Ob Sie nun eine DAM-Migration von einem DAM zum anderen oder von einem Speichersystem zu Ihrem ersten DAM planen – dieser Prozess kann sich erst einmal wie eine Mammutaufgabe anfühlen. Das muss aber nicht sein! Es gibt ein paar Tricks, wie Sie den Umzug Ihrer Assets einfacher, sicherer und effektiver gestalten können.
Wenn Sie digitale Bestände auf ein anderes System übertragen, sollten Sie alle Elemente eines Digital Asset Management-Systems genau prüfen. Dabei geht es nicht nur um die Inhalte selbst, sondern es müssen auch die Personen berücksichtigt werden, die auf diese Assets zugreifen. Auch die Struktur der Metadaten, Nutzungsrechte und Benutzerakzeptanz spielen eine große Rolle. Die folgenden drei Schritte dienen als Orientierung, wie Sie mit diesem Prozess beginnen können.
1. Schritt: Bestandsaufnahme
Am besten starten Sie mit den grundlegenden Assets: Finden Sie heraus, welche Inhalte mitgenommen werden müssen und welche gelöscht werden können.
Dazu sollten Sie zuerst Ihre wichtigsten Inhalte prüfen – die, auf die Sie und Ihr Team täglich zugreifen. Das können zum Beispiel Logos, aktuelles Marketingmaterial oder Produktfotos sein. Diese Assets sind in der Regel geschäftskritisch und sollten von Anfang an in Ihrem DAM zugänglich sein, um das Unternehmen am Laufen zu halten.
Sobald Sie diese Inhalte festgelegt haben, arbeiten Sie sich rückwärts vor. Sehen Sie sich die Assets an, die Sie nur ein- oder zweimal pro Monat nutzen. Diese Assets sind „Nice-to-Have“ und werden mit Sicherheit im DAM benötigt, müssen aber nicht direkt von Anfang an dabei sein. Sobald das DAM eingerichtet und in Betrieb ist, sind das die nächsten Assets, die Sie migrieren sollten. Anschließend können Sie Ihr Archivmaterial unter die Lupe nehmen – das sind Inhalte, die nicht mehr aktiv genutzt werden, die Sie aber dennoch behalten müssen. In diesem Fall sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie diese Inhalte am besten digital aufbewahren können.
2. Schritt: Metadatenstruktur bereinigen und definieren
Sobald Ihre Assets bereit für den Umzug sind, müssen Sie sich überlegen, wie die Inhalte klassifiziert werden sollen. Metadaten sind das Fundament für alles, was innerhalb eines Systems zur Verwaltung digitaler Bestände passiert. Ein strukturell solider Satz von Metadaten ermöglicht Fortschritte und macht die Plattform wesentlich flexibler für Veränderungen. Dies gilt sowohl innerhalb der Bilderdatenbank als auch bei der Migration von Assets.
Ihre Metadatenstruktur sollte umfangreich genug sein, um die Assets so zu klassifizieren, dass alle zutreffenden Informationen erfasst werden und für die Benutzer leicht zu finden sind. Einige Ideen für das Erstellen einer Metadatenstruktur finden Sie in unseren Empfehlungen für bewährte Tag-Management-Verfahren und in unseren Taxonomie-Übungen.
3. Schritt: Herausfinden wie
Viele DAM-Lösungen gehen diese Migration auf unterschiedliche Weise an. Es ist wichtig, die verschiedenen Methoden auf Zeit- und Kosteneffizienz zu untersuchen und sich zu überlegen, ob sie sich auch tatsächlich wie gewünscht umsetzen lassen. Die manuelle Migration von mehr als 500 Assets lässt sich nicht mit der von 500.000 Assets vergleichen. Mit steigender Projektgröße sollten Sie daher unbedingt technische Möglichkeiten zur Migration in Betracht ziehen und zum Beispiel mit einer API arbeiten.
Bynder empfiehlt einige grundlegende Optionen für die erste Migration von Medien: Dazu gehören ein manueller Import durch das Bynder-Team von einer Festplatte, ein API-Import oder ein Selbst-Upload durch den Kunden. Weitere Informationen zu den einzelnen Methoden und deren Unterschiede finden Sie hier. Obwohl sich diese Optionen spezifisch auf Bynder beziehen, können sie auf viele DAM-Systeme angewendet werden.
Eine Fallstudie
Stellen Sie sich vor, Sie sind der Projektleiter eines großen Verlagshauses. Sie verfügen über mehr als zwei Millionen Assets aus einem Zeitraum von mehr als hundert Jahren und sind dabei, diese von einem alten DAM auf eine neue, kostengünstigere Lösung zu migrieren. Da es sich um ein Verlagshaus handelt, ist Ihnen klar, dass Sie die Metadatenstruktur unbedingt beibehalten müssen. Sie stellt sicher, dass die verschiedenen Marken in der Lage sind, die Assets weiterhin voneinander zu unterscheiden und die benötigten Inhalte leicht zu finden. Ein weiterer wichtiger Aspekt in Ihrem Unternehmen sind die Nutzungsrechte, da viele dieser Assets an Marken in aller Welt weitergegeben werden.
Wenn man mit einer derart großen Anzahl an Assets startet, erhält der Prüfprozess automatisch einen noch höheren Stellenwert. Es ist nicht leicht, Millionen von Inhalten zu migrieren – ganz unabhängig davon, wie gut sie bereits organisiert sind. Daher ist es ratsam, diese Bestände anfangs zu reduzieren. Durch eine genaue Prüfung der Inhalte können Sie auch darüber nachdenken, wie Sie alte Bestände, die nicht mehr aktiv im DAM benötigt werden, digital aufbewahren können.
Für ein Projekt dieser Größenordnung müssen Sie ein spezielles Team zusammenstellen, das dafür verantwortlich ist, die Prozesse zu verwalten. Dazu gehören ein DAM-Manager, ein technischer Leiter und ein Kernteam aus denjenigen, die das neue System als Erstes nutzen werden. Bei einer so großen Menge an Assets ist es effektiver, diese Migration technisch zu lösen als manuell. Indem Sie eine API verwenden und den Prozess weitgehend automatisieren, erleichtern Sie Ihrem Unternehmen den Übergang. So kann Ihr Team alle wertvollen Informationen, die auf der alten Plattform vorhanden sind, direkt übernehmen – anstatt bei null anzufangen.
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