Que votre entreprise soit une multinationale ou une grande entreprise nationale, une chose est sûre : vous possédez une quantité massive de contenus digitaux. Il n'est plus envisageable de stocker des fichiers physiques ou de laisser les collaborateurs gérer leurs documents sur leurs disques durs locaux. Vos équipes doivent pouvoir collaborer et partager des fichiers sur différents appareils, zones géographiques et fuseaux horaires.
C'est ici qu'interviennent les logiciels de gestion électronique de document (GED ou ECM). Dans cet article, nous explorerons ce qu'est un système ECM, nous examinerons cinq des meilleurs fournisseurs du marché et nous vous donnerons des conseils pour choisir la solution adaptée.
Enterprise Content Management : définition, fonctionnement et bénéfices
Les grandes entreprises doivent relever le défi permanent de créer de vastes quantités de contenus pour soutenir plusieurs marques et campagnes. Sans une approche optimisée et cohérente de la gestion de contenu, elles s'exposent à un time-to-market plus long, ainsi qu'à une incapacité à accélérer la production de contenu pour soutenir leur croissance.
Tout cela coûte aux entreprises et à leurs équipes un temps et un budget précieux.
Un ECM permet d'organiser et de contrôler les contenus d'une grande entreprise. Il combine des stratégies intelligentes et des outils évolutifs pour aider à capturer, gérer, stocker et diffuser le contenu efficacement.
De plus, l'ECM garantit que les équipes accèdent à la bonne information au bon moment, tout en favorisant la collaboration, des lancements accélérés et la croissance de l'activité.
Comment fonctionne l'ECM dans la plupart des grandes entreprises ?
Pour beaucoup d'entreprises, la gestion de contenu est loin d'être fluide. Les équipes s'appuient souvent sur des outils déconnectés, des fils d'e-mails, des systèmes de partage de fichiers obsolètes et des workflows manuels pour gérer leurs assets créatifs. Résultat : le contenu vit en silos sur des disques locaux, ce qui entraîne des problèmes de gestion des versions, des doublons et un manque de visibilité global sur les assets à utiliser.
Même lorsqu'une organisation dispose d'une solution de Digital Asset Management (DAM) basique, ces plateformes ont souvent été conçues pour des besoins plus simples. Elles ne peuvent donc pas s'adapter à l'échelle, à la vitesse et aux exigences omnicanales d'aujourd'hui. Les équipes finissent par utiliser des solutions de contournement manuelles qui créent plus de frictions que d'efficacité.
Sans une source de référence unique pour leurs assets digitaux (flexible, intuitive et évolutive), les entreprises subissent des cycles de production lents, des points de blocage et des opportunités manquées pour accélérer leur time-to-market.
Une réponse à ce défi réside dans les logiciels ECM, qui offrent un hub central pour stocker, organiser, mettre à jour, partager et diffuser les assets digitaux de marque.
Qu'est-ce qu'un système ECM ?
Un ECM est un système permettant aux grandes organisations de stocker et de gérer des fichiers digitaux de base dans un emplacement unique et centralisé.
Les systèmes ECM se concentrent généralement sur le stockage de formats tels que :
- Fichiers MS Office : DOCX, XLSX, PPTX, etc.
- PDFs : Contrats, fiches de paie, documents fiscaux, etc.
- E-mails
- Data et codes
Généralement, ce type de logiciel présente une structure hiérarchique simple où les utilisateurs naviguent manuellement, ou s'appuient sur les métadonnées pour leurs recherches.
Il est important de noter que, contrairement aux systèmes DAM, les logiciels ECM sont bien moins équipés pour gérer les assets riches tels que les images, les vidéos et les fichiers audio, ce qui empêche finalement les entreprises de centraliser l'intégralité de leurs fichiers au même endroit.
En réalité, un DAM comme Bynder offre des avantages supplémentaires considérables, notamment sa capacité native à s'intégrer à toute une suite de plateformes CMS et PIM, ainsi qu'à de nombreux autres outils martech utilisés par les entreprises.
Les 5 meilleurs outils ECM pour les grandes entreprises
Que vous soyez un fabricant industriel, une marque B2C ou vous offrez des services professionnels, voici notre analyse des cinq meilleurs fournisseurs d'outils ECM sur le marché actuel.
Bynder
Alors que de nombreux systèmes ECM visent à gérer efficacement leurs assets, Bynder se distingue non seulement en répondant aux exigences ECM, mais en redéfinissant et en élargissant considérablement les capacités de la gestion de contenu pour les entreprises d'aujourd'hui.
Bynder offre la gouvernance structurée, la gestion fine des accès et la gestion du cycle de vie du contenu attendues d'un système ECM moderne. Mais là où Bynder surpasse l'ECM traditionnel, c'est en étendant ces bases vers une solution de DAM optimisée par l'IA.
Les fonctionnalités de Bynder vont bien au-delà de l'ECM classique, permettant aux utilisateurs de :
- Optimiser les médias riches directement au sein du DAM
- S'intégrer à plus de 130 plateformes martech leaders du marché Utiliser un panel de solutions IA robustes
- Garantir une collaboration efficace entre les équipes internationales.
Résultat : les marques exploitent tout le potentiel de leurs assets digitaux. En favorisant la réutilisation des assets, elles réduisent leurs coûts et gagnent un temps précieux. La recherche de fichiers et les workflows de production sont accélérés, augmentant ainsi l'avantage concurrentiel, les ventes et la croissance du chiffre d’affaires.
En misant sur l’innovation DAM par l’IA plutôt que sur la simple gestion documentaire, Bynder offre une assistance IA avancée pour optimiser la gouvernance, faciliter la réutilisation des assets et déployer efficacement les activations de marque. C’est la solution idéale pour les entreprises qui exigent une agilité réelle, une évolutivité maximale et un time-to-market accéléré.
