Cloud Digital Asset Management : de quoi s’agit-il et comment ça fonctionne ?

En quoi consiste le Cloud Digital Asset Management (DAM) ?

Le Cloud Digital Asset Management (ou SaaS DAM) désigne l’ensemble des processus et activités liés à l’accès, au stockage, à la gestion, à l’organisation et à la collaboration autour de divers assets digitaux en ligne.

Une plateforme de DAM basée sur le cloud agit comme un système de référence pour les assets digitaux de l’entreprise : images, fichiers texte, vidéos, ou tout autre type de fichier numérique. 

Ce type de plateforme de DAM basée sur le cloud est accessible via un navigateur Web et est hébergée sur un réseau de serveurs à distance. Autrement dit, les ressources digitales stockées dans le DAM sont accessibles depuis n’importe où dans le monde et sur une grande variété d’appareils. La seule condition est que l’utilisateur dispose d’une connexion Internet directe et sécurisée. 

Les outils de DAM basés sur le cloud intègrent des technologies qui évoluent rapidement si l’on en croit le rythme des innovations en matière d’IA. Cette réalité permet aux utilisateurs de ces plateformes de tirer parti de nouveaux outils et fonctionnalités dès leur lancement.

DAM sur site ou basé sur le cloud : quelle différence ?

Les deux modèles diffèrent sensiblement l’un de l’autre en termes d’architecture, d’approche de maintenance et d’évolutivité.

Les principales différences entre les deux méthodes sont présentées juste après et concernent des aspects majeurs comme la sécurité, l’évolutivité et le coût :

DAM sur le cloud ou sur site ? Visionnez notre webinaire pour explorer les différences et savoir quelle solution correspond le mieux aux besoins de votre organisation.

Un DAM sur site offre-t-il plus de sécurité qu’un DAM basé sur le cloud ? 

Contrairement au modèle de DAM basé sur le cloud, les DAM sur site sont hébergés en interne sur les propres serveurs de l’organisation et les aspects liés à la sécurité et au stockage des données sont gérés par l’équipe de support informatique interne.

C’est ce type d’approche qui, par le passé, était le plus souvent adoptée par des entreprises travaillant dans des secteurs très réglementés, estimant que le fait de tout gérer en interne était un gage de sécurité accrue. 

En réalité, les DAM basés sur le cloud peuvent être tout aussi, voire plus, sûrs. Et ça, c’est en partie grâce à une assistance dédiée et plus souple proposée par des prestataires (comme Bynder).

Par exemple, un DAM basé sur le cloud est susceptible de bénéficier de mises à jour et de patches plus régulièrement, d’adhérer pleinement aux exigences en matière de conformité et de réglementation, et de prévoir un plan de réponse en cas de défaillance d’un serveur ou d’un centre de données.

Un DAM sur site coûte-t-il plus cher qu’un DAM basé sur le cloud ?

Malgré ce que l’on pourrait penser, un DAM en « local » peut s’avérer plus coûteux à mettre en place et à exploiter que son homologue basé sur le cloud.

Cela s’explique en partie ainsi : malgré un accès à leur propre équipe informatique en interne, de nombreuses entreprises ne tardent pas à constater qu’en cas de problème, les opérations doivent être complètement interrompues.

Cela peut conduire à embaucher du personnel informatique supplémentaire, engendrant un coût additionnel à long terme pour l’entreprise.

Autre raison : un DAM sur site peut s’avérer plus coûteux qu’un outil basé sur le cloud car les technologies de DAM conçues pour les systèmes sur site peuvent devenir obsolètes en l’espace de quelques années après leur acquisition. Les entreprises se retrouvent alors à devoir ressortir leur porte-monnaie pour tout remplacer. Résultat : une accumulation rapide des coûts d’investissement sur le long terme.

La nécessité de remplacer un système physique par un autre peut également entraîner une charge de travail considérable en termes de migration des données, de répétition du processus d’intégration et de nouvelles formations des utilisateurs.

Aussi, les systèmes de DAM sur site n’offrent pas les mêmes avantages qu’un outil basé sur le cloud en termes d’évolutivité (à la hausse comme à la baisse), d’opérations de maintenance de base du système et de capacités à octroyer des accès à distance aux utilisateurs. 

Fonctionnalités des solutions de Digital Asset Management basées sur le cloud

Les outils de DAM basés sur le cloud fonctionnent généralement avec un abonnement
Cela signifie que le coût initial est inférieur à celui de l’utilisation d’un DAM sur site. Le coût de l’abonnement couvre entre autres l’intégration, la formation, les mises à jour, le support technique et l’assistance à l’évolutivité (à la hausse ou à la baisse).

Les utilisateurs ont accès à la plateforme de DAM depuis n’importe où dans le monde
Les DAM basés sur le cloud sont accessibles à toute personne autorisée, et ce, depuis n’importe où via une connexion Internet sécurisée. À la clé : une meilleure collaboration à l’échelle de l’entreprise.

La maintenance générale du DAM est prise en charge
Les mises à jour logicielles et les opérations de maintenance générale sont effectuées par le fournisseur de l’outil de DAM basé sur le cloud. Vos équipes peuvent ainsi se focaliser sur leur utilisation de l’outil et n’ont pas à s’occuper de résoudre des problèmes techniques ou à corriger des bugs.

L’accès aux API et aux intégrations est plus facile
Les plateformes de DAM basées sur le cloud ont tendance à offrir un accès plus facile aux API, et des intégrations plus fluides avec d’autres outils eux aussi basés sur le cloud (CRM, PIM, CMS, etc.). Cette facilitation de la connectivité améliore l’efficacité et évite à votre équipe de devoir jongler entre une multitude de plateformes et de systèmes. 

