Quand on pense au "stockage de fichiers", il y a de fortes chances que Dropbox et Google Drive soient des outils qui viennent à l'esprit. Ils sont utilisés par les particuliers et les entreprises, et il est facile de se familiariser avec ces solutions simplement parce que c'est ce à quoi vous êtes habitué.

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Mais lorsque votre entreprise se développera, les limites de l'utilisation de Dropbox ou de Drive seront de plus en plus perceptibles. Bien sûr, vous pouvez continuer à faire le tri pour obtenir un peu plus d'espace, et effectuer de longues recherches à travers votre masse de fichiers. Pourtant, ce sont ces petits contretemps qui rongent la productivité globale de votre équipe et qui vous permettent de gagner du temps.

À un certain moment, un DAM (comme celui de Bynder) peut vous aider, car vos activités de marketing se traduisent par une augmentation perpétuelle de contenus. Mais quel est le moment idéal pour changer de système et trouver une meilleure alternative à Dropbox ? Découvrez-le ici

Ce n'est plus adapté lorsqu'il y a beaucoup de collaborateurs, une alternative à Dropbox est nécessaire

Beaucoup d'outils de partage de fichiers et/ou de stockage de fichiers en ligne vous obligent à payer par utilisateur (Par exemple Dropbox Business Advanced : vous payez une cotisation mensuelle). Cela peut être avantageux pour une petite équipe, mais à mesure que votre entreprise se développe et qu'un plus grand nombre de personnes interviennent dans vos activités, ces coûts peuvent peser lourdement sur votre retour sur investissement.

C'est pourquoi de nombreux fournisseurs de gestion des ressources numériques, comme Bynder, proposent des forfaits pour beaucoup d'utilisateurs. Ils sont beaucoup plus évolutifs et vous disposez de cette souplesse pour ajouter des utilisateurs, sans avoir à vous soucier de l'impact que cela pourrait avoir sur votre RSI.

La recherche de fichiers est plus longue qu'elle ne devrait l'être

Il est courant que les gens transfèrent des fichiers sans vraiment réfléchir à les organiser. Tôt ou tard, c'est le chaos total et vous passez 15 minutes à chercher une présentation dont vous avez besoin de toute urgence. Et si la présentation appartient à un collègue ? Le va-et-vient de mails commence.

Ce problème s'aggrave à mesure que votre équipe et votre quantité de contenu augmentent, si bien qu'au final, l'organisation de vos données dans des dossiers ne suffit plus.

S'assurer que les fichiers sont disponibles rapidement et organisés selon vos besoins est le signe d'un DAM de qualité. Par exemple, Bynder utilise des filtres à la place des dossiers. Si vous recherchez une photo d'une plage, vous pouvez utiliser des mots clés qui sont évidents pour tout le monde (c'est-à-dire mer, plage, soleil) pour trouver instantanément ce dont vous avez besoin, sans avoir à fouiller dans plusieurs dossiers.

Vous voulez avoir plus de visibilité

Lorsque le nombre d'utilisateurs est élevé, il peut être difficile de savoir exactement comment est utilisé l'outil et à quelles fins.

Y a-t-il des fonctionnalités qui vous manquent pour améliorer l'efficacité du cycle de vie de vos contenus ? Peut-être que certains utilisateurs n'utilisent pas du tout l'outil. Ont-ils besoin d'une formation complémentaire ?

L'obtention de ces données peut vraiment aider à suivre les performances des contenus au sein de votre équipe et à connaître les inefficacités potentielles du cycle de vie des contenus. Après tout, la création de contenu prend inévitablement du temps, des ressources et de l'argent. Il est donc évidemment important de pouvoir identifier la valeur que vous obtenez en retour de ce que vous y mettez. Sans ces données, il est difficile de savoir quels contenus fonctionnent et lesquels ne fonctionnent pas.

Avec notre module Bynder Analytics, vous pouvez mesurer la manière dont les utilisateurs interagissent avec le portail Bynder : quels contenus téléchargent-ils et à quelle fréquence ? Quels sont les mots clés utilisés pour effectuer des recherches ? Comment les projets créatifs progressent-ils ?

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La connaissance de ces données peut vous aider à découvrir la valeur de vos fichiers en suivant la relation avec ses utilisateurs. De cette façon, vous avez une idée beaucoup plus précise du retour sur investissement de votre contenu. 

Ce qui nous amène au point suivant..

Vous dépassez constamment votre limite de transfert de fichiers : le DAM une alternative à Dropbox

N'est-il pas frustrant de devoir partager une collection de fichiers avec une agence, pour ensuite se rendre compte que le la taille du transfert est trop importante ? Avec la quantité de contenu créé et partagé de nos jours, personne ne devrait avoir à s'en préoccuper.

C'est pourquoi Bynder supprime les limites imposées au transfert de fichiers. Pas de téléchargements interminables, juste des collections sécurisées de fichiers partagés directement au sein de Bynder il n'est même pas nécessaire d'être un utilisateur.

Le transfert de mes fichiers n'est pas trop compliqué ?

Le changement peut être difficile, surtout quand il ressemble à une corvée. Mais notre guide pratique fournit des conseils sur la manière de migrer vos fichiers vers un autre système, en rendant la chose très simple. Une fois la migration terminée, la valeur à long terme de votre retour sur investissement et l'efficacité globale de votre système vous permettront de rentabiliser vos efforts !

Essayez maintenant une alternative à Dropbox

Si vous utilisez Google Drive ou Dropbox, et que vous pensez qu'il vous serait utile de changer de système, contactez un fournisseur de DAM.

La plupart des fournisseurs de DAM proposent une démo ou un essai gratuit. Si vous vous réservez une démo Bynder, un expert vous guidera à travers le logiciel, discutera de la manière dont il peut répondre à vos besoins spécifiques et répondra à toutes vos questions.