Vergelijkbare technische oplossingen waar ik in het verleden deel van uitmaakte waren lang niet zo georganiseerd en doordacht als de ervaring die we met Bynder hadden.

Onlangs hebben we met Elizabeth Zeeuw, Senior Photo Editor bij TED, gesproken over hun behoefte aan een op maat gemaakte digital asset management oplossing voor het beheer van digitale assets in hun uitgebreide contentbibliotheek. TED is gespecialiseerd in het wereldwijd verspreiden van ideeën en plaatst hun gesprekken online voor gratis verspreiding. Met zo'n unieke use case vertelt Elizabeth ons hoe ze in Bynder de begeleiding en ondersteuning vonden die ze nodig hadden om de perfecte DAM oplossing op te zetten.

TED begon in 1984 als een conferentie die zich richtte op technologie, entertainment en design, en het is geëvolueerd tot een van de meest iconische organisaties op de planeet. Het is een niet-partijgebonden non-profitorganisatie die zich toelegt op het verspreiden van ideeën - meestal in de vorm van korte, krachtige gesprekken. Van geavanceerde wetenschap tot zakelijke en wereldwijde kwesties, TED is gespecialiseerd in het verspreiden van "ideeën die de moeite waard zijn om te delen" in meer dan 110 talen.

Onze conferenties genereren uiteraard veel video's, foto's en veel designmateriaal. Het was onze bedoeling om dit met Bynder te organiseren.

Van hun iconische TED-conferentie die een week duurt, en die jaarlijks wordt gehouden, tot een hele reeks aanvullende, inspirerende evenementen die over de hele wereld plaatsvinden (denk aan TEDGlobal, TEDWomen, TEDYouth, TEDx), genereert TED uiteraard een overweldigende hoeveelheid aan assets. Ze waren op zoek naar een krachtige oplossing die de hele organisatie ten goede zou kunnen komen:

Pre-Bynder, waren assets opgeslagen op de dropbox van mensen, desktops, hard-drives, servers waar alleen bepaalde mensen toegang toe hadden... ons doel was om alles bij elkaar te brengen, te organiseren en doorzoekbaar en beschikbaar te maken voor onze organisatie in het algemeen.

2020 heeft de wereld snel veranderd. Zoals we ons allemaal aanpassen aan het nieuwe normale leven als individu, zo doen organisaties dat ook. Het zich aanpassen aan werken op afstand en het verbinden van teams is voor elke organisatie, ook voor TED, essentieel geworden:

De online training en onboarding verliep zonder problemen. En we hebben de DAM nu meer dan ooit nodig omdat we geen toegang hebben tot al die harde schijven. Mensen moeten dingen snel kunnen delen, en het hebben van een zelfbedieningsportaal is van cruciaal belang voor de toekomst.

Hoe heeft TED de overgang gemaakt van het opslaan en delen van assets via harde schijven en on-prem oplossingen naar de eenvoud van cloudgebaseerd digitaal beheer van assets?

Het begon allemaal met het onboarding proces

Elizabeth benadrukte het belang van het onboardingproces en hun relatie met hun Onboarding Manager bij het opzetten van een succesvolle asset library voor de hele organisatie. Ze werd herinnerd aan haar eerdere ervaringen met het implementeren van DAM systemen waarbij ze geen onboardingproces had gehad: "we hebben onze assets gewoon overgegeven, ze hebben ze geüpload en vervolgens een soort van georganiseerd". Het was het tegenovergestelde van de Bynder-ervaring."

De DAM van Bynder is gebouwd om zo flexibel mogelijk te zijn om aan de unieke behoeften van een bepaalde organisatie te voldoen. Met de juiste ondersteuning kan het helpen bij het oplossen van en anticiperen op problemen op creatieve, out-of-the-box manieren die zelfs de meest doorgewinterde medewerkers zouden verrassen.

Onze Onboarding Manager gaf ons zoveel inzichten, ze stelde ons belangrijke vragen en was pro-actief en hielp ons bij het opbouwen van onze taxonomie. Ze was consequent en enthousiast over wat een geweldige oplossing deze DAM zou kunnen zijn voor TED, en haar enthousiasme was aanstekelijk.