La phase de configuration est généralement rapide
La mise en place d’un DAM basé sur le cloud est habituellement un processus rapide et simple, qui peut être réalisé en quelques jours ou semaines seulement, en fonction de la complexité requise pour chaque entreprise.

Les utilisateurs accèdent plus rapidement aux dernières innovations en matière d’IA
Les fournisseurs de solutions de DAM basées sur le cloud, comme Bynder, investissent activement dans la R&D en matière d’IA, ce qui signifie que les équipes qui utilisent ces plateformes bénéficient d’un accès aux toutes nouvelles fonctionnalités, ou fonctionnalités bêta, déployées dès leur sortie (moyennant validation) de la phase de test.

Quels sont les avantages à adopter un système de DAM basé sur le cloud ?

Voici une liste non exhaustive d’avantages à tirer d’un système de DAM basé sur le cloud : 

Système de référence pour tous les éléments de contenu digitaux de l’écosystème tout entier et à destination de tous les canaux

Se présentant comme une plateforme centralisée pour toutes les ressources digitales de l’entreprise, un DAM basé sur le cloud joue le rôle de source officielle de gestion, de stockage et de diffusion de l’ensemble des éléments de contenu. 

Cas réel : Le Royal National Lifeboat Institution (RNLI), organisation caritative britannique de sauvetage en mer comptant plus de 230 postes d’embarquement et des milliers d’employés basés à travers le pays, utilise le DAM de Bynder comme système de référence pour toutes ses ressources digitales. L’adoption de la plateforme s’est avérée essentielle au vu du caractère sensible et concret des situations d’urgence que représentent les sauvetages en mer. 

Exploitation de l’IA pour simplifier la gestion des contenus

Les opérations de contenu gagnent en efficacité puisque les DAM basés sur le cloud sont capables d’automatiser les processus fastidieux comme la configuration de workflows, le tagging et la détection de doublons. Les utilisateurs peuvent également tirer parti de recherches assistées par l’IA qui permettent de retrouver plus rapidement et plus facilement les fichiers souhaités.

Cas réel : L’écurie de Formule 1 Sauber Motorsport AG a adopté le module AI Search Experience de Bynder pour accélérer l’identification et la diffusion des contenus. En particulier, l’équipe de communication de Sauber utilise régulièrement la fonctionnalité de reconnaissance faciale pour détecter automatiquement les différents membres de l’équipage sur les photos prises en bord de piste. 

Contrôle total sur la finalité des assets et la conformité

Les utilisateurs peuvent contrôler les droits liés à l’accès et à l’utilisation des éléments de contenu. Concrètement, ça veut dire qu’il n’y a plus de risque que des assets non approuvés soient utilisés, et la réputation de la marque de l’entreprise est mieux protégée. 

Cas réel : Lucid Motors utilise la solution Brand Guidelines de Bynder DAM comme système de référence unique pour tous les fichiers liés à l’identité de la marque. Tout le monde peut ainsi accéder aux bons fichiers et avoir la certitude de tomber sur les versions les plus récentes.

Meilleure cohérence de marque

Le retour sur les investissements dans les opérations de contenu s’accroît, car les utilisateurs disposent des outils nécessaires pour créer une plus grande quantité de contenu conforme à l’image de la marque. Sans pour autant que cet accroissement des volumes compromette la cohérence de la marque.

Cas réel : En plus d’utiliser le DAM de Bynder comme socle pour ses opérations de contenu, Campari Group s’en sert également pour améliorer la cohérence de la marque à travers les plus de 50 marques subsidiaires qui composent le groupe.

Deux cas d’utilisation pour faire le choix d’un DAM cloud-based plutôt qu’un DAM sur site

Voici encore deux autres exemples de clients de Bynder qui sont passés d’un fonctionnement avec un DAM sur site à un système basé sur le cloud. Découvrez comment ces entreprises en tirent parti.

Five Guys

Depuis qu’ils ont franchi le pas, Five Guys :

• A réussi à étendre efficacement et sans effort ses opérations de contenu, tout en s’occupant de l’expansion internationale de l’entreprise
• A permis à tous les employés d’accéder aux ressources digitales, où qu’ils soient basés dans le monde
• Ne s’inquiète désormais plus d’avoir à gérer les pannes spontanées des serveurs internes

Après avoir opéré une transition d’un DAM sur site vers le DAM de Bynder basé sur le cloud, le centre de congrès RAI Amsterdam a :

• Amélioré considérablement la collaboration et la visibilité pour ses utilisateurs
• Diminué le temps consacré à la recherche de fichiers et à la suppression des doublons
• Réduit d’environ 30 % les coûts liés à la photographie

Comment choisir le meilleur DAM en ligne pour votre entreprise ?

Pour trouver la bonne solution de DAM, il faut au préalable avoir correctement identifié les besoins actuels et futurs de votre entreprise. Ensuite, place au choix d’un partenaire de DAM qui sera capable d’évoluer avec votre activité, justement parce que son offre s’aligne sur les besoins identifiés.

De façon générale, lorsque vous évaluerez les différents fournisseurs de solutions de Digital Asset Management basées sur le cloud, considérez notamment la sécurité, la composabilité, la facilité d’utilisation, les capacités de recherche et l’intégration ou non au sein de l’outil de technologies d’IA.

Jetez un œil à notre Guide de comparaison des outils de DAM pour des conseils pratiques sur la façon d’évaluer les différents fournisseurs de DAM.