Kommt Ihnen eine der folgenden Situationen bekannt vor?
- Sie warten ständig unannehmbar lange auf Aufnahmen der neuen Frühjahrskollektion
- Die PDF-Datei, die Sie gerade per E-Mail an einen Kollegen gesendet haben, kam zurück: „Dateigröße zu groß"
- Sie möchten (einige) Ihrer Arbeitsdateien auf Ihrem Heimcomputer ansehen
- Sie möchten eine PowerPoint-Vorlage verwenden, die auf der Festplatte Ihrer Kollegin für eine Präsentation gespeichert ist, aber Ihre Kollegin und ihr passwortgeschützter Computer sind im Urlaub
- Sie haben eine Keynote verschickt, später einige Dinge hinzugefügt und sie erneut gesendet, aber versehentlich schaut sich Ihr Kunde die falsche Version an
Dies sind die Probleme, die ursprünglich das Wachstum von Dateifreigabe- und Speicherdiensten wie Dropbox, Yousendit (jetzt Hightail) und Wetransfer ausgelöst haben. Großartige Tools - von allen geliebt, von vielen genutzt.
Aber was ist mit der Sicherheit - wo werden die (sensiblen) Dateien tatsächlich gespeichert? Wie kann ich Dateien löschen oder abrufen? Genau hier könnte ein Online-Digital-Asset-Management-Tool eine gute Aufrüstung sein.
Die Verwendung eines DAM-Tools gibt Ihnen mehr Kontrolle darüber, wie, wann und wer was verwendet. Mit einem Digital Asset Management System ist es nicht mehr erforderlich, Dateien hochzuladen oder erneut zu senden. Darüber hinaus werden automatisch Benachrichtigungen gesendet, wenn Dateien hinzugefügt oder geändert werden.
Es gibt auch einige ernsthafte versteckte Vorteile: Dateien werden in Ihrer eigenen Umgebung gespeichert, sodass Sie sie nach dem Hochladen tatsächlich löschen oder bearbeiten können. Außerdem werden sich Markenmanager darüber freuen, dass alle Schnittstellen (E-Mails und Download-Seiten) mit Ihrer Unternehmensidentität gebrandmarkt sind.
„Ja, aber Wetransfer/Dropbox/Hightail ist kostenlos!"
Das stimmt. Aber die durch die Verwendung eines dedizierten Digital Asset Management Tools eingesparte Zeit summiert sich bei jeder Nutzung und wird bald die monatlichen Kosten Ihres DAM-Systems überwiegen. Schauen Sie sich unseren ROI-Rechner an und sehen Sie selbst, wie viel Zeit und Geld Ihr Unternehmen durch die Verwendung einer Digital Asset Management Lösung sparen kann. Wenn Sie mehr als 10 Dateien pro Monat senden oder speichern, sprechen wir von erheblichen Einsparungen auf ganzer Linie. Und, genauso wichtig, Ihr Team wird Sie dafür lieben, es eingeführt zu haben!
Einige weitere Nachteile der Verwendung kostenloser Tools wie Dropbox und WeTransfer:
- Diese Lösungen sind sogenannte „Stand-alone-Tools" und haben nur eine bestimmte Funktion, wie das Speichern oder Senden von Medien. Sie kombinieren diese Funktionen nicht, daher ist ihre Verwendung immer noch sehr zeitaufwendig.
- Solche Tools können nicht in Ihre bestehenden Systeme integriert werden. Um beispielsweise Dateien zu verkleinern oder Formate zu ändern, benötigen Sie andere Tools wie Photoshop, die nicht integriert werden können.
Darüber hinaus benötigen Sie für geschäftliche Zwecke ein Tool, das um digitale Medien herum aufgebaut ist und alle Funktionen wie Speichern, Teilen und Organisieren abdeckt. Das System muss in bestehende Systeme wie Adobe Creative Cloud integriert werden können. Hier stammt der Begriff „Digital Asset Management System" (oder alternativ Brand Management System).
Der Name selbst lässt sich wie folgt erklären. Digitale Medien werden als „Asset" bezeichnet, da sie geschäftskritisch sind. Was wäre Ihre Marketingabteilung ohne die neuesten Produktbilder? Könnte sich Ihr Unternehmen ohne Logo und Markenidentität noch so leicht von der Konkurrenz abheben?
