Cloud Digital Asset Management: Was ist das und wie funktioniert es?

Was ist Cloud Digital Asset Management (DAM)?

Cloud Digital Asset Management (DAM) – oder auch SaaS DAM – steht für alle Prozesse und Funktionen, mit denen Nutzer online auf digitale Assets zugreifen und sie speichern, verwalten, organisieren und mit anderen teilen können.

Eine Cloud DAM-Plattform fungiert dabei als zentrales System of Record für die digitalen Inhalte Ihres Unternehmens, wie beispielsweise Fotos, Textdateien oder Videos.

Ein cloudbasiertes DAM lässt sich über einen Webbrowser aufrufen und wird auf einem Netzwerk aus Remote-Servern gehostet. Das bedeutet: Digitale Assets, die im DAM gespeichert sind, können weltweit und auf vielen verschiedenen Geräten abgerufen werden – vorausgesetzt, die Nutzer verfügen über eine direkte und sichere Internetverbindung.

Außerdem ist Cloud-DAM eine Technologie, die sich aktuell stark weiterentwickelt, vor allem im Hinblick auf KI-Innovationen. Das bedeutet, dass viele DAM-Nutzer jederzeit von neuen Tools und Funktionen profitieren können.

On-Premise vs. Cloud DAM: Worin besteht der Unterschied?

Die beiden Modelle unterscheiden sich stark voneinander, sowohl in ihrer Architektur als auch in der Wartung und Skalierbarkeit.

Das sind die wichtigsten Unterschiede in Bezug auf wichtige Faktoren wie Sicherheit, Skalierbarkeit und Kosten:

Cloud DAM oder On-Premise? In unserem Webinar (auf Englisch) erfahren Sie den Unterschied und welcher Ansatz am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Ist ein On-Premise DAM sicherer als ein Cloud DAM?

Im Gegensatz zum cloudbasierten DAM-Modell wird ein On-Premise DAM intern auf den eigenen Servern eines Unternehmens gehostet. Aspekte wie Sicherheit und Datenspeicherung werden dabei vom unternehmenseigenen IT-Team verwaltet.

Bisher war dieser Ansatz vor allem bei Unternehmen in stark regulierten Branchen sehr beliebt, da man davon ausging, eine interne Verwaltung würde mehr Sicherheit bieten.

Tatsächlich ist ein cloudbasiertes DAM aber mindestens genauso sicher, wenn nicht sogar sicherer. Das liegt daran, dass DAM-Anbieter wie Bynder darauf spezialisiert sind, jederzeit starken und flexiblen Support zu bieten.

Ein cloudbasiertes DAM zum Beispiel erhält im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung regelmäßig zeitnahe Updates und Patches, erfüllt alle Compliance-Anforderungen und verfügt über geeignete Maßnahmen zur Wiederherstellung aller Daten, falls ein Server oder Datencenter ausfällt.

Ist ein On-Premise DAM teurer als ein Cloud DAM?

Auch wenn es zunächst anders wirkt, kann ein On-Premise DAM höhere Einrichtungs- und Betriebskosten verursachen als ein cloudbasiertes DAM.

Dafür gibt es mehrere Gründe, zum Beispiel:

1. Selbst wenn ein Unternehmen sein eigenes IT-Team einsetzt, muss es in der Regel alle Prozesse einstellen, sobald ein Problem auftritt. Dieser Zeitdruck führt oft dazu, dass zusätzliches IT-Personal eingestellt werden muss, was langfristig teuer werden kann.
2. Neu erworbene On-Premise-Technologien können bereits nach wenigen Jahren veraltet sein. Dann müssen Unternehmen in Ersatzlösungen investieren, was die Gesamtkosten auf lange Sicht stark erhöht.
3. Der Austausch eines physischen Systems gegen ein anderes erfordert eine lückenlose Datenmigration sowie neue Onboarding-Prozesse und Mitarbeiterschulungen. Das ist mit erheblichem Aufwand verbunden.
4. Im Gegensatz zu einem Cloud DAM bietet ein On-Premise DAM nicht die gleichen Vorteile in Bezug auf Skalierbarkeit, regelmäßige Systemwartung und Fernzugriff aller Nutzer.

Funktionen einer Cloud Digital Asset Management-Software 

Cloud DAM wird meist als Abonnement angeboten
Dadurch sind die Anfangskosten im Vergleich zu einem On-Premise DAM niedriger. Die Abonnementgebühr deckt Faktoren wie Onboarding, Schulungen, Updates, technischen Support und Unterstützung beim Skalieren bereits ab.

Nutzer können weltweit auf die DAM-Plattform zugreifen
Jede Person mit einer Berechtigung und sicheren Internetverbindung kann auf das Cloud DAM zugreifen. Das verbessert die Zusammenarbeit im Unternehmen erheblich.

Sie müssen sich nicht um die Instandhaltung des DAM kümmern
Software-Updates und allgemeine Wartungsarbeiten werden vom DAM-Anbieter übernommen. So können sich Ihre Teams voll und ganz darauf konzentrieren, das System optimal zu nutzen, anstatt technische Probleme zu beheben oder Bugs zu entfernen.

Einfacher API-Zugang und zahlreiche Integrationen
Cloud DAM bietet in der Regel einen unkomplizierten Zugang zu APIs und eine reibungslose Integration mit anderen cloudbasierten Tools wie CRM, PIM, CMS und viele mehr. Diese Konnektivität steigert die Effizienz und spart Ihrem Team Zeit, da es nicht ständig zwischen verschiedenen Plattformen und Systemen wechseln muss. 

