Die Vorteile eines übersichtlichen digitalen Raums

Das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren, kommt oft von einem Mangel an Organisation, der zu Angstzuständen führen kann. Aufräumguru Marie Kondo beschreibt, wie das Aufräumen und Strukturieren Ihrer Besitztümer tiefgreifende Veränderungen in Ihrem Leben bewirkt, von besseren Beziehungen bis hin zu mehr Seelenfrieden. Kondo glaubt, dass das Ändern von Gewohnheiten und das Behalten des Überblicks über Ihr Eigentum eine der wichtigsten Zutaten für Erfolg ist.  Kondos Buch "The Life-Changing Magic of Tidying Up" deckt so ziemlich jeden Bereich des Haushalts ab. Kondo weist ihre Leser an, ihre Sachen wegzuwerfen, zu falten und strategisch zu lagern. Der einzige Ort, den sie dabei außer Acht lässt, ist unser digitaler Raum. Heutzutage verbringen Menschen bis zu 10 Stunden am Tag hinter dem Bildschirm. Unsere digitale Welt ist genauso wichtig zu managen wie unser physisches Leben, daher ist die Bedeutung von Ordnung am Arbeitsplatz und auf unseren Arbeitsgeräten genauso relevant. 

Jeder, egal in welcher Branche, kennt den Druck, Abgabetermine einzuhalten und gleichzeitig Ruhe und Kontrolle über Aufgaben zu bewahren. Unordnung erhöht den Druck nur. Wie Psychology Today treffend zusammenfasst: "Unordnung verursacht Stress".

Das Bild unten zeigt Ihnen, wie unübersichtlich ein Arbeitsplatz sein kann und warum er Stress verursacht.

Mit Ordnern arbeiten

Sie haben es also geschafft, Ihre Dateien von Ihrem Desktop auf einen zentralen Cloud-Speicher wie Box oder GoogleDrive hochzuladen, um sie im Unternehmen zu nutzen. Toll, jetzt müssen Sie Ihren Kollegen keine Dateien mehr von Ihrer Festplatte per E-Mail schicken. Ab hier geht's aufwärts, oder?

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Ordner zu organisieren. Sie müssen sich ein Ordnersystem ausdenken, um Ihre Assets zu kategorisieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Möbel verkauft, möchten Sie vielleicht einen maßgefertigten Stuhl in einem Ordner namens "Design" speichern. Es kann jedoch sein, dass Sie die Produkte nach Sortimenten organisieren müssen, so dass Sie innerhalb des Ordners "Design" einen weiteren Ordner "2017" anlegen. In manchen Fällen müssen Sie Stühle schnell finden, also duplizieren Sie das Foto und legen es in einem anderen Ordner mit dem Namen "Luxusmöbel" ab. Sie könnten am Ende 4 Duplikate der gleichen Datei haben, die jeweils in einem Netz von Ordnern vergraben sind.

In diesem Beispiel geht es um Hunderte oder sogar Tausende von Dateien auf Unternehmensebene, so dass das Problem exponentiell wächst. Ein weiteres Problem ergibt sich, wenn der Stuhl nicht mehr auf Lager ist. Sie müssen dann viel Zeit damit verbringen, die Ordner nach Duplikaten des Bildes zu durchsuchen, um diese zu entfernen oder die Zugriffsrechte einzuschränken.

Taxonomische Ablagesysteme sind der beste Weg, um Dateiduplikate zu vermeiden und Ihre Dateien zu organisieren. Mit Bynder müssen Sie Ihre Dateien nur einmal hochladen. Dann können Sie sowohl A.I.-generierte als auch manuelle Metadaten-Tags hinzufügen, die es Ihnen ermöglichen, nach jeder Datei anhand von Schlüsselwörtern zu suchen. Es ist der einfachste und strukturierteste Weg, Ihre Dateien zu organisieren und Ihren digitalen Arbeitsbereich aufzuräumen. Ein Taxonomie-basiertes DAM-System ist das Werkzeug, das Ihrem Unternehmen zum Markenerfolg verhelfen wird. Es ermöglicht Ihnen, Ihr Unternehmen zu skalieren, indem Sie Assets verwalten, organisieren und gemeinsam nutzen können.

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