What is a Workflow?

A workflow is essentially another word for a project’s “process”. Management of workflows refers to the management of the process of making use of corporate resources. For marketeers and brand managers, media production workflows refer specifically to the production of new digital media, editing existing content, and creating translations.

What is a Workflow Management Tool?

Workflow management tools such as Bynder provide a centralized platform for working with media. This includes online proofing, approval (on-brand and otherwise), as well as aiding effective communication between stakeholders. A workflow management tool can also help you visualize and enact a project plan. Automated reminders as well as the ability to set deadlines and assign tasks can greatly simplify projects, not mention increasing the efficiency of a global team working together on projects.

Why Do You Need a Workflow Management Tool?

For marketeers and brand managers, the media creation process is rarely straightforward. New campaign launches are often delayed by the repetition of small yet important tasks and waiting on feedback from colleagues.

Properly planned workflows will help you in the following ways:

  • Automation. Repetition of the same few simple processes over and over again (think, data entry) can get incredibly time-consuming. Moreover, such repetition is impractical as you end up under employing the varied creative talents of your team. With a professional workflow management tool, these processes can be automated and completed in seconds.
  • Collaboration. Collaborating with external parties can hinder or delay the production process and the time to market for your projects as files have to be constantly replaced and approved by various stakeholders. Within a workflow management tool, however, these steps can be incorporated into a standard process, done simultaneously, and managed within one centralized tool.
  • Communication. In order to ensure that all instructions and comments are seen and reviewed, notes, and annotations are necessary. Good workflow management software will provide you with these tools, and you can be sure that everyone involved is up-to-date on all developments.
  • Distribution. Sending large media to colleagues is both time-consuming and stressful, no matter the method. Most email inboxes refuse to receive attachments of 25MB or over, which is a standard amount if you’re sending raw media footage (an everyday necessity for any brand manager or marketeer). A workflow management tool enables you to share large files with others directly without using cumbersome and unsafe methods such as email and FTP.
  • Duplication. It is standard practice to rework a file several times over in order to save on resources; in reality, this usually leads to chaos over which version is the latest. As a result, old versions get used, and new versions get lost in the rubble. Effective workflow management ensures that, thanks to intelligent version management, nobody is working with an outdated version.
  • Overview. Working on different projects at once can make it hard to keep track of what is happening where. With a workflow management tool, relevant information is displayed clearly with overview dashboards, so all tasks and project statuses are clearly visible.

Wenn Sie noch ganz am Anfang stehen und gerade darüber nachdenken ein Workflow Management / Online Proofing System einzuführen oder gerade mit der Implementation beschäftigt sind, sollten Sie sich genug Zeit nehmen Ihre Medienerstellungsprozesse aufzunehmen und diese im System abbzubilden. Dabei geht es nicht nur um eine exakte Abbildung des Workflows, sondern die Gelegenheit sollte auch dazu genutzt werden den Prozess zu verbessern und die Effizienz der Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Personen zu erhöhen.

Bilden Sie den Medienerstellungsprozess von Anfang bis zum Ende ab. An einem kreativen Workflow sind viele Personen aus unterschiedlichen Abteilungen (z.B. Brand Management, Design, E-Commerce) beteiligt, die oftmals nicht viel über die Aufgaben und Tätigkeiten des Anderen wissen. Der Alltag dieser Personen ist oftmals von Frustration, unnötig wiederholten Arbeitsschritten und endloses Warten auf Feedback geprägt. Wenn dann noch Externe im Spiel sind, wie Agenturen oder Freelancer, wird die ganze Sache noch komplexer. Das Hauptziel der Einführung eines Workflow Management Systems sollte es sein, mittels Effizienzsteigerung die Time-to-Market von Kampagnen und den neuen Marketing Materialen zu reduzieren, was wiederum zur Reduzierung der Kosten führt und zu mehr Produktivität in Ihren Marketing Abteilungen.