Was ist also Digital Asset Management und wie kann es Ihnen helfen?
Mit Digital Asset Management Software können Sie Ihre Mediendateien einfach online verwalten, suchen, hochladen und teilen. Alle Ihre Bilder, Filme, Musik, Logos, Präsentationen und PDF-Dateien werden an einem Cloud-basierten Standort gespeichert, der Ihren Kollegen auf der ganzen Welt zu jeder Tages- (oder Nacht-)Zeit zugänglich ist. Ein großer Vorteil eines Digital Asset Management Systems im Vergleich zu Dropbox oder WeTransfer ist, dass Sie ein Tool verwenden können, um alle administrativen Aktivitäten in Bezug auf digitale Medien abzudecken. Digital Asset Management Lösungen sind eine Alternative zu mehreren Funktionalitäten gleichzeitig, wie zum Beispiel:
- Google-ähnliche Suche (Suche nach Bildern und Informationen im Intranet)
- Lokaler Server (Speicherung von Medien an einem zentralen Ort)
- Adobe Creative Cloud (Anpassung von Web- und Printmedien direkt über den Webbrowser)
- Dropbox (webbasierte Speicherung und Medienfreigabe)
- WeTransfer (Verteilung und Versand großer Dateien über das Internet)
- Jira (Koordination und Kommunikation mit Agenturen und anderen Abteilungen)
Digital Asset Management Funktionen
Darüber hinaus verfügen Digital Asset Management Lösungen über eine Vielzahl weiterer nützlicher und zeitsparender Funktionen. Beispielsweise ermöglicht das Reporting Admin-Benutzern einen Überblick über die am häufigsten heruntergeladenen Dateien und aktivsten Benutzer zu erhalten. Auf diese Weise können Sie Schwachstellen in der Effizienz entdecken und Prozesse in Ihrer Marketingabteilung noch weiter verbessern.
Tatsächlich ist Digital Asset Management keine so neue Technologie, wie Sie vielleicht denken: Ähnliche Software gibt es seit 20 Jahren. Allerdings waren solche Asset-Banken immer On-Premise, komplex in der Anwendung und erforderten hohe Anfangsinvestitionen. Sie waren auch nicht besonders benutzerfreundlich oder intuitiv. In den letzten Jahren gab es einige Entwicklungen. Heutzutage ist Digital Asset Management Software größtenteils Cloud-basiert, benutzerfreundlich und sowohl für KMU als auch für Unternehmen erschwinglich.
Durch Funktionen wie Medien-Tagging, Textsuche, automatisierter Medienimport, intelligente Suchfilter usw. können Sie eine Datei in Sekundenschnelle finden. Durch Versionskontrolle können Sie auch sicherstellen, dass alte Versionen von Vorlagen oder Logos niemals versendet werden.
Brand Management Systeme, eine Erweiterung von Digital Asset Management Systemen, stellen sicher, dass alle Mitarbeiter einen zentralen Punkt haben, um sich über Markenrichtlinien zu informieren. Neben der Unternehmensidentität decken Brand Management Systeme das gesamte Spektrum des digitalen Medienmanagements ab, von der Automatisierung der Kommunikation und Koordination mit Kreativagenturen bis hin zur Ermöglichung für Marketingprofis, innerhalb weniger Minuten neue Medien mit Print Brand Templates zu erstellen.
Durch Systemintegrationsschnittstellen wie APIs oder Plugins können Brand Management und Digital Asset Management Systeme in Ihre Geschäftsumgebung integriert werden. Mit einer maßgeschneiderten Taxonomie und Erscheinung wird die Benutzeranpassung erhöht, da die Struktur auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten ist und perfekt in bestehende Unternehmenssysteme passt.
Also, zusammenfassend, hören Sie auf, kostenlose, unsichere Verbraucher-Tools zu verwenden und verbessern Sie Ihr Spiel und innovieren Sie mit einem Digital Asset Management Tool! Oder noch besser, probieren Sie Bynder (kostenlos) aus (wir sind nicht voreingenommen oder so...)
