À l'ère du travail hybride et de l'éloignement physique des équipes, une solution de gestion des ressources digitales permet aux entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, d'accroître leur efficacité opérationnelle et de rester compétitives dans le monde du tout digital.
La migration de contenus, d’une solution DAM vers une autre ou d’un système de stockage vers une solution DAM, peut être un processus intimidant mais ce n'est pas une obligation ! Certaines bonnes pratiques permettent de garantir un processus efficace qui protège le transfert de vos ressources.
Chaque élément constitutif d'un système de gestion des ressources digitales est passé au crible pendant le transfert des contenus. Il faut tenir compte des ressources elles-mêmes mais aussi des personnes qui y accèdent, de la structure des métadonnées, des droits d'utilisation et du niveau d'adoption par les utilisateurs.
Pour planifier votre migration vers une solution DAM, appuyez-vous sur les trois étapes suivantes.
Étape 1 : Audit des ressources
Commencez par le commencement, à savoir les ressources. Déterminez ce que vous voulez garder dans cette migration et ce que vous pouvez laisser derrière vous.
L'audit doit s'intéresser en premier lieu aux ressources les plus cruciales, celles que votre équipe et vous utilisez au quotidien. Beaucoup d'entreprises aiment commencer par les ressources « durables ». Ces ressources sont les plus précieuses et elles sont très utilisées dans l'ensemble de l'entreprise.
Identifiez l'objectif global de votre solution DAM (gestion des ressources digitales) puis déterminez les contenus indispensables à cet objectif pour le premier transfert. N'oubliez pas que votre solution DAM s'enrichit au fur et à mesure que de nouvelles ressources sont créées mais vous devez choisir un point de départ pour lancer la procédure.
Exemples de ressources durables :
• Logos
• Guides
• Témoignages de clients
• Glossaires
• Supports marketing les plus performants
Au final, votre solution DAM doit intégrer dès le premier jour les ressources les plus importantes pour votre entreprise afin de maintenir son activité.
Une fois ces éléments essentiels identifiés, passez aux éléments secondaires. Identifiez les ressources que vous utilisez une ou deux fois par mois. Ces ressources sont davantage considérées comme des éléments « de confort ». Vous en aurez besoin un jour ou l'autre dans votre solution DAM mais vous pouvez vous en passer dans un premier temps.
Vous pouvez également contacter d'autres départements (Ventes, Service client, RH) pour identifier les ressources qu'ils utilisent fréquemment, ce qui vous aide à prioriser la migration des ressources en conséquence.
Vous effectuerez la migration de ces ressources dès que la solution DAM sera opérationnelle. Vient ensuite le matériel d'archive, c'est-à-dire le matériel inactif que vous souhaitez conserver.
Étape 2 : Nettoyez et définissez votre structure de métadonnées
Une fois vos ressources en file d'attente et prêtes au transfert, l'étape suivante consiste à examiner comment elles vont être classées.
Que sont la taxonomie et les métadonnées ?
Les métadonnées sont des informations sur les attributs et les éléments d'un document particulier (par exemple, la date de publication, la date de création, l'auteur, la taille du fichier, etc.)
La taxonomie consiste à créer et utiliser des termes descriptifs pour étiqueter les ressources selon des relations hiérarchiques. La structure hiérarchique qui en résulte vous permet d'organiser, de réutiliser, de classer et de distribuer le contenu, facilitant ainsi la recherche et l'accès des utilisateurs. Si tout cela vous semble confus, cet article pourra vous aider.
Vous pouvez innover et rendre la plateforme beaucoup plus flexible face au changement grâce à une taxonomie et un ensemble de métadonnées structurellement solides. Cela s'applique aussi bien au sein de la solution DAM que pendant la migration des ressources.
Votre structure de métadonnées doit être suffisamment large pour classer vos ressources de façon à capter toutes les informations pertinentes et à les rendre accessibles à vos utilisateurs.
Pour élaborer une taxonomie efficace, vous devez connaître les catégories d'informations dont vos utilisateurs ont besoin pour trouver leurs ressources
Étape 3 : Définissez la méthode
Les différentes solutions DAM abordent la migration de différentes manières. Il est important de réfléchir à la fois au temps et à la rentabilité de ces différentes méthodes ainsi qu'à leur faisabilité.
Déterminez qui utilisera le DAM et identifiez les « référents DAM » au sein des équipes si la base d'utilisateurs comprend plusieurs équipes. Il est important d'impliquer des utilisateurs de différentes équipes pour s'assurer que la taxonomie répond aux besoins fondamentaux de la base d'utilisateurs identifiée.
Recueillez des informations sur la façon dont les différentes équipes qui vont utiliser la solution DAM stockent actuellement les ressources. Mettez en place une équipe chargée de gérer le processus, avec un responsable DAM, un responsable technique et une équipe centrale composée des premiers utilisateurs du nouveau système.
La migration manuelle de plus de 500 ressources est très différente de la migration manuelle de plus de 500 000 ressources. Plus l'ampleur du projet augmente, plus il devient important d'envisager des options de migration plus techniques, comme l'utilisation d'une API.
Bynder offre plusieurs options pour la migration initiale des ressources : une importation manuelle par l'équipe de Bynder à partir d'un disque dur, une importation par API ou une auto-importation par le client. Plus de détails sur ce que chacune de ces options implique et comment elles diffèrent peuvent être trouvés ici. Bien que ces options soient spécifiques à Bynder, elles peuvent être applicables à de nombreux systèmes DAM.
