Aufgrund der Coronavirus-Pandemie haben viele von uns ihren Schreibtisch im Büro gegen den Küchentisch eingetauscht. 71 % von uns haben irgendwann schon einmal von zu Hause aus gearbeitet. Aufgrund einer Notsituation wurde hybrides Arbeiten zur Normalität und heute setzen sich Viele für dessen Beibehaltung ein. Hybride Arbeit bedeutet, dass die Arbeitszeit zwischen Büro und Zuhause aufgeteilt wird – ein neues Modell für den „gängigen Arbeitsplatz“ der Zukunft. Schließlich haben sich die Arbeitnehmer an den heimischen Komfort und den Verzicht auf das tägliche Pendeln gewöhnt. 47 % gaben an, dass sie sich nach einem neuen Arbeitsplatz umsehen würden, wenn ihr Arbeitgeber kein hybrides Arbeitsmodell anbieten würde.

Ein beliebtes Beispiel hierfür ist eine Umfrage unter Apple-Mitarbeitern, die auf ein Mandat zur Rückkehr ins Büro reagierten, das von CEO Tim Cook ausging. 90 % der Befragten gaben an, dass sie ihre Privilegien für das Homeoffice gerne behalten würden. Untersuchungen von McKinsey zeigen außerdem, dass 50 % der Arbeitnehmer es vorziehen würden, mindestens drei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Unternehmen wie Uber und Citigroup haben bereits damit begonnen, Pläne für Zwei- oder Drei-Tage-Wochen in die Tat umzusetzen. 

In einer Welt nach der Pandemie neue Talente an Land zu ziehen wird nur mit dem Angebot eines hybriden Arbeitsmodells möglich sein. Doch damit diese Umstellung langfristig Erfolg hat, werden nicht nur die richtigen Mitarbeiter benötigt, sondern auch die entsprechende technische Infrastruktur, um ein digital ausgerichtetes Team zu unterstützen. Bei einem „remote“ arbeitenden Team kann es leicht passieren, dass sich Kommunikation und Zusammenarbeit voneinander isolieren, wenn die entsprechenden Technologien und Prozesse fehlen. 

Gehen wir nun genauer auf die allgemeinen Herausforderungen ein, mit denen Unternehmen bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten konfrontiert werden. Wir erklären zudem, warum gerade Digital Asset Management (DAM) so wichtig dabei ist, um die Produktivität der heutigen Marketing- und Kreativteams halten zu können.

Die größten Herausforderungen eines hybriden Arbeitsmodells

Von Schwierigkeiten bei der effektiven Zusammenarbeit bis hin zu Produktivitätseinbußen werfen wir im Folgenden einen Blick auf ein paar der größten potenziellen Hindernisse eines hybriden Arbeitsmodells.

1.  Der Teamgeist wird beeinträchtigt

Wenn Kollegen ausschließlich über Telefonkonferenzen und Chat-Nachrichten kommunizieren, dann ist es kein Wunder, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sich über die Auswirkungen Sorgen machen, die hybrides Arbeiten auf persönliche Beziehungen haben kann. Eine von Deloitte durchgeführte Umfrage unter führenden Technikern ergab, dass 43 % der Befragten befürchten, hybrides Arbeiten könne zu einer Verschlechterung der Beziehungen und einem Vertrauensverlust führen. 66 % denken außerdem, ein hybrides Modell würde die Integration neuer Mitarbeiter erschweren.

Die Isolation ist die größte Herausforderung. Früher habe ich Ideen von meinen Kollegen übernommen, aber jetzt bin ich ganz auf mich allein gestellt.
Brett Downes
SEO und Social Media Specialist bei DFY Links

2. Mangelnder Informationsaustausch

Hybrides Arbeiten kann sich nicht nur negativ auf Beziehungen auswirken. Es kann auch den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit untergraben, die für das Erreichen der Ziele eines Teams und des Unternehmens im Allgemeinen entscheidend sind. Bei einem hybriden Arbeitsmodell oder Fernarbeit können schnell Silos entstehen, bei denen verschiedene Abteilungen zwar die gleichen Ziele verfolgen, aber nicht regelmäßig kommunizieren, wie diese erreicht werden können.