Die Einrichtung dauert nicht lange
Die Einrichtung eines cloudbasierten DAM ist in der Regel unkompliziert und schnell abgeschlossen – je nach Komplexität des Setups oft bereits innerhalb weniger Tage oder Wochen.

Nutzer können schnell auf neue KI-Innovationen zugreifen
Ein Cloud DAM-Anbieter wie Bynder investiert aktiv in R&D für KI-Innovationen, damit Sie brandneue (Beta-)Funktionen umgehend nutzen können, sobald diese geprüft und freigegeben wurden.

Welche Vorteile hat ein Cloud DAM-System?

Ein Cloud DAM hat unter anderem die folgenden Vorteile:

Es dient als System of Record für digitale Assets über alle Systeme und Kanäle hinweg

Ein Cloud DAM ist die zentrale Anlaufstelle für den Umgang mit digitalen Assets und bietet die Möglichkeit, diese zu verwalten, zu speichern und unternehmensweit zu verteilen.

Beispiel aus der Praxis: Die RNLI (Royal National Lifeboat Institution) – eine britische Wohltätigkeitsorganisation mit mehr als 230 Rettungsstationen und Tausenden von Mitarbeitern im ganzen Land – nutzt das DAM von Bynder als System of Record für all ihre digitalen Assets. Das ist besonders wichtig, da ein Großteil der RNLI-Inhalte auf heiklen und plötzlichen Notfällen wie Seenotrettungen basiert.

Einfacheres Content Management dank KI

Ein Cloud DAM automatisiert verschiedene zeitraubende Prozesse, indem es beispielsweise Workflows etabliert, Dateien taggt und Duplikate entfernt. Außerdem können Nutzer die benötigten Dateien mit KI-gestützten Suchfunktionen schneller und leichter finden. Das erhöht die Effektivität Ihrer Content Operations.

Beispiel aus der Praxis: Das Formel-1-Rennteam Sauber Motorsport AG nutzt die Bynder AI Search Experience, um die Auffindbarkeit und Verteilung von Assets zu beschleunigen. Das Kommunikationsteam arbeitet beispielsweise regelmäßig mit einer Funktion zur Gesichtserkennung, um Teammitglieder auf Streckenfotos automatisch zu identifizieren.

Behalten Sie die volle Kontrolle über Nutzung und Compliance von Assets

Nutzer können die Zugriffsrechte und Nutzungsbedingungen für Assets selbst bestimmen. So besteht kein Risiko, dass nicht genehmigte Inhalte verwendet werden – und der Ruf der Marke bleibt geschützt.

Beispiel aus der Praxis: Lucid Motors nutzt Bynders Brand Guidelines-Lösung als Single System of Record für alle Assets rund um die Markenidentität. So stellt das Unternehmen sicher, dass seine Mitarbeiter stets auf die richtigen und aktuellsten Dateien zugreifen können.

Erhöhen Sie die Markenkonsistenz

DAM-Nutzer können Inhalte erstellen, die perfekt zur Marke passen und stets einheitlich sind, um einen höheren Content-ROI zu erzielen.

Beispiel aus der Praxis: Die Campari Group setzt Bynders DAM nicht nur für ihre Content Operations ein, sondern sorgt damit auch für eine konsistente Markenführung über ihr Portfolio von mehr als 50 Marken hinweg.

Zwei Anwendungsfälle, die für ein Cloud DAM und gegen ein On-Premise DAM sprechen

Hier sind zwei weitere Anwendungsfälle unserer Kunden, die von einem On-Premise auf ein Cloud DAM umgestiegen sind – und stark davon profitiert haben.

Five Guys

Seit dem Wechsel auf ein Cloud DAM kann Five Guys:

• Content Operations problemlos und effizient skalieren, parallel zur internationalen Expansion des Unternehmens.
• Mitarbeitern ortsunabhängig und weltweit Zugriff auf digitale Assets verschaffen.
• die Sorge um plötzliche interne Serverausfälle ablegen.

RAI Amsterdam

Seit dem Wechsel von einem On-Premise DAM zu einem cloudbasierten DAM von Bynder konnte RAI Amsterdam:

• die Zusammenarbeit und Transparenz unter allen Nutzern stark verbessern.
• die Zeit für die Asset-Suche deutlich reduzieren und doppelte Dateien vermeiden.
• Foto-Kosten um rund 30 % reduzieren.

Finden Sie das optimale Cloud DAM für Ihr Unternehmen

Um die passende DAM-Lösung zu finden, sollten Sie zunächst die Bedürfnisse Ihres Unternehmens – sowohl jetzt als auch in Zukunft – klar definieren. Erst dann können Sie einen DAM-Partner wählen, der diese Anforderungen versteht und flexibel mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.

Beim Vergleich verschiedener Anbieter für Cloud Digital Asset Management sollten Sie auf jeden Fall Faktoren wie Sicherheit, Modularität, Benutzerfreundlichkeit, Suchfunktionen und integrierte KI-Funktionen berücksichtigen.

Noch unentschlossen? Dann werfen Sie einen Blick in Bynders DAM-Vergleichsguide – dort finden Sie hilfreiche Tipps, wie Sie Anbieter von DAM-Lösungen bewerten können.