Finden Sie heraus wo die Engpässe liegen und vergleichen Sie den Ist-Prozess mit dem Soll-Prozess:

I. Ist-Prozess dokumentieren

Aus Erfahrung wissen wir, dass am Anfang einer Prozessdokumentation meist ein großes Chaos steht. Bei vielen Beteiligten, unzähligen Teilaufgaben und Kommunikationswegen kann es sehr zeitintensiv sein sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Oftmals wurde sich nie die Mühe gemacht, die Prozesse zu dokumentieren und es scheint eine fast unmögliche Aufgabe diese in ein System zu übersetzen.

Wer sind die involvierten Personen?

Sprechen Sie mit allen Beteiligten (Intern & Extern), damit meine ich mit allen Beteiligten vom Praktikaten bis zur Agentur und den Designern. Stellen Sie allen Beteiligten die folgenden Fragen:

  • Welche Rollen werden von der Person im Prozess tatsächlich übernommen?
  • Aus welchen Teilaufgaben besteht die Beteiligung am Prozess?
  • Mit welchen Personen wird direkt und indirekt kommuniziert?
  • Von wem wird Input benötigt, wer erhält den Output?
  • Wo liegen Engpässe? An welcher Stelle sieht die Person Verbesserungsbedarf?
  • Wie lange dauert die Erledigung der Aufgaben im Schnitt?
  • Welche Software/Hilfsmittel wird zur Erfüllung der Tätigkeiten genutzt?
Workflow Management Part 2 1 Workflow Management Part 2 1 Workflow Management Part 2 1 Workflow Management Part 2 1 Was ist Workflow Management?

II. Soll-Prozess definieren

Sobald Sie mit allen Beteiligten gesprochen haben gilt es das Chaos zu ordnen. Beginnen Sie damit die beteiligten Rollen festzulegen, welche Sie im zweiten Schritt (Soll-Prozess) den beteiligten Personen zuweisen. Jede Rolle hat einige vordefinierte Aufgaben zu erledigen. Weisen Sie jeder Rolle Aufgaben zu. Seien Sie dabei so spezifisch wie möglich und verallgemeinern Sie die Tätigkeiten nicht.

Beispielhafte Rollen und deren Aufgaben:

Rolle: Auftraggeber
Aufgaben: Auftrag erteilen, Briefing, benötigte Größe, Menge, Formate definieren usw.

Rolle: Designer
Aufgaben: Entwurf erstellen, Entwurf überarbeiten

Role: Content Manager
Aufgaben: Inhalte bereitstellen, Inhalte überarbeiten

Rolle: Prüfer
Aufgaben: Erstellte Medien sichten, Medien freigeben oder abweisen, Entwürfe kommentieren

Rolle: Übersetzer
Aufgaben: Freigegebene Inhalte übersetzen

Rolle: Publisher
Aufgaben: Inhalte auf Websiten veröffentlichen, finalisierte Medien zur Druckerei senden

Rolle: Traffic Manager
Aufgaben: provide communication rules

Weisen Sie nun die beteiligten Personen den Rollen und Aufgaben zu. Beachten Sie, dass jede Rolle von mehreren Personen ausgeführt werden kann und muss, die jeweils für Teilaufgaben verantwortlich sind. Legen Sie auch für jede Person eine Ersatzperson fest, die die Aufgaben bei Abwesenheit übernehmen kann.

Betrachten Sie nun die Chronologie der Aufgaben, welche Aufgaben müssen als Erstes erfüllt werden, welche können/müssen parallel ausgeführt werden?

Wo haben die Beteiligten Engpässe berichtet? Lassen sich diese durch eine Strukturierung des Prozesses abbilden oder werden weitere Ressourcen benötigt?

Workflow Management Part 2 2

Dies ist ein beispielhafter Prozess für die Erstellung und Veröffentlichung neuer Inhalte auf der Bynder Website.

Zu stressig? Unsere Berater helfen Ihnen dabei Ist und Soll-Prozesse zu definieren, zu verbessern und in Bynder Asset Workflow abzubilden.