De meeste organisaties die op zoek zijn naar een DAM hebben dezelfde behoefte om content op te slaan, te organiseren en te delen zodat ze tijd en middelen besparen. Maar de functionaliteiten van digital asset management zijn heel divers, en dat geldt ook voor de specifieke wensen van bedrijven.

Het is dus belangrijk te bepalen welke specifieke processen je in jouw team wilt verbeteren, en te begrijpen welke DAM-functies bedoeld zijn om de onvolkomenheden op te lossen. In dit artikel lees je waar je op moet letten bij oplossingen voor digital asset management.

Wil je zien of Bynder geschikt is voor jouw DAM behoeften? Vraag een gratis demo aan, een van onze DAM-experts helpt je graag de functies en functionaliteiten te bekijken die geschikt zijn voor jouw team, en eventuele vragen te beantwoorden. Je kunt ook onze DAM-eisen checklist bekijken.

Neem een stap terug en denk goed na: wat zijn onze uitdagingen op het gebied van content?

Lange goedkeuringsprocessen voor marketingmateriaal? Bestanden delen via e-mails die heen-en-weer gestuurd worden? Vaak geen opslagruimte meer hebben? Misschien wel alle bovenstaande?

De eerste stap in het vinden van een oplossing is herkennen waar jouw content lifecycle inefficient is. Praat eens met verschillende afdelingen en hoor wat zij ervan vinden. Je zou zelfs feedback kunnen verzamelen met een online vragenlijst.

Zodra je de zwakke punten in jouw contentmanagement in kaart hebt gebracht, kun je ze gaan vertalen naar de voorwaarden waaraan een oplossing voor digital asset management moet voldoen.

Wordt er meer off-brand content gebruikt dan je zou willen?

Blijven collega's een oud logo gebruiken, ondanks het strakke nieuwe logo dat jouw ontwerpers net hebben gemaakt? Misschien wordt een oude video ook nog steeds gedeeld, al past die niet helemaal meer bij jouw producteigenschappen? Het is een vaak voorkomend probleem dat kan worden opgelost met de versiebeheer functionaliteit die meestal in een DAM wordt aangeboden. Wat dat doet? Zodra een nieuwe versie van een bestaand asset is aangemaakt, kan het de oude versie overschrijven, zodat er geen kans meer is op het gebruik van verouderde assets.

Kost het zoeken naar een bestand meer dan een paar seconden?

Het zoeken naar die ene afbeelding in eindeloze onoverzichtelijke mappen is frustrerend, en het wordt nog erger als er binnen jouw team geen conventie is voor het benoemen van bestanden, of een structuur.

Wat de reden ook is, als je een bestand niet binnen 10 seconden kunt vinden, moet jouw huidige contentmanagement proces nodig worden verbeterd zodat je efficiënter kunt werken.

Maar hoe dit pijnpunt zich vertaalt in een DAM-behoefte, hangt echt af van het soort bestanden dat je hebt, wie er toegang toe heeft en hoe vaak ze moeten worden geraadpleegd.

Wil je overal toegang tot je bestanden?

Organisaties worden tegenwoordig steeds meer wereldwijde entiteiten, met collega's en klanten op meerdere locaties (en tijdzones).

Als dit ook zo is binnen jouw bedrijf, dan is het een belangrijke vereiste dat jouw systeem cloud-gebaseerd is. Dit betekent dat het volledig online is, zodat voor toegang tot bestanden alleen een browser en een internetverbinding nodig zijn. Zo heb je toegang tot datgene wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt - ongeacht tijd of locatie. Veel DAM-aanbieders bieden ook een mobiele app voor als je onderweg bent, ook iets om te overwegen.

Wil je bijhouden hoe bestanden door jouw team worden gebruikt?

De ROI van een DAM zit hem in het gebruik: hoe meer jouw team het gebruik in hun dagelijkse workflow opneemt, hoe meer waarde ze er uit zullen halen. Het verkrijgen van statistieken over welke bestanden vaak worden gebruikt en welke niet, en het herkennen hoe verschillende rollen omgaan met het portaal kan nuttig zijn om potentiële inefficiënties in jouw content lifecycle te lokaliseren. Dat is waar de analytics functionaliteit voor bedoeld is.

Als je meer datagestuurd wilt worden, kan een basispakket voor analytics je zelfs helpen te bepalen wie het systeem gebruikt en wie nog wat meer training nodig heeft om aan de slag te gaan. Meer geavanceerde pakketten kunnen je ook usage analytics van assets tonen, die kunnen worden vertaald in waardevolle inzichten in content.

Bynder-analytics-stats

Steeds weer uploaden, downloaden en weer uploaden?

Digital asset management moet de lijm zijn die de technische tools die je dagelijks gebruikt aan elkaar plakt voor een naadloze ervaring. Op die manier zijn er minder downloads en verlopen de zaken soepeler in elke fase van de levenscyclus van content.

Misschien integreert jouw huidige online bestandsopslag bijvoorbeeld niet met jouw CMS. Het is natuurlijk niet efficiënt om eerst een afbeelding uit je bestandsopslag te downloaden om deze vervolgens weer te uploaden naar jouw CMS - en hoewel het misschien een kleinigheid lijkt, eist dit op de lange termijn zijn tol op de productiviteit.

Zorg er dus voor dat jouw DAM-eisen integraties bevatten met contentapplicaties die het belangrijkst zijn voor jouw organisatie. Je kunt een aantal van Bynder's integraties hier bekijken.

Waarom zijn duidelijke vereisten voor digital asset management zo belangrijk?

Het maken van een duidelijk overzicht van digital asset management vereisten is de eerste stap op weg naar het realiseren van een positieve ROI op jouw DAM.

Waarom je dit zou doen? Met een duidelijke lijst van DAM-eisen kun je snel selecteren welke DAM-leveranciers geschikt zijn voor jouw specifieke situatie. Dit betekent dat je het aankoopproces kunt verkorten en eerder over software kunt beschikken om jouw pijnpunten met betrekking tot content aan te pakken. Je kunt onze DAM-vergelijkingsgids hier bekijken.

Een uitgebreid DAM-eisenplan zal de DAM-leverancier ook helpen om jou een voorstel te doen dat specifiek is voor jouw gebruikssituatie. Het heeft immers geen zin om te betalen voor dure softwarefuncties die je eigenlijk niet nodig hebt. Door alleen te betalen voor functies die jouw problemen met betrekking tot content aanpakken, verhoog je de totale ROI van jouw DAM, wat op de lange termijn meer productiviteit betekent voor minder geld.

Vraag een geheel vrijblijvende demo aan om te zien of Bynder geschikt is voor jouw digital asset management eisen.