Wenn die passenden Informationen nicht bei Bedarf zur Verfügung stehen oder Manager und Abteilungsleiter sie nur mit ganz bestimmten Personen teilen, kann dies Projekte verzögern und den Zusammenhalt sowie die Produktivität beeinträchtigen. Dadurch werden auch die Bemühungen anderer Abteilungen untergraben. Ein Beispiel wäre: Das Marketingteam erstellt FAQ-Inhalte, die auch dem Vertriebsteam helfen könnten, das sich regelmäßig mit ähnlichen Fragen am Telefon und im Chat auseinandersetzen muss – aber leider hat das Vertriebsteam keine Ahnung davon, dass solch eine Liste überhaupt existiert. Das führt zu einer höheren Arbeitsbelastung.

Doppelte Arbeitsbelastung. Viele Stunden und Tage, die in ein Projekt fließen, das sich letztendlich als überflüssig erweist. Pläne, die ins Stocken geraten, weil Informationen fehlen. Häufig werden Prioritäten falsch gesetzt, obwohl unbedingt dafür gesorgt werden müsste, dass Informationen rechtzeitig und effektiv ausgetauscht werden können. Doch nur allzu häufig tritt unbemerkt der Silo-Effekt ein und das Unternehmen bemerkt den dadurch entstandenen Schaden oft viel zu spät.
[The Color Works]

3. Probleme mit Produktivität

Hier kommt eine umstrittene Frage, mit der sich Arbeitgeber schon seit einiger Zeit herumquälen: Sind Menschen zu Hause oder im Büro produktiver? Zweifelsohne unterscheidet sich das von Person zu Person (und von Unternehmen zu Unternehmen).

Für viele haben hybride Arbeitsmodelle die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben verwischt. Wenn sich Mitarbeiter zu Hause leicht ablenken lassen, hat dies Auswirkungen auf die Konzentration. Viele Menschen sind der Meinung, die Arbeit im Homeoffice führe zu schlechteren Ergebnissen. Das Desktop-Analyseunternehmen Enkata stellte fest, dass ihre Mitarbeiter im Büro 50 % produktiver sind als zu Hause.

Andererseits hat die Forschung gezeigt, dass bestimmte Arbeitnehmer von zu Hause aus besser arbeiten können. Vor allem introvertierte Menschen neigen dazu, sich zu Hause ausgeglichener und zufriedener zu fühlen, da ihre überempfindlichen Dopamin-Rezeptoren nicht ständig durch die alltäglichen Ablenkungen in einer typischen Büroumgebung überlastet werden.

Letztendlich lässt sich noch nicht beurteilen, welcher Ansatz besser ist. Das bedeutet, dass ein hybrides Arbeitsmodell aktuell die beste Lösung dafür sein dürfte, um Arbeitnehmern auf beiden Seiten der Debatte entgegenzukommen.

4. Sicherheitsstandards können vernachlässigt werden

Von unsicheren Heimnetzwerken bis hin zu Problemen beim Einhalten von Datensicherheitsvorschriften bei externen Mitarbeitern – hybrides Arbeiten kann zu verschiedenen potenziellen Sicherheitsproblemen führen.

Insbesondere der Schutz vertraulicher Unternehmensressourcen und -daten ist ein zentrales Anliegen. Wie wir bereits in unserem Artikel über die effektive Verwaltung digitaler Ressourcen erwähnt haben, verfügen 88 % der Unternehmen nicht über die entsprechenden Zugriffsrechte auf ihre Inhalte. Das macht sie anfällig für Datenlecks und Cyberangriffe. Darüber hinaus können notwendige Dokumente viel schneller verlegt, aus den Augen verloren oder versehentlich gelöscht werden. Um ihre Assets zu schützen, müssen Unternehmen ihre digitalen Bestände zentralisieren und sicherstellen, dass sie strenge Sicherheitsprotokolle für den Zugriff auf diese Inhalte und deren gemeinsame Nutzung einhalten (mehr dazu später!).

5. Schwierige Veränderungen aufgrund der zunehmenden Abhängigkeit von Freelancern und Agenturen

Die Pandemie hat dazu geführt, dass immer mehr Unternehmen auf die Unterstützung von Freelancern zurückgreifen: 36 % gaben an, dass sie nach der COVID-Krise eher mit Freelancern zusammenarbeiten würden. Freelancer eignen sich optimal dafür, interne Teams zu unterstützen, neues Fachwissen einzubringen und den Betrieb zu skalieren.

