Was genau ist ein Online-Speicher für Dokumente?
Online-Dokumentenspeicherung bezieht sich auf den Prozess, die Arbeitsabläufe und die Systeme, die mit dem Hochladen, Speichern, Verwalten und Freigeben von digitalen Assets und Dateien verbunden sind. Die Online- oder Cloud-Dokumentenspeicherung stellt sicher, dass Marken jederzeit und überall auf digitale Assets zugreifen und diese verwalten können.
Die Verwendung eines Online-Speichersystems für Dokumente bedeutet, dass Unternehmen große Mengen an digitalen Assets sicher speichern können, ohne wertvollen Serverplatz zu beanspruchen. Online-Systeme dienen nicht nur als Datenbank für die Dokumentenspeicherung, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams bei Projekten.
Was sind die Vorteile von Cloud-Speichern für Dokumente?
Eine effektive Online-Dokumentenspeicherung ist für Unternehmen aller Größen und Branchen unerlässlich. Hier sind einige der Vorteile von Cloud-Speichern für Dokumente.
Dokumentenspeichersysteme sparen Zeit
Dokumentenspeichersysteme automatisieren verschiedene Aufgaben und Arbeitsabläufe im Zusammenhang mit der Verwaltung digitaler Assets. Sie bieten ein zentrales Verzeichnis für alle wichtigen Dateien und erleichtern Unternehmen die Verwaltung, Freigabe und Zusammenarbeit bei digitalen Assets. Anstatt jede Datei hochzuladen, geben Nutzer einfach einen Link frei, sodass keine großen E-Mail-Anhänge versendet oder Geräte synchronisiert werden müssen.
Online-Speichersysteme für Dokumente machen die Suche nach Dateien einfach. Die besten Systeme zur Verwaltung digitaler Assets (eine andere Bezeichnung für Systeme zur Dokumentenspeicherung) ermöglichen es den Nutzern, Bilder in Hierarchien zu speichern, die für sie am besten geeignet sind. Die Nutzer können den Dateien eine Vielzahl von Metadaten hinzufügen, z. B. Autor, Projekt, Datum oder andere Angaben. Das bedeutet, dass nur die richtigen Dateien gefunden werden und die Nutzer sofort auf die benötigten Assets und Dokumente zugreifen können.
Cloud-Speichersysteme sind extrem sicher
Von der Aufbewahrung von Verträgen und anderen sensiblen persönlichen Daten bis hin zum Schutz des geistigen Eigentums müssen Unternehmen dafür sorgen, dass digitale Dateien jederzeit sicher gespeichert sind. Einer der Hauptvorteile von Cloud-Speichersystemen für Dokumente ist die Sicherheit und die Zugangskontrolle. Die Verwaltung und Online-Speicherung Ihrer digitalen Assets und Dateien in der Cloud bedeutet, dass sie nicht durch Schäden aufgrund von Unfällen oder Störungen auf lokalen Servern und freigegebenen Laufwerken gefährdet sind. Durch die End-to-End-Datenverschlüsselung haben Sie die Kontrolle über den Zugriff, und alle Ihre Daten werden gesichert, so dass keine einzige Datei verloren geht. Außerdem schützt die Speicherung von Daten in der Cloud sie vor Hackern und Malware.
Lesen Sie unseren kostenlosen Leitfaden, um zu erfahren, wie Sie Ihre digitalen Assets mit der DAM-Lösung von Bynder schützen können.
Online-Speichersysteme verbessern die Kollaboration
Die besten Systeme für die Verwaltung digitaler Assets und die Speicherung von Dokumenten ermöglichen es Nutzern, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, Feedback zu hinterlassen, den Fortschritt zu aktualisieren und in Echtzeit zu kommunizieren. Dadurch werden Arbeitsabläufe effizienter und die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Parteien wird verbessert. Alle Beteiligten können ihre Dateien mit wenigen Klicks hochladen und gemeinsam nutzen und so Inhalte schneller auf den Markt bringen. Nutzer können auch die Berechtigungen und die Nutzung kontrollieren, sodass alle Beteiligten sicher sein können, dass sie immer an den richtigen Dateien arbeiten.