Stel jezelf het volgende voor: de marketingafdeling vraagt om een aantal stockafbeeldingen voor gebruik in een online campagne. Met meerdere aanvragen op je af, duik je snel in je digitale archieven, op zoek naar de juiste afbeelding. Je vergeet echter de kleine lettertjes te controleren, in dit geval de auteursrechten en licentiemetadata voor elke afbeelding. Uiteindelijk komt het perfecte beeld op je scherm. Overtuigd dat het een schitterende nieuwe advertentie zal worden, stuur je het naar de marketingafdeling.

Enkele maanden later, krijg je een bericht dat de gebruikte afbeelding de voorwaarden van de licentie heeft geschonden. Nu moet de juridische afdeling zich ermee gaan bemoeien.

Dit is het soort verhaal dat elke werknemer - of de Chief Legal Counsel - een nachtmerrie bezorgt. Voor bedrijven die overbelast zijn en te weinig middelen hebben, kan dit leiden tot grote paniek en onzekerheid. Helaas komt dit verhaal in de praktijk ook voor. Getty licenseert haar afbeeldingen vaak voor een jaar (rights managed usage). De werkelijke JPG bestanden worden echter gedownload en opgeslagen op een harde schijf, vaak zonder een digital asset management tool om de licentie metadata bij te houden.

In plaats daarvan worden ze in een stockfolder gezet voor toekomstig gebruik. Grote bedrijven zoals Getty hebben de middelen om het gebruik te volgen en besteden dit vaak uit aan bedrijven die zoeken naar digitale vingerafdrukken op het web om er zeker van te zijn dat de afbeeldingen correct worden gebruikt, zowel visueel als juridisch.

In sommige gevallen krijgt de overtreder een 'cease-and-desist' brief. Voor die situatie komen de kosten uit de overhead voor het terugroepen van een marketingcampagne. Bij een kleine marketingcampagne hoef je alleen een afbeelding op een website te vervangen. Maar als de campagne op grote schaal via verschillende mediakanalen is verspreid, wordt de kwestie veel groter. Niet alleen moeten dingen worden teruggeroepen en ongedaan gemaakt, maar marketingafdelingen moeten hun inspanningen verdubbelen om een vervangende campagne op te zetten.

Dat is slechts één scenario, maar dit kan op veel verschillende manieren uitpakken. Getty heeft een aantal van haar gevallen openbaar gemaakt, en het proces omvatte een rechtszaak voordat een schikking werd getroffen. In één geval kwam de schikking neer op zo'n $4.000, maar daar zaten nog een heleboel andere kosten aan vast.

De juridische kosten lopen snel op. In dit specifieke geval bedroeg de uiteindelijke juridische rekening ongeveer 40.000 dollar, een zware klap voor een klein bedrijf. Tegelijkertijd lekte het nieuws hierover uit en werd het opgepikt door zoekmachines. Beroemdheden en atleten hebben ons laten zien dat niets veilig is in het internettijdperk, en bedrijven beschuldigd van een Getty Image schending kunnen dit aan hun naam verbonden krijgen dankzij de manier waarop Google zoekresultaten en nieuws indexeert. Het kleine bedrijf in kwestie kreeg een flinke imago probleem door een klein foutje, en de bijkomende schade zorgde voor een enorme verlies aan omzet.

Het rekensommetje is eenvoudig: tussen de schikking en de juridische kosten is dat 44.000 dollar die simpelweg van bedrijfsmiddelen is afgeschreven. De moraal van het verhaal is dat het beheer van digitale rechten absoluut essentieel is in de huidige zakenwereld. Het maakt niet uit of een eerlijke fout onschuldig was, zelfs als de kans bestaat dat rechtenschendingen nooit betrapt worden. Maar het komt erop neer dat het voor elke organisatie een uitdaging is om dit te proberen, vooral als het op lange termijn gevolgen heeft voor het bedrijfspotentieel.

De oplossing is digital asset management. We zijn de dagen dat je op een bestand kon klikken om het op je bureaublad op te slaan voor later gebruik lang voorbij. Tegenwoordig zijn de beeldrechten opgenomen in de metagegevens van het bestand, waardoor ze eenvoudig kunnen worden getraceerd met de juiste tools. Een effectieve digital asset management oplossing kan het gebruik van beeldrechten lezen en bijhouden, en het gebruik van bestanden beperken zodra deze rechten zijn verlopen. Het is een automatische bescherming tegen de juridische valkuilen van digitale beelden en media.

Als je nog niet hebt geïnvesteerd in een digital asset management applicatie omdat het opslaan van bestanden op een harde schijf makkelijk genoeg lijkt, dan zie je slechts een deel van het plaatje. Een simpele klik kan leiden tot tienduizenden dollars aan verloren kapitaal. Weeg dat nu af tegen de kosten van een effectief digital asset management systeem dat het gebruik van rechten kan traceren. De slimmere, veiligere investering is duidelijk, en je krijgt ook de functionele voordelen van digital asset management. In ons tijdperk van informatie is dit vangnet niet alleen een luxe, maar ook een noodzaak.

Brand marketers guide NL blog cta