Succesvolle onboarding wordt bereikt wanneer de doelstellingen van de klant en het onboardingteam perfect op elkaar zijn afgestemd: het stimuleren van de adoptie en de ROI. Het maximaliseren van het succes van de klant staat bij Bynder centraal in het onboardingproces. Door deskundig advies te geven op basis van de specifieke en evoluerende use-case van elke klant, ondersteunt het team de klanten bij het opstellen van de taxonomie en de metadata die het best aansluiten bij hun behoeften om een op maat gemaakte assetbibliotheek op te bouwen.

Wat grote voordeel van de onboarding was dat we de hele organisatie, taxonomie, en onze metagegevens op voorhand al hadden geharmoniseerd. Tijdens onze onboarding fase waren we ook al bezig met het uploaden van assets in onze DAM, ik denk toen al zo'n 25.000 of meer assets.
Portal TED Portal TED Portal TED Portal TED Conferencing gigant TED werkt samen met Bynder om een op maat gemaakte DAM oplossing te bouwen voor hun unieke content behoeften

TED x Bynder: een maatwerkoplossing gedreven door samenwerking

De teams van TED werken voortdurend aan state-of-the-art conferenties, evenementen en promoties op wereldwijd niveau. Ze werken samen met externe bureaus en belanghebbenden en werken aan zeer strikte deadlines om de hoogwaardige ervaringen te leveren die de wereld al tientallen jaren inspireren. Wat TED nodig had, was een oplossing voor hun unieke use case:

Een van de redenen dat we voor Bynder hebben gekozen was vanwege het hoge niveau van maatwerk: het gebruik van metadata en collecties om content te organiseren. In al ons onderzoek naar andere DAM oplossingen was Bynder de optie die de meeste mogelijkheden voor maatwerk bood.

Wanneer teams volgens een strak schema werken, is de noodzaak om processen te stroomlijnen en te zorgen voor een soepele communicatie van het grootste belang voor het succes van hun werk - en het behoud van gezond verstand bij het werken op afstand. Het opzetten van DAM tools op een zinvolle manier waar de eindgebruiker baat bij heeft, helpt dit te bereiken.

Het dashboard is overzichtelijk en goed georganiseerd. We houden van de quick links en de bulk uploader. Je kunt de metadata bewerken en beginnen met het classificeren van assets terwijl ze geüpload worden, wat ik niet zag als een onderdeel van andere oplossingen.

Het besparen van tijd bij het zoeken naar assets is voor de meeste organisaties een prioriteit. Het is voor velen het grootste pijnpunt en het verminderen van de tijd die besteed wordt aan het vinden van assets is een belangrijke factor die bijdraagt aan het verhogen van de ROI. TED en het team van Bynder hebben nauw samengewerkt om de perfecte taxonomie te ontwerpen voor het filtersysteem dat het vinden van assets gemakkelijker dan ooit tevoren maakt voor teams bij TED.

De meeste DAM's waar we naar keken hadden meer statische mappenstructuren en mensen zijn gewoon niet meer gewend om op die manier te werken. De filters van Bynder zijn super. We hebben heel hard gewerkt om onze metadata te perfectioneren en ze solide en consistent te krijgen. Het is dus erg spannend om dat in te zetten om de gebruiker te helpen bij het zoeken naar onze assets.

Het onboarding proces van Bynder

Een van de meest waardevolle dingen voor ons was de wekelijkse check-ins. Ze zorgden ervoor dat we op schema bleven en accountable waren voor het werk. Het was niet alleen een verplichting, het was een plezier om alles voor die week te regelen en de zaken vooruit te helpen.

Het opbouwen van een persoonlijke relatie met klanten, het begrijpen van hun behoeften en het samen vaststellen van haalbare mijlpalen en doelen is de kern van een succesvol, collaboratief onboarding proces.

Maak kennis met onze Directors of Customer Onboarding en luister naar hen terwijl zij de toegewijde relatie tussen ons en onze klanten beschrijven, die veel verder gaat dan alleen lancering en training.

2.100+ merken vertrouwen op Bynder om hun digitale assets te beheren, hun marketinginspanningen te vergroten en oplossingen op maat te ontwikkelen die aansluiten bij hun behoeften. Bekijk wat Bynder voor jouw organisatie kan doen door middel van een vrijblijvende demo met een van onze experts 👇.