Es kann jedoch schwierig sein, Freelancer erfolgreich in ein Team zu integrieren oder dafür zu sorgen, dass Fristen eingehalten werden. Auch beim Erstellen von Inhalten und anderen Assets muss darauf geachtet werden, dass die Markenrichtlinien und Standards Ihres Unternehmens Anwendung finden. Auch in diesem Bereich kann es passieren, dass Sicherheitsstandards vernachlässigt werden, sobald vertrauliche Inhalte mit externen Parteien geteilt werden.

Wie DAM Ihrem Team zum Erfolg beim hybriden Arbeiten verhilft

Im Folgenden sehen wir uns an, wie eine Digital Asset Management (DAM)-Plattform dazu beitragen kann, die oben aufgeführten Probleme beim hybriden Arbeiten zu lösen.

1. Ein zentraler digitaler Ort für kollaborative Inhalte – von der Erstellung bis zur Verbreitung

Kreative Zusammenarbeit im Büro ist relativ einfach – sei es beim Brainstorming im Besprechungsraum, bei spontanen Gesprächen mit Kollegen am Schreibtisch oder bei einem kurzen Plausch am Wasserspender. Hybride Zusammenarbeit bedeutet jedoch auch digitale Zusammenarbeit. Viele Unternehmen tun sich schwer damit, letztere so zu gestalten, dass sie natürlich und vor allem auch produktiv ist. Das gilt insbesondere für die Zusammenarbeit im Hinblick auf kreative Inhalte und Marketing-Assets.

Und für mehr und mehr Unternehmen, die sich auf eine Arbeitsatmosphäre nach der Pandemie ausrichten, füllen DAM-Lösungen genau diese Lücke (sehen Sie sich hier unsere Kundenrezensionen an). Digital Asset Management fungiert als digitales Zuhause für die gesamte Inhaltsbibliothek Ihres Unternehmens – egal, ob es sich um öffentliches Marketingmaterial, vertrauliche Dokumente, laufende Arbeiten, Archivdateien oder sogar Ihre Brand Guidelines handelt.

Unsere Lösung ist cloudbasiert und komplett digital. So haben Teams, die weit verstreut sind und sich in verschiedenen Zeitzonen befinden, eine zentrale Anlaufstelle, um auf die benötigten Inhalte zuzugreifen, sie zu organisieren, zu verwalten und sie bei Bedarf auch weiterzugeben. Dadurch können Teams selbstständig arbeiten, ohne dass dabei Silos entstehen.

Unabhängig davon, ob Sie Online-Laufwerke, physische Festplatten oder Server vor Ort zum Speichern Ihrer Unternehmensdateien verwenden – die DAM-Migration ist ganz leicht (tatsächlich sind es nur 3 Schritte). 

Und bei DAM geht es nicht nur um das Speichern und Organisieren Ihrer Inhalte. Heutzutage sind DAM-Lösungen multi-modulare Plattformen, die den gesamten Lebenszyklus von Inhalten unterstützen. Die kreativen Automatisierungstools von Bynder ermöglichen es Ihnen, das Erstellen von markengeschützten digitalen Assets wie Werbebannern, Grafiken für soziale Medien und sogar Videos zu skalieren und zu automatisieren. 

Ohne auf die spezifischen Merkmale und Funktionen einzugehen (mehr dazu hier), nutzt das Tool ein Template-modell, mit der eine große Anzahl anpassbarer Assets mit Designvorlagen erstellt werden können, die festgelegte Markenelemente enthalten. Auf diese Weise werden Mitarbeiter aus den Kreativteams von repetitiven Aufgaben im Zusammenhang mit der Inhaltserstellung entlastet und können sich auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren. Marketingexperten hingegen können eigenständig digitale Inhalte erstellen, ohne dass sie dafür spezielle Kenntnisse benötigen. Und in jedem Fall wird die Marke konsistent weiter repräsentiert.

Dadurch, dass der Prozess der Inhaltserstellung zentralisiert und direkt auf der DAM-Plattform stattfindet, können gemischt arbeitende Teams ihre Zusammenarbeit über den gesamten Lebenszyklus von Inhalten hinweg nicht nur aufrechterhalten, sondern auch verbessern.

