Pourquoi utiliser un DAM, et pas Dropbox, pour gérer vos ressources de marketing 

Acheteriez vous une Audi R8 pour la laisser dehors en hiver ? Non évidement, alors pourquoi traiter vos ressources numériques de cette manière ? 

Les entreprises dépensent chaque année entre 150 et 250 millions de dollars pour des activités liées au contenu numérique. Ce qui fait de ce contenu l'une des marchandises les plus précieuses des entreprises modernes. Avec ce genre d'investissement, il est essentiel que les marques consacrent également un certain budget aux systèmes destinés à protéger cet investissement.

Tant de temps et de ressources sont consacrés à la création de ces ressources marketing numériques, et c'est pourquoi elles doivent être sécurisées et organisées à tout prix. D'où l'importance du digital asset management ou DAM, qui est une méthode efficace et organisée de stockage et d'accès aux fichiers. Elle est différente des services d'hébergement de fichiers ou des programmes de partage de fichiers, car les plateformes de gestion des ressources numériques sont dotées d'un ensemble plus large de capacités qui permettent aux organisations de gérer efficacement l'ensemble de leurs éléments de marketing.

Comment organiser efficacement vos ressources numériques avec un DAM, sans Dropbox Bien sûr, vous pouvez également utiliser DropBox, WeTransfer ou tout autre service similaire basé sur le cloud, mais cela garantit-il la sécurité de vos ressources marketing numériques ?

Les statistiques montrent que 88 % des entreprises ne limitent pas l'accès à leurs dossiers de manière appropriée, laissant la place à n'importe qui pour accéder et télécharger ces fichiers, ce qui entraîne des pertes de données, des infiltrations et même des piratages. Cette situation peut être désastreuse pour les entreprises qui traitent des fichiers sensibles, 78 % des répondants  déclarent qu'ils cesseraient sans problème de traiter avec des entreprises qui ont été victimes ou ont une faille de sécurité.

Et pour les entreprises disposant de plusieurs bases de données, il peut être difficile de se souvenir de l'emplacement exact du contenu. Ai-je envoyé cela dans un e-mail ou sur Google Drive ? Est-ce sur mon ordinateur, sur la base de donnée ou dans Dropbox ? 🤔

Quelle est la définition d'une ressource numérique ?

Une ressource numérique est un fichier numérique dans lequel une organisation a investi du temps et des ressources et qui a une valeur commerciale actuelle ou durable pour une organisation.

Il y a une différence entre les fichiers numériques et les ressources marketing numériques. Tout le monde peut créer un fichier numérique, mais cela ne signifie pas qu'il a une valeur pour un individu ou une organisation.


En raison de l'investissement dans ce contenu, les organisations doivent protéger leurs ressources marketing en les gardant sécurisés, organisés et accessibles aux bonnes personnes au bon moment.

Quel est l'avantage de l'utilisation du DAM par rapport aux autres systèmes de stockage sur le cloud ?


Vous pouvez utiliser le cloud ou le stockage de fichiers en ligne pour les fichiers numériques, mais les ressources marketing numérique doivent être organisés dans un système de digital asset management, pas dans un simple service d'hébergement de fichiers.

Pour les entreprises, les ressources numériques sont généralement stockées dans des bibliothèques numériques appelées DAM (Digital Asset Management).

Les ressources numériques peuvent comprendre, par exemple, des images de marques et de produits (fichiers originaux, photos de produits, images générées par les utilisateurs, images éditoriales et/ou lifestyle). D'autres ressources numériques importantes peuvent être des fichiers texte, des prospectus de vente, des fiches techniques, des emballages de produits, des vidéos de présentation. Ou encore des illustrations et des éléments de graphisme pour le web, des extraits audio, des animations et bien d'autres choses encore. Les types de ressources (et même la quantité de ressources) qu'une organisation choisit d'organiser dans sa plateforme de gestion des ressources numériques varient en fonction de l'entreprise et de ses objectifs commerciaux. Certaines entreprises utilisent même leur DAM pour organiser des photos d'événements et des contenus de communication d'entreprise. Il s'agit en fait de comprendre quel type de DAM votre entreprise a besoin : S'agira-t-il d'un DAM pour les ressources de marque et de communication, de marketing et de campagne, de produits ou peut-être une combinaison des deux ?

