Organisaties die op zoek zijn naar een DAM hebben vaak dezelfde algemene behoefte om content op te slaan, te organiseren en te delen op een meer gecentraliseerde manier die tijd bespaart en onnodige administratie vermindert. Maar net zoals de specifieke eisen van klanten vaak heel verschillend zijn, zijn de functionaliteiten van de verschillende DAM-platforms dat ook.
Voordat je gaat onderzoeken welke DAM-leverancier het beste bij jouw behoeften en jouw team past, is het dus verstandig om eerst exact te bepalen welke specifieke processen je voor jouw team wilt verbeteren, en welke DAM-functies zouden kunnen helpen om deze pijnpunten op te lossen. Dit artikel helpt je bij het vaststellen van de functionele eisen, en te begrijpen waar je op moet letten bij het vinden van de juiste digital asset management oplossing
Ben je benieuwd of Bynder geschikt is voor jouw DAM systeem? Plan een gratis demo en een van onze DAM-consultants zal je niet alleen precies vertellen welke functies en functionaliteiten passen bij de behoeften van jouw team, maar ook al jouw vragen beantwoorden. Je kunt ook vast een kijkje nemen bij onze checklist voor DAM-behoeften.
Neem een stap terug en bedenk welke content uitdagingen jouw team vaak tegenkomt
Geen veilige, centrale plek om alle assets van jouw team te organiseren? Lange goedkeuringsprocessen voor marketingmaterialen? Bestanden delen via e-mails? Vaak tegen de opslaglimiet aanlopen? Al deze problemen tegelijk?
Herkennen waar de inefficiënties zitten in jouw content lifecycle is de eerste stap in het vinden van de juiste oplossing. Praat eens met verschillende afdelingen en probeer goed te begrijpen waar zij behoefte aan hebben. Je kunt zelfs een online formulier rondsturen om feedback te verzamelen.
Als je precies in kaart hebt gebracht wat jouw pijnpunten zijn op het gebied van contentmanagement, kun je gaan uitwerken hoe deze zich vertalen in functionele vereisten voor een oplossing voor digital asset management.
Wordt er vaker off-brand content gebruikt dan je zou willen?
Blijven collega's die verouderde materialen met oude branding gebruiken? Misschien wordt die oude video nog steeds gedeeld, ook al past hij vandaag de dag helemaal niet meer bij de eigenschappen van jouw product. Dit is een veel voorkomend probleem, dat kan worden opgelost met de versiebeheerfunctie die vaak in een DAM zit. Zodra er een nieuwe versie van een bestaand bestand is gemaakt, wordt de oude versie overschreven, zodat er geen kans meer is dat er verouderde bestanden worden gebruikt.
Is het handhaven van merkconsistentie een veelvoorkomende strijd binnen jouw bedrijf? Veel DAM-aanbieders zoals Bynder bieden DAM-oplossingen met ingebouwde functionaliteit voor brand guidelines om ervoor te zorgen dat iedereen on-brand blijft bij het maken en gebruiken van content. Als je meer wilt weten over de functies en voordelen van deze module, bekijk dan vooral even onze Brand Guidelines Reinvented gids.
Ben je meer dan een paar seconden kwijt aan het zoeken naar een bestand?
Zoeken naar dat ene beeld in een grote hoeveelheid onoverzichtelijke mappen op de server kan heel frustrerend zijn, en dat wordt nog lastiger als er geen conventie voor bestandsnamen is binnen jouw team, of een echte structuur.
Wat de reden ook is, als je een bestand niet binnen een paar seconden kunt vinden, verspil je jouw tijd waar dat helemaal niet nodig zou moeten zijn.
Maar hoe dit pijnpunt zich vertaalt in een DAM vereiste, hangt af van de soorten bestanden die je hebt, wie ze gebruikt en hoe vaak ze gebruikt worden.
Wil je overal toegang hebben tot al je bestanden?
Nu hybride werken de norm is geworden en teams vaak over de hele wereld verspreid zitten, is het van cruciaal belang om 24 uur per dag en vanaf elke locatie toegang te hebben tot belangrijke assets.