2. Silos aufbrechen

Wie bereits erwähnt, kann die Kommunikation im Team bei der Zusammenarbeit an Projekten und Kampagnen zu einem echten Problem werden, wenn die richtigen Tools und Prozesse fehlen. Das Creative Workflow Modul von Bynder ist im DAM integriert, um Anfragen, Überprüfungen und Genehmigungen von Inhalten zu rationalisieren – vom Briefing bis hin zur Veröffentlichung. Dadurch lassen sich Fehlkommunikation und ewige E-Mail-Schleifen vermeiden. Tatsächlich berichten 86 % unserer Nutzer von einer verbesserten Zusammenarbeit innerhalb ihrer Marketingorganisation.

Ganz egal, ob es sich um Ihre Kollegen oder Ihr Freelancer-Netzwerk handelt – mit standardisierten Kreativanfragen, die sowohl Ziele als auch Mitarbeiter und Fristen eines Projekts klar hervorheben, können Sie alle auf den gleichen Stand bringen. Mit konfigurierbaren Workflows werden Informationsaustausch und Zusammenarbeit intuitiver, da alle Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt zum Überprüfen und zur Freigabe eines Projekts hinzugezogen werden können.

3. Erhöhen Sie Ihre Sicherheit

Mit DAM-Lösungen können Sie Assets sicher gemeinsam mit internen Teams und Freelancern nutzen. Sie können Berechtigungen einfach kontrollieren sowie die Freigabe und den Verlauf von Dokumenten verfolgen. Verfallsfunktionen bieten zusätzliche Sicherheit, indem sie den Zugriff auf digitale Inhalte nach einem von Ihnen festgelegten Datum verhindern.

Wir von Bynder sorgen außerdem dafür, dass Ihre Daten geschützt sind, indem wir regelmäßig Penetrationstests und Schwachstellen-Scans durchführen. Wir tragen auch zum Schutz der Privatsphäre und zur Datensicherheit bei, indem wir sicherstellen, dass wir Vorschriften wie GDPR, CCPA und HIPAA vollständig einhalten.

4. Helfen Sie Freelancern und Agenturen dabei, markenkonsistent zu bleiben

Freelancer können dringend benötigte Unterstützung und zusätzliches Fachwissen mit einbringen. Doch es kann einige Zeit in Anspruch nehmen, sie einzuarbeiten und ihnen zu zeigen, wie sie Inhalte und Assets erstellen, die zu Ihrer Marke passen. Sie müssen glücklicherweise nicht vor Ort sein, wenn Sie Ihre Brand Guidelines im DAM hinterlegen. So können Sie Markenressourcen zentralisieren und einen einfachen, webbasierten Zugriff darauf ermöglichen.

Freelancer müssen ihren Desktop nicht mehr mit PDF-Downloads füllen, und Sie werden nicht mehr in endlosen E-Mail-Schleifen gefangen sein, wenn Freelancer sich abmühen, die benötigten Inhalte und Dateien zu finden. Unser Modul für Markenrichtlinien unterstützt die Selbstständigkeit – Freelancer können Ihre Richtlinien und Markeninhalte leicht finden und sich darin zurechtfinden.

Mit einem zentralisierten, cloudbasierten Content-Hub können Sie sicherstellen, dass Freelancer Zugang zu Marken- und Stilrichtlinien haben. Dadurch bekommen sie einen Eindruck von Ihrer Arbeitsweise und davon, wie sie am besten Ihre Markensprache erfassen können. Nachdem Sie eine Genehmigung ausgestellt haben, können Freelancer ganz einfach alle benötigten Marken-Assets herunterladen, wie z.B. Logos, Videos, Präsentationen oder Anleitungen für das Verwenden von digitalen Inhalten.

Bewältigen Sie die Herausforderungen der Remote-Arbeit mit DAM

Hybride Arbeitsformen sind auf dem besten Weg, zur neuen Normalität zu werden. Dabei drängen Kreative in allen Branchen auf flexible Arbeitszeiten. Dennoch erleben viele Unternehmen bei der Umstellung Rückschläge. Von verringerter Produktivität bis hin zu Sicherheitsproblemen – das richtige DAM-System kann Ihnen helfen, die häufigsten Herausforderungen des hybriden Arbeitens zu meistern.