Het is een lastige opgave om je hele organisatie een nieuwe tool te laten gebruiken.
De volgende situatie is vast herkenbaar:
- Je hebt een nieuwe tool gevonden waar jouw marketing strategieën van kunnen profiteren? - CHECK.
- Je werkt ongelofelijk nauw samen met de provider om het nieuwe systeem vlot te implementeren? - CHECK.
- Je bent enorm enthousiast over de potentiële voordelen van deze software, maar plukt er alleen de vruchten van als je hele team het gaat gebruiken.– UITDAGING!
Het is een uitdaging die vele organisaties wel kennen. Het implementeren van een nieuwe tool door de hele organisatie verloopt niet altijd even vlot; en vergt de nodige inspanning en betrokkenheid vanaf de start.
Als customer success manager, wordt Bart dagelijks met dergelijke uitdagingen geconfronteerd. Maar hij deelt zijn ervaring van de afgelopen jaren in de vorm van enkele tips en tricks om de organisatie-brede implementatie van een nieuwe tool te verbeteren!
Benieuwd wat je kan doen? Lees hier zijn tips:
‘De eerste stap is steun van het bestuur. Verandering wordt in de meeste organisaties pas aanvaard met behulp van een “executive champion” die de visie en de invloed heeft om het gebruik van iets nieuws te stimuleren. Afhankelijk van hoe breed de implementatie wordt doorgevoerd, kunnen er ook meerdere executives betrokken zijn. Zij zullen er eerder ‘top-down’ zorg voor dragen dat het systeem binnen de organisatie opgenomen wordt.
Focus daarnaast intern ook zeker op aandacht en bewustzijn omtrent de nieuwe tool. Creëer promotiemateriaal om intern te verspreiden zodat de gebruikers weten hoe ze Bynder zouden moeten gebruiken. Dit materiaal is niet enkel gericht op training, maar dient de gebruikers te motiveren, zodat ze ook enthousiast worden om over te schakelen naar het nieuwe systeem. Denk bijvoorbeeld aan promovideo’s, maar ook aan een interne nieuwsbrief of een kick-off waarbij de hele organisatie betrokken is.
Maar vergeet nooit: communicatie is essentieel! Zodra het plan voor de invoering vaststaat, communiceer het helder naar de beoogde gebruikers. Hoe duidelijke de aankondiging van wat komen gaat is, hoe beter de eindgebruiker feedback kan geven om mogelijke hordes en moeilijkheden uit te lichten. Neem die zorgen weg, en je bent verzekerd van succes!
