Waarom je DAM moet gebruiken voor het beheren van je digitale marketing assets, en niet Dropbox

Je zou geen Audi R8 kopen en hem in de winter in weer en wind buiten laten staan, dus waarom zou je je digitale marketing assets minder liefdevol behandelen?

Bedrijven geven elk jaar tussen de 130 en 210 miljoen euro uit aan activiteiten die te maken hebben met digitale content. Daarmee behoort deze content tot de meest kostbare bezittingen van moderne ondernemingen. Met zo'n investering is het van cruciaal belang dat merken ook budget vrijmaken voor de systemen die deze investering moeten beschermen.

Er gaat veel tijd en creatieve mankracht zitten in het creëren van deze digitale marketing assets, en daarom moeten ze koste wat kost veilig en goed georganiseerd worden bewaard. Daar zit dan ook het belang van digital asset management of DAM, een efficiënte en georganiseerde methode om bestanden op te slaan en toegankelijk te maken. Het verschil met file hosting services of file-sharing programma's is dat DAM-platforms een bredere set aan functionaliteiten bieden waardoor organisaties de gehele levenscyclus van hun digitale marketing assets effectief kunnen beheren.

Hoe je je digitale assets efficiënt kunt beheren met DAM in plaats van Dropbox

Natuurlijk kun je deze bestanden ook bewaren op DropBox, WeTransfer of andere cloud-gebaseerde diensten, maar is dat een garantie voor de veiligheid van jouw digitale marketing assets?

Uit statistieken blijkt dat 88% van de bedrijven de toegang tot hun mappen niet voldoende beperkt; iedereen kan deze bestanden openen en downloaden, met verlies of lekken van data en zelfs hacks als gevolg. Dit kan rampzalige gevolgen hebben voor bedrijven die omgaan met gevoelige gegevens, aangezien 78% van de ondervraagde consumenten zegt niet graag zaken te doen met bedrijven die het slachtoffer zijn geweest van of te maken hebben gehad met een beveiligingslek.

Voor bedrijven die hun content op meerdere plaatsen opslaan kan het ook lastig zijn om de precieze locatie van hun digitale content te onthouden. ‘Heb ik dat in een e-mail verstuurd? Staat het op mijn Google Drive? Staat het op mijn computer? Is het opgeslagen in Box of Dropbox?' 🤔

Wat is de definitie van een digitale asset?

Er is een verschil tussen digitale bestanden en digitale marketing assets. Iedereen kan een digitaal bestand maken, maar dat wil niet zeggen dat het waarde heeft voor een individu of een organisatie.

    Een digitale asset is een digitaal bestand waarin een organisatie tijd en middelen heeft geïnvesteerd om het te creëren en dat een actuele of langdurige bedrijfswaarde heeft voor een organisatie.

    Vanwege de investering in deze content moeten organisaties zorgen dat hun digitale marketing assets beschermd worden door ze veilig, georganiseerd en toegankelijk te houden voor de juiste mensen, op het juiste moment.

    Wat is het voordeel van het gebruik van een DAM boven cloud-opslagsystemen?

    Misschien gebruik je cloud-opslag of online bestandsopslag voor digitale bestanden, maar digitale marketing assets moeten worden georganiseerd in een digital asset management-systeem - niet door eenvoudige file-hosting services.

    Bij grotere bedrijven worden digitale marketing assets meestal opgeslagen in een digitale bibliotheek die DAM wordt genoemd.

    Digitale assets zijn bijvoorbeeld merk- en productfotografie (onbewerkte bestanden, productshots, gebruiker-gegenereerd beeldmateriaal en redactionele en/of lifestylebeelden). Andere belangrijke digitale assets zijn bijvoorbeeld tekstbestanden, verkoop- en specificatiebladen, bestanden van productverpakkingen, instructievideo's, illustraties en afbeeldingen voor internet, audiofragmenten, animaties en nog veel meer.

    Het type assets (en zelfs de hoeveelheid assets) dat een organisatie in hun DAM platform wil organiseren, varieert per soort bedrijf en bedrijfsdoelstellingen. Sommige bedrijven gebruiken hun DAM zelfs voor het organiseren van bedrijfsportretten, beeldmateriaal van evenementen en corporate communicatie content. Het komt er eigenlijk op neer dat je moet begrijpen welk type DAM jouw onderneming nodig heeft: wordt het een DAM voor merk en communicatie assets, marketing en campagne assets, product assets, of misschien een combinatie hiervan?

    DAM systemen verschillen van eenvoudige cloud-opslagsystemen. Ten eerste zorgen ze ervoor dat organisaties hun digitale assets gemakkelijk kunnen vinden en gebruiken, omdat de assets eenvoudig doorzoekbaar en vindbaar zijn via metadata. Ten tweede ondersteunen DAM-platforms vaak de downstream distributie van content via andere kanalen, zoals e-commercewebsites, sociale media enzovoort.

    Wat is het verschil tussen DAM en bestandsopslag?

