De meeste organisaties die op zoek zijn naar een DAM hebben dezelfde behoefte om content op te slaan, te organiseren en te delen zodat ze tijd en middelen besparen. Maar de functionaliteiten van digital asset management zijn heel divers, en dat geldt ook voor de specifieke wensen van bedrijven.
Het is dus belangrijk te bepalen welke specifieke processen je in jouw team wilt verbeteren, en te begrijpen welke DAM-functies bedoeld zijn om de onvolkomenheden op te lossen. In dit artikel lees je waar je op moet letten bij oplossingen voor digital asset management.
Wil je zien of Bynder geschikt is voor jouw DAM behoeften? Vraag een gratis demo aan, een van onze DAM-experts helpt je graag de functies en functionaliteiten te bekijken die geschikt zijn voor jouw team, en eventuele vragen te beantwoorden. Je kunt ook onze DAM-eisen checklist bekijken.
Neem een stapje terug en bedenk met welke contentuitdagingen je regelmatig te maken hebt
Mis je een veilige en centrale plek om alle bedrijfsassets van je team te organiseren? Heb je te maken met lange goedkeuringsprocedures voor marketingmaterialen? Stuur je bestanden nog steeds heen en weer via e-mails? Heb je vaak te maken met een opslaglimiet? Heb je last van al het bovenstaande?
De eerste stap naar het vinden van een oplossing is herkennen waar er inefficiënties zitten in de levenscyclus van jouw content. Maak een praatje met verschillende afdelingen en kijk wat ze er over te zeggen hebben. Je zou zelfs een online formulier kunnen rondsturen om feedback te verzamelen.
Als je de pijnpunten van jouw content management volledig hebt geïdentificeerd, kun je beginnen uit te werken hoe deze zich vertalen in eisen voor een oplossing voor digital asset management.
Wordt er meer off-brand content gebruikt dan je zou willen?
Blijven collega's een oud logo gebruiken, ondanks het strakke nieuwe logo dat jouw ontwerpers net hebben gemaakt? Misschien wordt een oude video ook nog steeds gedeeld, al past die niet helemaal meer bij jouw producteigenschappen? Het is een vaak voorkomend probleem dat kan worden opgelost met de versiebeheer functionaliteit die meestal in een DAM wordt aangeboden. Wat dat doet? Zodra een nieuwe versie van een bestaand asset is aangemaakt, kan het de oude versie overschrijven, zodat er geen kans meer is op het gebruik van verouderde assets.
Kost het zoeken naar een bestand meer dan een paar seconden?
Het zoeken naar die ene afbeelding in eindeloze onoverzichtelijke mappen is frustrerend, en het wordt nog erger als er binnen jouw team geen conventie is voor het benoemen van bestanden, of een structuur.
Wat de reden ook is, als je een bestand niet binnen 10 seconden kunt vinden, moet jouw huidige contentmanagement proces nodig worden verbeterd zodat je efficiënter kunt werken.
Maar hoe dit pijnpunt zich vertaalt in een DAM-behoefte, hangt echt af van het soort bestanden dat je hebt, wie er toegang toe heeft en hoe vaak ze moeten worden geraadpleegd.
Wil je overal toegang tot je bestanden?
Organisaties worden tegenwoordig steeds meer wereldwijde entiteiten, met collega's en klanten op meerdere locaties (en tijdzones).
Als dit ook zo is binnen jouw bedrijf, dan is het een belangrijke vereiste dat jouw systeem cloud-gebaseerd is. Dit betekent dat het volledig online is, zodat voor toegang tot bestanden alleen een browser en een internetverbinding nodig zijn. Zo heb je toegang tot datgene wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt - ongeacht tijd of locatie. Veel DAM-aanbieders bieden ook een mobiele app voor als je onderweg bent, ook iets om te overwegen.
Wil je bijhouden hoe bestanden door jouw team worden gebruikt?
De ROI van een DAM zit hem in het gebruik: hoe meer jouw team het gebruik in hun dagelijkse workflow opneemt, hoe meer waarde ze er uit zullen halen. Het verkrijgen van statistieken over welke bestanden vaak worden gebruikt en welke niet, en het herkennen hoe verschillende rollen omgaan met het portaal kan nuttig zijn om potentiële inefficiënties in jouw content lifecycle te lokaliseren. Dat is waar de analytics functionaliteit voor bedoeld is.
Als je meer datagestuurd wilt worden, kan een basispakket voor analytics je zelfs helpen te bepalen wie het systeem gebruikt en wie nog wat meer training nodig heeft om aan de slag te gaan. Meer geavanceerde pakketten kunnen je ook usage analytics van assets tonen, die kunnen worden vertaald in waardevolle inzichten in content.
Altijd maar aan het uploaden, downloaden en weer uploaden?
Digital asset management moet de lijm zijn die de technische hulpmiddelen die je dagelijks gebruikt aan elkaar plakt voor een meer naadloze ervaring. Op die manier hoef je minder te downloaden, en verloopt alles soepeler in elk stadium van de levenscyclus van de content.
Wellicht integreert jouw huidige online bestandssysteem bijvoorbeeld niet met je CMS. Het is natuurlijk helemaal niet efficiënt om een afbeelding te moeten downloaden uit je bestandssysteem, om die vervolgens weer te uploaden naar je CMS. Hoewel het misschien iets kleins lijkt, eist het op de lange duur zijn tol op de productiviteit.
Zorg er dus voor dat jouw DAM eisen ook integraties omvatten met de contenttoepassingen die voor jouw organisatie het belangrijkst zijn. Ontdek Bynder's suite van DAM integraties.
Duurt het maken van on-brand afbeeldingen en video's te lang?
De DAM oplossingen van vandaag bieden meestal meer dan alleen een ruimte om je spullen op te slaan. Het zijn multimodulaire systemen die de hele levenscyclus van je content efficiënter maken - inclusief het creëren van materiaal.
Met creatieve automatiseringstools kunnen teams de productie van marketingmateriaal zoals digitale reclamebanners, beeldmateriaal voor sociale media en branded video's opschalen en automatiseren. Op die manier kun je in enkele minuten grote volumes on-brand gepersonaliseerd marketingmateriaal maken - zonder dat je technische ontwerpvaardigheden nodig hebt.
Als je op zoek bent naar een snellere manier om content te maken zonder je merkidentiteit op te offeren, lees hier dan meer over in The ultimate guide to creative automation: Time to create.
Waarom het zo belangrijk is om duidelijke eisen op te stellen voor digital asset management
Een duidelijke lijst met de eisen voor digital asset management is de eerste stap op weg naar het realiseren van een positieve ROI voor jouw DAM .
Waarom? Een duidelijke lijst van eisen helpt je om snel het aantal DAM leveranciers dat voor jouw situatie geschikt is te beperken, wat betekent dat je het koopproces kunt verkorten, en sneller software in gebruik kunt nemen om de problemen rondom jouw content aan te pakken.
Om verkopers te vergelijken, bekijk je onze DAM vergelijkingsgids.
Een uitgebreid plan van eisen voor DAM zal de leverancier ook helpen je een voorstel te doen dat specifiek is voor jouw gebruikssituatie. Het heeft immers geen zin te betalen voor dure softwarefuncties die je eigenlijk niet nodig hebt. Door alleen te betalen voor functies die de specifieke pijnpunten van jouw content aanpakken, versterk je de totale ROI van je DAM, wat op de lange duur meer productiviteit voor minder geld betekent.
Boek direct een demo om te zien of Bynder ook geschikt is voor jouw specifieke digital asset management eisen.