Als dit ook bij jouw bedrijf het geval is, dan is het belangrijk om ervoor te zorgen dat jouw DAM cloud-based is. Dit betekent dat het volledig online staat en niet op een fysieke server is opgeslagen, zodat je voor toegang tot bestanden alleen een browser en een internetverbinding nodig hebt. Zo heb je altijd toegang tot wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt, ongeacht tijd of locatie.
Wil je kunnen bijhouden hoe assets door jouw team gebruikt worden?
De ROI van DAM zit in het gebruik: hoe meer jouw team DAM in hun dagelijkse werkproces opneemt, hoe meer waarde het systeem oplevert. Het kan heel handig zijn om goed bij te kunnen houden welke bestanden vaak worden gebruikt en welke niet, en te kunnen zien hoe verschillende functierollen omgaan met het portaal zodat je eventuele inefficiënties in jouw content lifecycle op kunt sporen. Daar is de analytics functie voor bedoeld.
Als je meer datagestuurd wilt worden, kan een basis analytics pakket handig zijn om precies te zien wie het systeem gebruikt, en wie wellicht wat meer training nodig heeft om aan de slag te gaan. Uitgebreidere pakketten kunnen je ook analyses van het gebruik van assets laten zien, die kunnen worden vertaald naar waardevolle inzichten in content.
Continu uploaden, downloaden en weer uploaden?
Digital asset management zou de lijm moeten zijn die jouw technische tools aan elkaar plakt voor een naadlozere ervaring. Op die manier zijn er minder downloads nodig en verloopt alles soepeler in elke fase van de levenscyclus van content.
Misschien integreert je huidige online bestandssysteem bijvoorbeeld niet met je CMS. Het downloaden van een afbeelding uit je bestandssysteem om deze vervolgens weer te uploaden naar je CMS is niet echt efficiënt, en hoewel het een kleine handeling lijkt, eist het op de lange termijn zijn tol op de productiviteit.
Zorg er dus voor dat jouw DAM-eisen integraties bevatten met de content applicaties die voor jouw organisatie het belangrijkst zijn. Bekijk de verschillende DAM-integraties van Bynder.
Duurt het maken van on-brand afbeeldingen en video's te lang?
De huidige DAM-oplossingen bieden over het algemeen veel meer dan alleen een plek om je assets op te slaan. Het zijn vaak multi modulaire pakketten die de hele levenscyclus van content efficiënter maken, inclusief het creëren van assets.
Creatieve automatiseringstools stellen teams in staat om de productie van marketingmaterialen, zoals digitale advertentiebanners, beeldmateriaal voor sociale media en merkvideo's, te schalen en te automatiseren. Op die manier kun je in een paar minuten grote volumes gepersonaliseerd marketingmateriaal maken zonder dat je daar technische ontwerpvaardigheden voor hoeft te hebben.
Als je op zoek bent naar een snellere manier om content te maken zonder concessies te hoeven doen op het gebied van je merkidentiteit en -consistentie, bekijk dan onze Ultieme gids voor creatieve automatisering.
Waarom zijn duidelijke eisen zo belangrijk voor digital asset management?
Een duidelijke lijst met functionele eisen is de eerste stap op weg naar een positieve ROI op DAM.
Waarom dat zo belangrijk is? Met een duidelijk pakket DAM-eisen kun je het aantal DAM-leveranciers dat past bij jouw situatie snel beperken, wat betekent dat je het aankoopproces kunt verkorten en sneller over software kunt beschikken waarmee je jouw pijnpunten met betrekking tot content aan kunt pakken.
Bekijk onze DAM-vergelijkingsgids om leveranciers te vergelijken.
Een uitgebreid overzicht met de specifieke behoeften voor jouw DAM zal de DAM-aanbieder ook helpen om je een voorstel te doen dat precies past bij jouw specifieke situatie. Het heeft immers geen zin om te betalen voor dure softwarefuncties die je eigenlijk helemaal niet nodig hebt. Door alleen te betalen voor functies die jouw pijnpunten op het gebied van content aanpakken, verbeter je de algehele ROI van jouw DAM, wat op de lange termijn meer productiviteit voor minder geld betekent.
Plan een demo en bekijk zelf of Bynder voldoet aan jouw eisen op het gebied van digital asset management.