    DAM is software die meer mogelijk maakt dan alleen opslag, het delen of het hosten van bestanden; het omvat ook het organiseren, opslaan, beveiligen en distribueren van digitale content.

    Met DAM kun je de toegang tot jouw digitale bibliotheek beperken of vrijgeven op basis van gebruikersrollen, en kun je kennis en content breder binnen je bedrijf delen op dezelfde manier als een intranet dat zou kunnen doen - met als belangrijkste verschil dat DAM op content is gericht.

    DAM systemen zijn niet alleen alternatieven voor Dropbox; ze zijn ook veel gebruiksvriendelijker omdat ze eigenlijk een digitale merkbibliotheek zijn voor al jouw digitale marketing- en branding-assets. Denk aan een traditionele, fysieke bibliotheek en de manier waarop deze is georganiseerd om een optimale gebruikerservaring te bieden. Digital asset management lijkt meer op een bibliotheek, en eenvoudige cloud-opslag lijkt meer op de rommellade in jouw keuken.

    Waarom je een digital asset management platform zou moeten gebruiken

    In 2019 hebben we onderzoek uitgevoerd om de impact van Bynder op het wereldwijde bedrijfsleven te meten zodat we de ROI voor het gebruik van een digital asset management (DAM) konden helpen bepalen, en in het onderzoek ontdekten we dat:

    • 80% bestaande assets vaker opnieuw gebruikten
    • 86% verbeterde samenwerking zag in hun marketingorganisatie
    • 85% de toegang en copyrights op digitale assets beter heeft beveiligd

    DAM helpt de productiviteit en efficiëntie van processen te verbeteren doordat het niet meer nodig is om digitale assets elke keer dat ze moeten worden gebruikt aan te vragen. Alle afbeeldingen, illustraties en animaties kunnen veilig op één locatie worden opgeslagen, waardoor het designteam hun tijd kan besteden aan het creëren van nieuwe digitale assets in plaats van het zoeken naar oude.

    Bovendien helpt een betrouwbare DAM de merkintegriteit en -consistentie te behouden door te fungeren als een centrale opslagplaats voor gerelateerde digitale assets. Je kunt ervoor zorgen dat alleen de laatste, goedgekeurde versies van alle logo's en marketingmaterialen beschikbaar zijn voor partners, teams en bureaus.

    Tenslotte is de meest essentiële functie van een DAM misschien wel het waarborgen van een veilige toewijzing van assets. Het is namelijk absoluut niet verantwoord om jouw niet-publiek toegankelijke digitale assets op het internet te laten rondslingeren. Denk aan brand messaging, persona- en marktonderzoek, of zelfs je ruwe creatieve bestanden. Dit is het soort digitale marketing assets dat je juist extra zou willen beveiligen. Marketeers die op zoek zijn naar een veilige oplossing voor hun digital asset management platform kunnen eens een kijkje nemen naar de beveiliging van onze DAM.

    Best practices voor de migratie van Box of Dropbox naar een DAM-platform

    Zodra je de behoeften van je organisatie weet, is het tijd om het juiste systeem hierbij te vinden. De beste systemen bieden flexibiliteit, een omgeving waarin je kunt samenwerken, een veilig distributiesysteem en aanpasbaarheid van het systeem voor alle stakeholders.

    Het is belangrijk om elk onderdeel van digital asset management precies goed te krijgen, van de metadata structuur tot de acceptatie door de gebruikers en zelfs het gebruik. De volgende stappen kunnen je helpen het migratieproces op de juiste manier op te starten:

    1. Kies de juiste digitale assets om te migreren uit Box of Dropbox met behulp van de checklist voor de beoordeling van digitale assets
    2. Geef prioriteit aan DAM-metadata en -taxonomie
    3. Zorg dat de verwachtingen van het DAM-migratieproces realistisch zijn

    Stap 1: kies de juiste digitale assets om te migreren uit Box of Dropbox
    Zorg dat je de juiste digitale assets kiest om te migreren uit Box, Dropbox of andere opslagsystemen voor bestanden. Selecteer je meest bedrijfskritische assets en breng deze als eerste over naar de DAM, zodat jouw zaken zonder onderbrekingen kunnen doorgaan. Kijk vervolgens naar assets die je over een paar weken nodig zou kunnen hebben, die zijn als volgende aan de beurt. Als laatste zet je al het archiefmateriaal over, meestal inactieve bestanden en mappen die je bewaart ‘voor het geval dat’.

    Handige tip: vergeet de onbewerkte-bestanden niet, want die heb je nodig om content in de toekomst bij te werken of te updaten

    Stap 2: Geef prioriteit aan DAM metadata en taxonomie
    Metadata en taxonomie zijn de krachtpatsers als het gaat om de zoekfunctionaliteit van digital asset management. Besteed voldoende tijd aan metadata en taxonomie voor de DAM. Als je Dropbox of Box gebruikt, gebruik je waarschijnlijk een mappenstructuur om jouw assets te organiseren. Denk goed na over je mappenstructuur en bedenk welke delen nuttig kunnen zijn om opnieuw te gebruiken in je taxonomie (bijvoorbeeld: jaartal, naam fotograaf, projecttype, contenttype, campagnenaam enzovoort).

