Nous savons que les marques ont plus que jamais besoin de créer davantage de contenu.
La multiplication des canaux à travers lesquels elles peuvent communiquer avec leurs clients s’est accompagnée d’une augmentation de la demande en contenu, et ce dernier ne cesse de croître.
Et comment les choses se présentent-elles pour ceux qui « rament » actuellement avec la création de contenu ?
Levez la main s’il vous est déjà arrivé :
- d’échanger de multiples e-mails d’allers et retours perpétuels ou d’attendre continuellement des approbations ;
- de douter de l’exactitude et de la pertinence de votre contenu ;
- de douter qu’un contenu respecte le guide de style ;
- de ne plus savoir quels membres de l’équipe étaient responsables du processus de révision et d’approbation.
Si ces exemples vous sont familiers, lisez la suite.
Dans cet article, nous vous présentons une méthode simple (et facile) pour réviser efficacement du contenu, même lorsque plusieurs personnes sont impliquées.
En quoi consiste la révision d’un contenu ?
La révision d’un contenu est le processus d’assurance qualité qui doit être appliqué à chaque contenu avant sa publication (et régulièrement par la suite). Il peut s’agir de vérifier qu’il est adapté à l’audience, que la voix de la marque reste cohérente, de corriger les erreurs, etc.
Que faut-il pour s’assurer que ce processus est exhaustif et optimise systématiquement le contenu que vous publiez ?
Nous aborderons ci-dessous quatre étapes et les meilleures pratiques qu’il est utile de garder à l’esprit.
Le processus de révision de contenu
1. Définissez les rôles et les responsabilités du processus de révision de contenu
Disposer d’un processus de création de contenu bien défini est une chose (et un bon début), mais cela ne représente rien si vous n’établissez pas clairement qui est chargé de réaliser le processus de révision et d’approbation.
Dans le cas d’une révision de contenu, la tâche peut être confiée aux personnes suivantes :
- Experts
- Rédacteurs principaux ou rédacteurs en chef
- Rédacteurs
- Responsables marketing
- Gestionnaires de contenu
Elle peut même être répartie entre différents rôles. Par exemple, les experts peuvent vérifier l’exactitude des faits, la pertinence et l’exhaustivité.
Le rédacteur ou la rédactrice principal(e) peut vérifier que le contenu est bien rédigé, conforme à votre stratégie de contenu, cohérent vis-à-vis d’autres contenus et respecte le guide de style ainsi que les règles internes.
Mais tout ceci est plus facile à dire qu’à faire.
La révision d’un contenu d’une longueur respectable (par exemple, 1 500 mots) peut facilement prendre une heure ou deux. Imaginez maintenant le temps nécessaire pour un site entier.
L’opération serait assez chronophage, n’est-ce pas ?
En définitive, l’essentiel est de veiller à ce quelqu’un soit responsable d’assurer le processus de révision et d’approbation (et que cette personne connaisse parfaitement son rôle dans votre workflow).
2. Réalisez un audit de contenu
Une fois que votre équipe est constituée, vous pouvez passer à la révision en elle-même. Par où commencer ?
Avant tout, définissez clairement ce qui doit être révisé. Le contenu bloque aux étapes de révision lorsque les parties prenantes ne savent pas bien quel est leur rôle et quelle est la mission des autres réviseurs. Créez donc un inventaire de contenu (généralement une feuille de calcul présentant tout votre contenu) afin de dresser un état des lieux.
Vous pouvez dès lors guider vos réviseurs et les amener à poser les bonnes questions sur le contenu dont ils sont responsables.
3. Précisez en quoi consiste le processus de révision du contenu
Le fait de définir votre approche de la révision de contenu vous aidera à conserver un contenu de haute qualité. Sur ce point, il y a essentiellement deux choses que vous devez faire.
Créez des checklists pour aider les réviseurs
Chacun des réviseurs de votre équipe de contenu doit être guidé par une sorte de liste de contrôle afin de s’assurer que l’ensemble du contenu est correctement révisé :
- Ce contenu aide-t-il suffisamment à répondre à un besoin confirmé et prioritaire des utilisateurs ?
- Contribue-t-il à atteindre un objectif de communication de l’entreprise ?
- S’agit-il d’un contenu redondant, obsolète ou sans intérêt ?
- Y a-t-il un risque qu’il le devienne ?
- Est-il exact sur le plan factuel et cohérent tout en exposant le plus important ?
- Contient-il des coquilles, des liens brisés ou des erreurs grammaticales
- Respecte-t-il le guide de style, y compris les règles internes et les lignes directrices concernant le ton à employer ?
- Le retrouve-t-on à un autre endroit (mot pour mot ou même sujet) ?
Répondez à ces questions avec honnêteté. La quantité de travail que vous vous imposez peut vous effrayer, mais un contenu obsolète et mal rédigé ne fera que vous créer des problèmes ultérieurement.
Content Workflow de Bynder permet de créer des checklists standardisées pour la révision du contenu.
Définissez les résultats de la révision et les étapes suivantes
La personne chargée de la révision doit consigner l’une de ces trois décisions pour chaque contenu examiné :
- Conserver : tout est bon et aucun changement n’est nécessaire.
- Conserver et réviser : quelques changements sont nécessaires pour maintenir ou améliorer la qualité du contenu.
- Supprimer ou archiver : le contenu ne répond plus aux besoins des utilisateurs et aux objectifs de l’entreprise. (Il est possible que vous deviez archiver le contenu pour qu’il n’apparaisse plus sur le site tout en restant disponible, cette procédure pouvant constituer une obligation légale.)
Si des lacunes apparaissent au niveau du contenu au cours de cette étape, consignez-les également et ajoutez :
- Nouveau : un nouveau contenu doit être rédigé.