Les systèmes de gestion des ressources numériques sont différents des simples systèmes de stockage sur le cloud. D'une part, ils permettent aux entreprises de trouver et d'accéder facilement aux ressources numériques, car ces ressources sont facilement consultables et trouvables via des métadonnées. Deuxièmement, les plateformes de digital asset management prennent souvent en charge la distribution en aval de contenus par d'autres canaux comme les sites web de commerce électronique, les réseaux communautaires et autres.

Quelle est la différence entre le DAM et le stockage de fichiers ?


Un DAM est un logiciel qui permet de faire plus que le stocker, partager ou héberger des fichiers ; il comprend l'organisation, le stockage, la sauvegarde et la distribution de contenus numériques.

Le DAM vous permet de restreindre ou d'autoriser l'accès à votre bibliothèque numérique en fonction des rôles des utilisateurs, et vous permet de partager des connaissances et des contenus plus largement dans votre entreprise, de la même manière qu'un réseau intranet, la principale différence étant que le DAM est axé sur le contenu.

Les DAM ne sont pas seulement des alternatives aux solutions de type Dropbox ; ils sont aussi beaucoup plus faciles à utiliser car ils constituent essentiellement une bibliothèque numérique de marques pour tous vos ressources marketing et de marque. Pensez à une bibliothèque physique traditionnelle et à la façon dont elle est organisée pour offrir une expérience optimale à l'utilisateur. La gestion des ressources numériques ressemble davantage à une bibliothèque, et le simple stockage sur le cloud ressemble davantage au tiroir de bric-à-brac votre cuisine.

Pourquoi utiliser une plateforme de gestion des ressources numériques


Les recherches indiquent que le retour sur investissement de l'utilisation d'un système de digital asset management (DAM) se situe entre 8:1 et 14:1, ce qui en fait un logiciel incontournable pour garantir que vos ressources de marketing numérique restent accessibles et sécurisées à tout moment.
Le DAM permet d'améliorer la productivité et l'efficacité des processus en éliminant la nécessité de demander à chaque fois qu'ils doivent être utilisés. Toutes les images, illustrations et animations peuvent être stockées en toute sécurité dans un seul endroit, ce qui donne aux créatifs la liberté de passer du temps à créer de nouveaux biens numériques au lieu de rechercher les anciens.

En outre, un DAM fiable aide à maintenir l'intégrité et la cohérence de la marque en agissant comme un dépôt central pour les biens numériques connexes. Vous pouvez vous assurer que seules les versions les plus récentes et approuvées de tous les logos et matériels marketing sont disponibles pour les partenaires, les équipes et les agences.

Enfin, la fonction la plus essentielle d'un DAM est peut-être d'assurer une répartition sûre des ressources. Il n'est absolument pas sûr que vos ressources numériques qui ne sont pas accessibles au public circulent sur Internet. Pensez aux messages, aux études de marché, ou même à vos fichiers créatifs bruts. Ce sont les types de ressources numériques que vous souhaitez sécuriser davantage. Les spécialistes du marketing qui recherchent une solution sûre pour leur plateforme de gestion des ressources numériques devraient consulter notre dossier DAM et sécurité.

Meilleures méthodes pour passer de Dropbox à une plateforme de gestion des données

Une fois que vous avez compris les besoins de votre organisation, il est temps de trouver le système qui répondra à vos exigences. Les meilleurs systèmes offrent la flexibilité, un environnement collaboratif, un système de distribution sécurisé et une adaptabilité du système pour toutes les parties prenantes.

Il est essentiel de bien gérer chaque élément des ressources numériques, de la structure des métadonnées à l'adoption par les utilisateurs et même à l'utilisation. Les étapes suivantes devraient vous aider à bien démarrer le processus de migration :

Choisissez les ressources en utilisant la liste de contrôle de l'évaluation des ressources numériques
Faire des métadonnées et de la taxonomie de votre DAM une priorité
Fixer des attentes raisonnables pour le processus de migration du DAM

Étape 1 : Choisir les ressources existantes bonnes ressources numériques à migrer
Vous devez choisir les bons éléments à déplacer hors de vos autres systèmes de stockage de fichiers. Veillez à sélectionner vos ficheirs les plus critiques et à les transférer d'abord sur le DAM pour que votre entreprise puisse continuer à fonctionner sans problème. Ensuite, recherchez les ressources dont vous pourriez avoir besoin dans quelques semaines. Enfin, transférez tous les documents d'archives, généralement des dossiers et les fichiers inactifs que vous conservez au cas où.