    Taxonomie vs. metadata

    Taxonomie is de structuur om jouw DAM-systeem te organiseren en metadata zijn de data die je gebruikt om je assets te beschrijven.

    Taxonomie- en metadata-oefeningen kunnen je helpen een metadata- en taxonomieplan op te stellen dat het makkelijker maakt om jouw assets te vinden. Goed gestructureerde metadata maakt het DAM-platform flexibeler en innovatiever, maar het helpt ook om jouw assets beter te classificeren. Het beste aan het gebruiken van metadata is dat je niet alleen maar vertrouwt op map- en bestandsnamen om bestanden in de toekomst terug te vinden. Dropbox, Box en andere platforms voor het online delen van bestanden besteden in hun productfunctionaliteit minder aandacht aan metadata en taxonomie dan digital asset management platforms. Dat is jammer, want de kwaliteit van zoekresultaten is slechts zo goed als de metadata waarmee assets zijn getagd.

    We hebben belangrijke content geschreven over taxonomie vs metadata voor DAM, die je wellicht nuttig vindt:

    Stap 3: Zorg dat de verwachtingen van het DAM-migratieproces realistisch zijn

    Hoe verloopt de migratie van online cloudopslag naar een DAM-platform eigenlijk?

    De leverancier van jouw gekozen DAM-oplossing kan een eigen aanpak hebben voor datamigratie. Dus praat zodra je de assets hebt gesorteerd en jouw metadata hebt geïdentificeerd met experts over de verdere voorbereiding en migratie van je digitale assets. Er zijn veel strategieën en manieren om dit efficiënt aan te pakken, maar wees voorbereid, want migratie is een hele operatie. Daarom besteedt Bynder veel tijd aan advies en het opstellen van een metadata- en taxonomieplan om jouw team succesvol te laten zijn. Je kunt er meer over lezen in onze “Gids voor het verminderen van DAM implementatierisico’s”.

    Vergeet tot slot niet dat je jouw merk een solide basis voor de toekomst geeft

    Een nieuwe marketingtechnologie aanschaffen kan spannend zijn, maar de pijn en moeite die de migratie kost is echt. Het kost tijd, middelen en vooruitdenken om een migratie van digitale assets naadloos uit te voeren.

    Organisaties die de juiste DAM-oplossingen inzetten voor de beveiliging van hun data-assets en het delen van bestanden, profiteren ook van meer gestroomlijnde workflows, betere brand compliance en meer tractie van hun content. De DAM use-case van ezCater is een fantastisch voorbeeld van een succesvolle migratie van traditionele cloud-opslag naar de lancering van een DAM-platform.

    Resultaatgericht digital asset management

    DAM is van cruciaal belang als je een maximale ROI uit je content wilt halen (denk aan het helpen van je sales teams om hun targets te halen, het automatiseren van content op je website om betere customer experience te creëren, of het efficiënter maken van de interne operatie om zo content sneller op de markt te brengen).

    Het is voor bedrijven nu noodzakelijker dan ooit om een duidelijke, beknopte en consistente digital asset management strategie te ontwikkelen die hen kan helpen te profiteren van de vele mogelijkheden, maar nog belangrijker voor merken om hun DAM-strategie te koppelen aan een belangrijk resultaat of gewenste uitkomst.

    Voordat je migreert naar Bynder, is het belangrijk om goed te bedenken welke resultaten je wilt bereiken, naast alleen migratie en invoering.

    Wil je een betere user experience op je website?

      👉 Bekijk hoe Omron een naadloze content-driven customer experience creëerde met Bynder.

      Wil je sales een boost geven met kant-en-klaar, always-on product beeldmateriaal?

        👉 Bekijk hoe Scotch & Soda hun high-volume e-commerce runt met DAM door Bynder.

        Wil je jouw downstream martech systemen graag voeden met de juiste content op het juiste moment?

          👉 Bekijk hoe Riwal Bynder gebruikte om content naar hun klanten-app en naar hun website te pushen.

          Klaar om de merkbekendheid en merkconsistentie wereldwijd te verhogen?

            👉 Bekijk hoe Nordea merkbekendheid en consistentie stimuleert met Bynder.

            Bynder ondersteunt onze bedrijfsdoelstellingen precies, en het vinden van een oplossing met deze directe link is niet eenvoudig als je zo’n groot bedrijf bent.
            Rikke Mai Kristensen
            Senior Marketing Partner bij Nordea

            Door te beginnen met een overtuigende of kritische doelstelling voor jouw bedrijf kun je de ROI goed aantonen en het meeste uit je Bynder-platform halen.

            Klaar om Box te droppen? Probeer vandaag nog jouw gratis proefversie van Bynder