Adobe Experience Manager (AEM)
Intégré à Adobe Experience Cloud, AEM centralise la gestion des contenus structurés, des médias riches et des expériences omnicanales. Côté ECM, il inclut les fonctionnalités classiques : gestion des versions, workflows et pistes d'audit.
Si AEM est conçu pour gérer d'importantes bibliothèques d'assets et personnaliser la diffusion de contenu à grande échelle, ses fonctionnalités sont étroitement liées à l'écosystème Adobe. Cette dépendance peut accroître la complexité, alourdir les coûts de mise en œuvre et retarder le ROI, particulièrement pour les grandes entreprises qui n'utilisent pas majoritairement les autres produits Adobe.
Bien qu'AEM soit largement adopté, il est souvent perçu comme moins flexible et plus gourmand en ressources que des alternatives comme Bynder.
À l'inverse, Bynder offre une solution best-of-breed qui surpasse AEM sur des points stratégiques : déploiement plus rapide, une prise en main intuitive, fonctionnalités d'IA natives plus puissantes et une grande facilité d'intégration avec des outils tiers hors écosystème Adobe.
Aprimo
L'approche ECM d'Aprimo s'appuie sur ses origines de plateforme de Marketing Resource Management (MRM), avec des capacités de DAM ajoutées via des acquisitions externes.. La plateforme propose les standards de l'ECM : gestion des versions, métadonnées structurées, gestion fine des accès, tout en intégrant des améliorations axées sur le DAM, comme le tagging par l'IA et la transformation dynamique d'assets.
Aprimo peut convenir aux organisations qui souhaitent prioriser des workflows marketing intégrés et une gestion centralisée des contenus. Toutefois, la solution peut ne pas répondre pleinement aux exigences d’environnements plus complexes; notamment en ce qui concerne ses fonctionnalités spécifiques au DAM, son nombre limité d’intégrations, ainsi que son interface utilisateur qui peut sembler peu intuitive.
Pour les organisations aux besoins complexes, Bynder reste le choix le plus adapté.
Frontify
Principalement axée sur le "Brand Management", l'offre de Frontify cible surtout les PME plutôt que les grandes entreprises. Elle manque de puissance pour accompagner les organisations souhaitant accélérer leur production de contenu lors d'une expansion sur de nouveaux marchés.
L'accent étant mis sur les chartes graphiques, la gestion et l'exploitation des assets digitaux restent limitées par rapport à Bynder.
Par exemple, là où Frontify propose un auto-tagging et des recherches basées sur les métadonnées, Bynder offre une recherche avancée par IA incluant la reconnaissance faciale, la recherche en langage naturel et la détection de texte dans les images (Text-in-image Search).
De plus, Bynder intègre des outils de création de contenu assistés par l'IA, comme la traduction automatique pour la localisation, et propose un écosystème d'intégrations bien plus vaste.
OpenText
OpenText est un acteur historique dans l’ECM. OpenText se concentre sur la gestion de documents, la conformité et l'automatisation des workflows. Cette solution gère les médias enrichis, propose des portails de marque, et peut délivrer des assets de manière globale. Ses capacités en IA (comme son tagging assisté par IA, OpenText Aviator) restent cependant moins performantes que ses compétiteurs.
OpenText fait partie d'un écosystème complexe. Résultat : les intégrations exigent souvent des configurations lourdes, le déploiement est plus long car non basé sur un cloud natif, et la courbe d'apprentissage est plus abrupte pour les utilisateurs.
En comparaison, Bynder est idéal pour les équipes des grandes entreprises agiles qui recherchent des capacités avancées de gestion d'assets sans les difficultés d'une suite ECM.
Comment choisir un logiciel ECM
Pour évaluer un logiciel GED ou ECM, il faut voir au-delà du simple stockage de documents.
Si la plupart des plateformes ECM fournissent des référentiels centralisés, des fonctionnalités de contrôle des versions, de workflows et de conformité pour les fichiers Microsoft Office et PDF, beaucoup d'entre elles présentent des lacunes en matière de gestion des contenus multimédias riches telles que les vidéos, les images et les fichiers créatifs. .
Les grandes entreprises misant sur la performance marketing et la cohérence de marque doivent vérifier si une plateforme peut réellement suivre l'évolution de leurs besoins.
Voici les critères clés :
- Flexibilité des formats : Le système gère-t-il nativement les vidéos et les fichiers de création, ou se limite-t-il aux PDFs et fichiers Word ?
- Recherche et métadonnées : Privilégiez l'IA, l'auto-tagging et les structures de métadonnées personnalisables pour accélérer la recherche et la réutilisation des assets à l'échelle de l'entreprise.
- Collaboration et workflows : La plateforme permet-elle une validation en temps réel entre les départements ? Les flux créatifs exigent bien plus qu'un simple système d'archivage.
- Soutien à la croissance : Pour une expansion internationale, une solution DAM est préférable à un système ECM, car elle offre une meilleure évolutivité.
- Intégrations et écosystème : Le logiciel doit se connecter facilement à votre CMS, vos outils de création et de productivité pour devenir votre source de référence unique.
- Gouvernance et cohérence de marque : Évaluez la gestion fine des accès, la gestion des droits et l'expiration des assets pour garantir l'image de marque dans les organisations décentralisées.
Bynder dépasse ces critères en combinant le contrôle structuré de l'ECM avec la puissance d'un DAM utilisant l'IA.
Plus qu'un simple outil de gestion, Bynder définit de nouveaux standards en matière d'agilité, de cohérence de marque et d'engagement, avec une capacité native à accompagner l'évolutivité de toute grande entreprise.