Une fois que vous avez terminé cette tâche, vous pouvez commencer à hiérarchiser le contenu, à le confier à certaines personnes et à vous attaquer à sa création et/ou son optimisation.
Content Workflow centralise les équipes et les workflows.
Il vous faut ensuite un moyen de vous assurer et de vérifier que le contenu est révisé régulièrement.
4. Appliquez des dates de révision strictes au contenu
Attendre que l’on vous signale un contenu médiocre ou obsolète ne constitue pas une très bonne stratégie. Certaines organisations fixent différents intervalles de révision selon le type de contenu.
Une page produit peut avoir besoin d’être examinée tous les trois mois, tandis qu’une révision annuelle peut suffire pour la page consacrée à l’histoire de l’entreprise. Ces délais reposent en grande partie sur la probabilité de voir le contenu devenir obsolète.
Toute personne affectée à la révision (par exemple, un(e) expert(e)) doit adhérer à ce principe. Idéalement, la révision du contenu devrait faire officiellement partie de la description du poste afin que les choses se passent réellement de cette manière.
Fixez des échéances dans Content Workflow de Bynder pour la création et la révision du contenu.
Les cinq bonnes pratiques de la révision de contenu
Outre l’utilisation de listes de contrôle et la définition de délais stricts pour la révision, plusieurs autres bonnes pratiques devraient être respectées.
1. Choisissez bien vos réviseurs
Comme indiqué précédemment, vous pouvez affecter plusieurs réviseurs au processus. Mais quel est le nombre maximal ?
Richard Lubicky, fondateur de RealPeopleSearch, nous éclaire sur la nécessité de trouver un équilibre :
« Faites en sorte que le nombre de réviseurs soit le plus limité possible tout en étant suffisant pour répondre aux besoins. »
« En intégrant uniquement des membres clés de l’équipe à ce processus, vous limitez le nombre de voix qui exprimeront leur point de vue et éviterez que les objectifs initiaux du contenu se perdent dans les interférences. »
« Il sera aussi plus facile de trouver le juste équilibre entre vitesse et efficacité, en vous assurant que votre équipe respecte le processus et ne se sent pas contrariée par des retards inutiles qu’elle engendrerait dans votre workflow. »
2. Révisez vos objectifs et ceux de votre audience
Anders Bryde Thornild, responsable marketing chez CyberPilot souligne ce qui suit :
« Vous pouvez finir par vous focaliser tellement sur la formulation et la grammaire que vous en oubliez de vous demander ce que les lecteurs cherchent à apprendre de ce contenu et ce que vous-mêmes souhaitez leur raconter. »
« Généralement, ce sont des choses que vous savez quand vous commencez à créer votre contenu, mais que vous pouvez oublier durant la phase de révision du processus. »
De la même manière, nous pouvons perdre de vue les objectifs organisationnels/internes du contenu. Il est donc utile de les réexaminer avant et tout au long de la révision.
3. Utilisez un guide de style
Ai Hiura, directrice marketing et rédactrice en chef chez FAVERIE, explique l’importance des lignes directrices en matière de style et de rédaction :
« Il vous faut un moyen de vous assurer et de vérifier que le contenu est révisé régulièrement. »
4. Vérifiez toutes les informationsFact-check everything
« Beaucoup de créateurs ne pensent pas à vérifier leurs informations et à s’assurer qu’il s’agit des informations les plus récentes. Il peut être difficile de comprendre à quel point il est important que les données soient exactes et récentes, on peut donc facilement se retrouver à puiser dans des informations qui remontent à quelques années », remarque James Persons, fondateur et PDG de Content Powered.
« Faites l’effort de veiller à ce que vos informations soient à jour et n’ayez pas peur de vérifier leur exactitude auprès d'une source bien informée. Si elle passe souvent à la trappe, cette étape supplémentaire peut pourtant vraiment donner une tout autre dimension à votre contenu. »
5. Utilisez le suivi des modifications au lieu de procéder directement aux corrections
Cale Loken, PDG de 301 Madison Consulting, donne le conseil suivant :
« Lorsque les réviseurs utilisent le suivi des modifications et ajoutent des suggestions, ils peuvent avoir un dialogue transparent avec les créateurs de contenu. Les créateurs de contenu sont ainsi en mesure d’identifier les points qui peuvent être améliorés et qui permettront d’obtenir un meilleur contenu à l’avenir. »
« À l’inverse, si les réviseurs font eux-mêmes les corrections, les créateurs de contenu ne sauront jamais ce qui n’était pas adapté et continueront de répéter sans cesse les mêmes erreurs. Cette méthode de travail inefficace fait perdre beaucoup de temps sur le long terme. »
Commencez à prendre la révision de contenu au sérieux
L’ensemble de votre stratégie, de votre planification et de votre dur labeur peut rapidement s’effondrer si vous ignorez le contenu une fois qu’il est publié.
Intégrer ces révisions à votre workflow constitue donc un bon moyen de pérenniser votre contenu. Pour y parvenir, il vous faut désigner des réviseurs, contrôler régulièrement votre contenu, définir et appliquer un processus de révision, puis respecter le calendrier de révision que vous avez fixé.
Content Workflow de Bynder peut vous simplifier la tâche en vous permettant de fixer des échéances, de répartir les rôles et les tâches, et d’assurer la cohérence des formats grâce à des modèles. De plus, l’outil facilite grandement la collaboration.
Tout ceci peut directement se traduire par un gain d’efficacité et un contenu de meilleure qualité.Pourquoi donc ne pas réserver une démo pour voir si Content Workflow de Bynder répondrait aux exigences de votre entreprise en matière de création de contenu ?
