utilisateurs pourront user des ressources. ( sur les réseaux sociaux, dans le cadre d'une campagne de marketing, pour les partager avec d'autres membres de l'organisation).
Comment puis-je commencer à configurer mon style d'organisation (taxonomie)
Considérez les étapes suivantes lorsque vous commencez à élaborer votre structure :
Dressez la liste des catégories (champs) de haut niveau que vous avez énumérées en réponse aux questions 3 et 5. Le cas échéant, ajoutez à cette liste les catégories requises par la méthode de classement des fichiers de votre organisation.
Organisez ces champs dans un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets, ou dans un outil de cartographie tel que XMind.
Utilisez la structure de données que vous avez créée à l'étape 2 afin de configurer votre système de DAM et de marquer vos ressources lors de l'importation.
Et maintenant il y a plus qu’à !
Exemples d'approches et d'exercices de taxonomie que vous pouvez utiliser pour commencer à planifier votre gestion des ressources numériques dès aujourd'hui. Vous avez des questions ou vous avez besoin d'un avis sur quelque chose ? Nous voulons discuter avec vous ! Envoyez-nous un message dans le chat situé dans le coin inférieur droit de cette fenêtre.
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Vous êtes décidé à adopter le logiciel de gestion de ressources numériques ? Le guide de comparaison DAM est disponible ci-dessous !
