Qu’est-ce que le Workflow ?
Un workflow est essentiellement un autre mot pour parler du "processus" d'un projet. La gestion des workflows se réfère à la gestion des différents processus au sein d'une organisation. Pour les professionnels du marketing et les brand managers, les workflows de production médias se réfèrent spécifiquement à la production de nouveaux contenus numériques, l'édition de contenus existant ou encore la création de traductions.
Qu'est-ce qu'un logiciel de Workflow Management ?
Les solutions de Workflow Management tels que Bynder fournissent une plateforme centralisée qui vous permet de simplifier vos processus créatifs. Parmi les fonctionnalités vous trouverez des systèmes de vérification en ligne, d'approbation, ainsi qu’un système de communication incluant toutes les parties impliquées (qu'elles soient internes ou externes à l'entreprise).
Un outil de workflow peut également vous aider à créer et mettre en place une campagne pour un futur projet. Recevez des notifications automatiques, fixez des délais et assignez des tâches - cela peut grandement simplifier vos processus, mais aussi augmenter l'efficacité de vos équipes internationales lorsqu'elles travaillent sur des projets communs.
Pourquoi avez-vous besoin d'un outil de workflow management ?
Pour les professionnels du marketing et les gestionnaires d’entreprise, les processus de création de contenu sont souvent fastidieux. Le lancement de campagnes est souvent retardé par la répétition de petites tâches, cependant importantes, et par le manque de communication entre les différentes parties impliquées.
Un outil de workflows management correctement intégré vous aidera de la manière suivante :
- Automation : Finis les innombrables tâches répétitives tels que la saisie de données. La répétition continue de ces procédés, bien qu'ils soient simples prennent un temps incroyable et sont contreproductifs. Avec un outil de workflow management vous pourrez automatiser tous ces processus, ainsi gagner en productivité et réduire votre time-to-market.
- Collaboration : La collaboration avec des parties externes peut parfois s'avérer complexe et retarder la publication de vos contenus, qui doivent constamment être modifiés et approuvés. Avec un outil de Workflow Management le tout sera centralisé et ces étapes seront intégrées dans un processus global.
Communication : Une solution de Workflow Management vous fournira un système de communication fiable, de façon à ce que toutes les instructions nécessaires à la création de votre projet soient bien prisent en compte. Pour faire simple, tous les participants seront à jour, et ce, à chaque étape du projet.
Distribution : Partager de gros fichiers numériques est bien souvent trop long. De plus, la plupart des messageries refusent les pièces jointes supérieur à 25 Mo. Or, pour un brand manager ou un spécialiste du marketing ce sont des tâches quotidiennes. Un outil de Workflow Management vous permettra de partager n’importe quel fichier, avec n’importe qui, et ce, de façon simple et rapide. Finis les mails qui n’arrivent jamais ou les WeTransfer qui prennent des heures.
Duplication : Il est de pratique courante de retravailler un fichier plusieurs fois afin d'économiser des ressources ; en réalité, cela mène généralement au chaos, on finit par ne plus savoir quelle est la dernière version. En conséquence, les anciennes versions sont utilisées, et les nouvelles versions sont perdues dans la masse. Une gestion efficace du workflow garantit que, grâce à la gestion intelligente des versions, plus personne ne travaillera avec une version obsolète.
- Vue d’ensemble : Lorsque l'on travaille sur différents projets à la fois, il peut être difficile de garder une trace de ce qui se passe et où cela se passe. Grâce à un outil de Workflow Management, les informations pertinentes sont affichées clairement via des tableaux de bord, de sorte à ce que toutes les tâches et tous les statuts de projet soient clairement visibles.
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