Conseil : n'oubliez pas les fichiers originaux, car vous en aurez besoin pour actualiser le contenu à l'avenir !


Étape 2 : Priorisez la construction des métadonnées et de la taxonomie du DAM

Les métadonnées et la taxonomie sont les éléments clés de la recherche en matière de gestion des ressources numériques. Consacrez un temps approprié aux métadonnées et à la taxonomie pour le DAM. Il y a de fortes chances que si vous avez utilisé un logiciel comme Dropbox, vous utilisez probablement une structure de dossiers pour organiser vos ressources. Examinez votre structure de dossiers et réfléchissez aux parties qu'il serait utile de réutiliser dans votre taxonomie (Exemples : Année, nom du photographe, type de projet, type de contenu, nom de la campagne et plus encore).


Taxonomie et métadonnées

La taxonomie est la structure qui permet d'organiser votre système DAM et les métadonnées sont les données que vous utilisez pour définir vos ressources.

Les différentes explications sur la taxonomie et les métadonnées peuvent vous aider à comprendre et à créer un plan de métadonnées et de taxonomie afin de rendre vos actifs plus faciles à trouver. Des métadonnées bien structurées rendent le DAM plus flexible et innovant, tout en aidant à mieux classer vos éléments. L'avantage de l'utilisation des métadonnées est que vous ne dépendez pas uniquement des noms de dossiers et de fichiers pour retrouver des fichiers. Les autres plateformes de partage de fichiers en ligne ne mettent pas autant l'accent sur les métadonnées et la taxonomie que les plateformes de gestion des ressources numériques, et c'est regrettable car la qualité des résultats de recherche n'est pas meilleure que celle des métadonnées avec lesquelles les ressources sont étiquetées.

Nous avons écrit quelques articles importants que vous pourriez trouver utiles sur la taxonomie par rapport aux métadonnées pour la gestion des ressources numériques :



Étape 3 : Fixer des objectifs raisonnables pour le processus de migration


Comment se déroule la migration depuis un système stockage en ligne vers une plateforme de gestion des données ?

Le fournisseur de solutions de gestion des données que vous avez choisi peut avoir une approche unique de la migration des données. Ainsi, une fois que vous avez trié les ressources et identifié vos métadonnées, parlez à des experts pour préparer et migrer vos ressources numériques. Il existe de nombreuses stratégies et tactiques pour y parvenir efficacement, mais soyez prêt, la migration est une tâche de grande envergure. C'est pourquoi Bynder consacre beaucoup de temps à vous conseiller et à vous aider à élaborer un plan concernant vos métadonnées et votre taxonomie. Pour en apprendre davantage consultez notre document :"Limiter les risques du à l'implementation de votre DAM".

Enfin, n'oubliez pas que vous établissez des bases solides pour l'avenir de votre entreprise

Obtenir une nouvelle technologie de marketing peut être passionnant, mais la tâche est rude. Il faut du temps, des ressources et de la prévoyance pour s'assurer que la migration d'un s'effectue sans heurts.

Les organisations qui exploitent les bonnes solutions de gestion des données numériques pour leurs besoins de sécurité et de partage de fichiers bénéficient également de flux de travail plus rationnels, d'une meilleure cohérence de marque et d'une meilleure exploitation de leur contenu.  L'étude client d'ezCater est un excellent exemple de la manière de migrer avec succès d'un stockage sur le cloud traditionnel vers une plateforme de gestion des ressources numériques.

Un DAM axé sur les résultats

Un DAM axé sur les résultats est essentiel si vos objectifs sont d'obtenir  un retour sur investissement maximumdu contenu de votre marque (pensez à permettre aux équipes de vente d'atteindre leurs objectifs de revenus, à automatiser le contenu de votre site web pour créer une meilleure expérience client, ou à améliorer l'efficacité opérationnelle interne pour arriver plus rapidement sur le marché).

Il est aujourd'hui plus que jamais nécessaire pour les entreprises de développer une stratégie de digital asset management claire, concise et cohérente qui puisse les aider à tirer profit de ses puissantes capacités, mais surtout pour les marques de lier leur stratégie de DAM à un résultat clé ou à un résultat souhaité.

Avant de migrer vers Bynder, il est important de prendre le temps de réfléchir aux résultats que vous souhaitez obtenir au-delà de la simple migration.

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