DAM-migratie, of het nou van het ene DAM naar het andere is of vanuit een ander opslagsysteem naar jouw eerste DAM, kan een vervelende taak zijn, maar dat is helemaal niet nodig. Er is een aantal best practice tips om ervoor te zorgen dat dit proces gestroomlijnd en effectief verloopt om de verplaatsing van jouw assets te beschermen.

Bij het overzetten van assets van het ene systeem naar het andere wordt elk onderdeel van een digital asset management systeem onder de loep genomen. Je moet niet alleen rekening houden met de assets zelf, maar ook met de mensen die toegang hebben tot deze assets, de metadatastructuur, de gebruiksrechten en gebruikersadoptie. Deze drie stappen kunnen dienen als een overzicht van waar te beginnen met dit proces.

Stap 1: Asset-audit

Looking for digital assets

De beste plaats om te beginnen is op het allerlaagste basisniveau: ga na welke assets je moet meenemen voor deze migratie en welke je kunt achterlaten.

De audit moet beginnen met jouw belangrijkste assets, assets waar jij en je team dagelijks mee werken: denk bijvoorbeeld aan logo's, actief marketingmateriaal en de productfoto's van de afgelopen maand. Dit zijn de meest bedrijfskritische assets die je vanaf dag één in de DAM nodig hebt om jouw bedrijf draaiende te houden.

Nadat je deze hebt bepaald, werk je achteruit. Kijk naar de assets die je misschien een of twee keer per maand nodig hebt. Deze middelen worden meer gezien als 'nice-to-haves'. Je zult ze uiteindelijk nodig hebben in de DAM, maar als je ze er niet vanaf het begin bij had, is dat niet erg.

Als de DAM eenmaal operationeel is, zijn dit de volgende assets die je gaat migreren. Dan kom je bij je archiefmateriaal, inactief materiaal dat je moet bewaren. Op dit moment zul je ook moeten gaan nadenken over digitale preservering.

Stap 2: Opschonen en definiëren van jouw metadatastructuur

Zodra je jouw assets in de wachtrij hebt staan en klaar bent voor vertrek, is de volgende stap bekijken hoe ze moeten worden geclassificeerd. Metadata is de architecturale basis voor alles wat ondernomen wordt binnen een digital asset management systeem. Een structureel goede set van metadata maakt innovatie mogelijk en maakt het platform veel flexibeler om te veranderen. Dit is zowel van toepassing binnen de DAM als bij het migreren van assets.

Jouw metadatastructuur moet uitgebreid genoeg zijn om jouw assets zo te classificeren dat alle van toepassing zijnde informatie wordt vastgelegd en dat ze gemakkelijk te vinden zijn voor jouw gebruikers. Voor inspiratie over het creëren van metadatastructuur, zie onze aanbevelingen voor Tag Management Best Practice en onze taxonomy exercises.

Stap 3: Uitzoeken hoe

Veel DAM-oplossingen zullen deze migratie op veel verschillende manieren benaderen. Het is belangrijk om na te denken over zowel de tijd en de effectiviteit van de kosten van deze verschillende methoden, als over de haalbaarheid. Het handmatig migreren van meer dan 500 assets is heel wat anders dan het handmatig migreren van meer dan 500.000 assets. Naarmate de schaal van het project toeneemt, wordt het belangrijker om te kijken naar meer technische migratie opties, zoals het gebruik van een API.

Bynder beveelt de belangrijkste opties aan voor de eerste mediamigratie: inclusief een handmatige import door het Bynder team vanaf een harde schijf, een API import of een upload door de klant zelf. Meer informatie over wat elk van deze opties inhoudt en hoe ze verschillen kun je hier vinden. Hoewel deze opties specifiek zijn voor Bynder, kunnen ze op veel DAM systemen worden toegepast.

Case study

Digital asset management for publishing company case study

Stel dat je de projectleider bent van een grote uitgeverij. Je hebt meer dan twee miljoen assets uit een periode van honderd jaar en je gaat deze migreren van een oude DAM naar een nieuwe, kostenefficiëntere oplossing. Gezien de eigenschappen van een uitgeverij weet je dat het behoud van de metadatastructuur een zeer belangrijke factor zal zijn. Deze metadatastructuur zorgt ervoor dat de verschillende merken in staat zijn om hun assets van elkaar te blijven onderscheiden en gemakkelijk de assets kunnen vinden die ze nodig hebben. Een ander belangrijk aspect binnen jouw bedrijf zijn gebruiksrechten, aangezien veel van deze assets worden gesyndiceerd aan merken over de hele wereld.

Beginnen met zo'n grote hoeveelheid asset betekent dat het auditproces een nog belangrijkere stap wordt. Het verplaatsen van miljoenen assets is geen eenvoudige taak, hoe georganiseerd ze misschien ook zijn, en daarom is het handig om dit initiële aantal voor migratie te beperken. Tegelijkertijd is deze audit je kans om na te denken over digitale preservering, omdat de oudere assets die niet direct nodig zullen zijn in het DAM nog steeds op een of andere manier moeten worden bewaard.

Voor een project van deze omvang moet je een duidelijk team samenstellen dat verantwoordelijk is voor het beheer van het proces, met inbegrip van een DAM-manager, een technische leider en een kernteam van de eerste gebruikers van het nieuwe systeem. Voor zo'n grote hoeveelheid assets zal het effectiever zijn om deze migratie technisch op te lossen in plaats van handmatig. Door iets als een API te gebruiken en dit proces zoveel mogelijk te automatiseren, zal de overgang soepeler verlopen en zal jouw team waardevolle informatie uit het oude platform kunnen overnemen in plaats van vanaf nul te moeten beginnen.

Weet je niet waar je moet beginnen? We zijn online voor een real-time chat op de DIY DAM Hub pagina!

Of ben je al klaar om leveranciers te vergelijken? Klik hieronder voor de DAM Vergelijkingsgids!